Universität zu Köln - Bereitstellung eines digitalen Systems zur Planung und Durchführung von Projekten, Erstellung von Mindmaps sowie kollaborativer Erstellung von Dokumenten als Software-as-a-Servic

Im Zuge der Digitalisierung von Projekten und Prozessen benötigt die UzK ein System, das es Beschäftigten sowie Kooperationspartnern ermöglicht: 1. Projekte ganzheitlich zu planen und während der Laufzeit zu managen 2. Sub-Projekte zu definieren, Beteiligten zuzuweisen und innerhalb der Sub-Projekte Aufgaben zu präzisieren 3. den Status von (Sub-)Projekten auf einem …

CPV: 48000000 Programski paketi in informacijski sistemi, 48100000 Programski paket za posamezno industrijo, 48219300 Programski paket za upravo, 48331000 Programski paket za projektni management
Kraj izvršitve:
Universität zu Köln - Bereitstellung eines digitalen Systems zur Planung und Durchführung von Projekten, Erstellung von Mindmaps sowie kollaborativer Erstellung von Dokumenten als Software-as-a-Servic
Organ za podeljevanje:
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Številka dodelitve:
2025_64_0004

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Universität zu Köln - Bereitstellung eines digitalen Systems zur Planung und Durchführung von Projekten, Erstellung von Mindmaps sowie kollaborativer Erstellung von Dokumenten als Software-as-a-Servic
Beschreibung : Im Zuge der Digitalisierung von Projekten und Prozessen benötigt die UzK ein System, das es Beschäftigten sowie Kooperationspartnern ermöglicht: 1. Projekte ganzheitlich zu planen und während der Laufzeit zu managen 2. Sub-Projekte zu definieren, Beteiligten zuzuweisen und innerhalb der Sub-Projekte Aufgaben zu präzisieren 3. den Status von (Sub-)Projekten auf einem digitalen Kanban-Board abzubilden 4. Mindmaps kollaborativ online zu erstellen und kontinuierlich weiterzuentwickeln 5. Notizen, Protokolle und weitere Dokumente online zu erstellen, zu teilen, kollaborativ weiterzuentwickeln und zu versionieren 6. in alle Produktteile Bilder und weitere Ressourcen wie z.B. Tabellen, Audiodateien, Links oder PDF-Dokumente zu integrieren
Kennung des Verfahrens : 1940fd64-c477-4ac4-ae62-98b551f166c4
Interne Kennung : 2025_64_0004
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48331000 Projektmanagementsoftwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Köln
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTR9F7BE6 Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben. Alle Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag sowie die dafür erforderlichen Unterlagen eingereicht haben.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
Betrug : § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden
Korruption : § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Zahlungsunfähigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Das Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Der öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Es besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Es liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Das Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Das Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhalten c) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Universität zu Köln - Bereitstellung eines digitalen Systems zur Planung und Durchführung von Projekten, Erstellung von Mindmaps sowie kollaborativer Erstellung von Dokumenten als Software-as-a-Servic
Beschreibung : Das gesuchte System soll es Beschäftigten und Organisationseinheiten der UzK ermöglichen, Projekte zentral und für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar zu managen. Hierbei werden Projektressourcen auf diverse Sub-Projekte aufgeteilt, deren Abhängigkeiten dargestellt und Unteraufgaben mit jeweiligem Erfüllungsstatus sowie inhaltlichen Hinweisen definiert. Aufgaben können einzelnen beteiligten Personen zugewiesen werden (auch mehreren zugleich). Die Projektsoftware muss eine effiziente Ressourcenzuteilung, Budgetverwaltung und Risikoabschätzung beinhalten. Durch die optimale Zuweisung von Zeit, Kosten und Personal auf einzelne Projekte und Aufgaben, kann u.a. das Projektbudget überwacht und gesteuert werden. Die Software sollte außerdem in der Risikoabschätzung in Projekten unterstützen - potenzielle Risiken sollten möglichst schnell und zielführend erkannt und bewertet werden, um umgehend Maßnahmen zur Risikominimierung ergreifen zu können.
Interne Kennung : 2025_64_0004

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48331000 Projektmanagementsoftwarepaket

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Köln
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 72 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 24
Weitere Informationen zur Verlängerung : Der Auftraggeber hat die Option auf Verlängerung um jeweils weitere 24 Monate bis längstens 26.05.2034, indem der Auftraggeber den Vertrag bis zum jeweiligen Stichtag am 28.02. für das jeweils folgende Jahr verlängert.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein
Zusätzliche Informationen : Die Bieter:innen präsentieren ihre Software mithilfe einer zeitgemäß und ansprechend gestalteten Präsentation im Umfang von ca. einer Stunde (incl. Rückfragen). Die Präsentation findet per Videokonferenz (Zoom) statt. Sie dient lediglich dem Verständnis der Software. Der genaue Zeitraum dafür wird im weiteren Verlauf bekanntgegeben. Im Anschluss stellen die Bieter:innen ein Testsystem mit dem identischen Funktionsumfang des späteren Produktionssystems (Ausnahme: Anbindung an das IDM-System der Universität kann entfallen) für die Dauer von mindestens 14 Tagen bereit. In diesem Zeitraum wird die Software anhand der Funktionen, die in dem Dokument Wirtschaftlichkeitsbewertung niedergeschrieben sind, bewertet.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung : Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestanforderungen: Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag zwei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber ein digitales System zur Planung und Durchführung von Projekten, Erstellung von Mindmaps sowie kollaborativer Erstellung von Dokumenten als Software-as-a-Servicebereit; und - Die Zahl der Nutzenden muss im mindestens vierstelligen Bereich liegen und im öffentlichen Sektor in Deutschland angesiedelt sein, und - Die auftragsgegenständliche Software wird vom Referenzauftraggeber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten produktiv genutzt. Die Nutzung muss zu diesem Zeitpunkt nicht andauern. Nutzen Sie dafür ausschließlich das Dokument "Anlage Referenzen"
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 16/10/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 04/11/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 27/10/2025 09:00 +01:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Mit Angebotsabgabe erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT Cloud), einschließlich aller zugehörigen Vertragsmuster und Anlage, zur Kenntnis genommen habe/n und diese als für mich/uns als verbindliche Vertragsbasis akzeptiere/n.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : Die Zahlungsbedingungen/Konditionen sind den AGB´s des gültigen EVB-IT Vertrages zu entnehmen. Im übrigen gelten nachrangig die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Registrierungsnummer : 05315-06008-84
Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Abteilung 64 - Einkauf
Telefon : +49 2214700
Internetadresse : https://uni-koeln.de/
Profil des Erwerbers : https://www.vergabe.nrw.de/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Postanschrift : Zeughausstr. 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2211473045
Fax : +49 2211472889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : c0ded3b3-22a0-474b-9ad4-0aa54583b175 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 18/09/2025 08:37 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00614863-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 180/2025
Datum der Veröffentlichung : 19/09/2025