Universität zu Köln - Compliance- Software Global Comply

Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Vergabe eines Auftrags über die Bereitstellung einer Software zur Unterstützung der Fallbearbeitung in der Global Comply im Wege von SaaS. Einzelheiten ergeben sich aus den beigefügten vertraglichen Unterlagen und insbesondere aus der Anlage "Leistungsbeschreibung". Mindestvertragslaufzeit 24 Monate; Gesamte Vertragsdauer 120 Monate 1 Eigenschaften der …

CPV: 48000000 Programski paketi in informacijski sistemi
Kraj izvršitve:
Universität zu Köln - Compliance- Software Global Comply
Organ za podeljevanje:
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Številka dodelitve:
2025_64_0175

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Universität zu Köln - Compliance- Software Global Comply
Beschreibung : Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Vergabe eines Auftrags über die Bereitstellung einer Software zur Unterstützung der Fallbearbeitung in der Global Comply im Wege von SaaS. Einzelheiten ergeben sich aus den beigefügten vertraglichen Unterlagen und insbesondere aus der Anlage "Leistungsbeschreibung". Mindestvertragslaufzeit 24 Monate; Gesamte Vertragsdauer 120 Monate
Kennung des Verfahrens : 67fca9b8-3a93-4939-b1e2-0daf028fae24
Vorherige Bekanntmachung : 539348-2025
Interne Kennung : 2025_64_0175
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens : Die Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge wird gemäß § 17 Abs. 3 VgV auf 18 Tage verkürzt. Die Dringlichkeit bestand bereits bei Beginn des vorangehenden, mittlerweile aufgehobenen Verfahrens. Sie ist dadurch begründet, dass die Einführung der Software haftungsrelevante Fälle im Bereich der Exportkontrolle wirksamer verhindern kann als die derzeitige manuelle Bearbeitung. Eine zügige Einführung senkt die Haftungsrisiken damit wirksam ab. Zwischenzeitlich musste das vorangehende Verfahren mangels wertungsfähiger Teilnahmeanträge aufgehoben werden. Das hat die Dringlichkeit erhöht, bzw. einen weiteren Grund hierfür geschaffen. Im Rahmen des § 17 Abs. 3 VgV ist es unerheblich, ob die Dringlichkeit durch den Auftraggeber selbst verursacht wurde. Vorsorglich soll festgehalten werden, dass das hier nicht der Fall war: Die Aufhebung erfolgte, weil der einzige Bieter die Mindestanforderungen an die Referenzen nicht eingehalten hat unddaher ausgeschlossen werden musste.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : weitere Institutionen der Universität zu Köln möglich; Universitätsklinikum Köln / Medizinische Fakultät

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTNK8TN3Z Am 12.11.2025 soll voraussichtlich eine Bieterpräsentation stattfinden.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen)
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
Betrug : § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden
Korruption : § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Zahlungsunfähigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Das Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Der öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Es besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Es liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Das Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Das Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhalten c) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Universität zu Köln - Compliance- Software Global Comply
Beschreibung : 1 Eigenschaften der Software 1.1 Grundsätzliches Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Software bereitzustellen, die Forschungsanträge auf Basis vorgegebener rechtlicher Grundlagen (zunächst Global Comply und Nagoya-Protokoll) anhand eines Fragenkatalogs erfasst, bewertet und dokumentiert/archiviert. Die Software muss um weitere inhaltliche Bereiche (Fragen) bzw. Compliance-Module erweiterbar sein. Dabei muss die Software die*den Antragstellenden in Interviewform durch eine intelligente Fragestruktur leiten, anhand der Bewertung des Vorhabens mögliche Prüfbedarfe identifizieren und bei Bedarf den Vorgang an die für eine weitergehende Prüfung zuständige Organisationseinheit weiterleiten. Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Software muss zudem Informationsmaterialien zu den o.g. rechtlichen Grundlagen bereitstellen und ein Prüf- und Ergebnisprotokoll generieren, welches z. B. bei Außenwirtschaftsprüfungen vorgehalten werden kann. Beispiel eines umzusetzenden Anwendungsfalls für den Einsatz der Software: Ein Forschender meldet über die Software ein Forschungsprojekt/Vorhaben an und erhält eine Vorgangsnummer. Daten von am Forschungsprojekt beteiligten Personen, Partnerländern und eine Projektbeschreibung werden durch den Forschenden eingegeben. Mittels weiterführender Fragen wird festgestellt, ob ein Embargoland beteiligt ist. Anhand der Eingaben des Forschenden erkennt die Software, welche Organisationseinheit innerhalb der Universität einen Prüfauftrag hat. Manuell notwendige Prüfschritte wer-den in bzw. mit der Software dokumentiert. Der Antragstellende erhält eine Rückmeldung (z. B. Freigabe, Info zur weiteren Prüfung o. ä.). Eine spätere Öffnung des Vorgangs, z. B. zur Ergänzung neuer Projektpartner*innen, ist machbar und ermöglicht eine chronologische Nachvollziehbarkeit des Prüfvorgangs. Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
Interne Kennung : 2025_64_0175

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : weitere Institutionen der Universität zu Köln möglich; Universitätsklinikum Köln / Medizinische Fakultät

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 120 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 96
Weitere Informationen zur Verlängerung : Mindestvertragsdauer beträgt 24 Monate, längstens 120 Monate Zur Vertragsverlängerung werden die AGB´s des EVB IT Vertrags hinzugezogen

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen :
Kennung der vorherigen Bekanntmachung : 539348-2025
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme# Vertragsdauer 24 Monate, längstens 120 Monate; Bieterpräsentation soll voraussichtlich am 12.11.25 stattfinden

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Anlage Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber eine Software bereit, welche die Bearbeitung von Sachverhalten aus dem Bereich Compliance unterstützt; und - Die Software bildet Workflows bei der Bearbeitung dieser Compliance-Sachverhalte ab; und - Die Bereitstellung erfolgt als Software as a Service ("SaaS"); und - Die auftragsgegenständliche Software wird vom Referenzauftraggeber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten produktiv genutzt. Die Nutzung muss zu diesem Zeitpunkt nicht andauern. Verwenden Sie dafür zwingend das bereitgestellt Dokument "Anlage Referenzen"
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 1 000
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 08/10/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 24/10/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 14/10/2025 12:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Anlage "Teilnahmeantrag" Anlage "Referenzen" Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : Die Zahlungsbedingungen/Konditionen sind den AGB´s des gültigen EVB IT Vertrags zu entnehmen. Im übrigen gelten nachrangig die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Registrierungsnummer : 05315-06008-84
Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Abteilung 64 - Einkauf
Telefon : +49 2214700
Internetadresse : https://uni-koeln.de/
Profil des Erwerbers : https://www.vergabe.nrw.de/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Postanschrift : Zeughausstr. 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2211473045
Fax : +49 2211472889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 0177bb30-5438-4fb3-9e9c-182f2bc6c219 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 25/09/2025 14:10 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00630042-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 185/2025
Datum der Veröffentlichung : 26/09/2025