„Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku”

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego …

CPV: 79951000 Storitve organiziranja seminarjev, 79952000 Storitve, povezane z dogodki, 55300000 Storitve restavracij in postrežbe, 55120000 Storitve srečanj in konferenc v hotelih, 55110000 Storitve namestitve v hotelih
Kraj izvršitve:
„Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku”
Organ za podeljevanje:
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy
Številka dodelitve:
ZZPiZ.2611.23.2025.251.MGA[EZD-DOTACJA]

1. Nabywca

1.1 Nabywca

Oficjalna nazwa : Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy
Status prawny nabywcy : Podmiot prawa publicznego
Sektor działalności instytucji zamawiającej : Ogólne usługi publiczne

2. Procedura

2.1 Procedura

Tytuł : „Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku”
Opis : 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego na podstawie Umowy dotacji celowej Ministra Cyfryzacji nr 11/DTC/2024/EZD z dnia 15 lipca 2024 r. 2. Termin realizacji zamówienia: 2-3 wrzesień 2025 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji zamówienia, przy czym konferencja powinna być zorganizowana maksymalnie do 16 października 2025 r. 3. Lokalizacja konferencji: miejsce organizacji konferencji powinno być zlokalizowane w obiekcie przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową, położonym na terenie województwa podlaskiego w granicach administracyjnych miasta Białegostoku. Miejsca noclegowe powinny być zapewnione w hotelu o standardzie co najmniej 4*, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166 ze zm.), wpisanego do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich. 4. Liczba uczestników: w konferencji udział weźmie minimum 45 osób i maksymalnie 50 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe przed terminem konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 45 uczestników. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
Identyfikator procedury : 1774cb00-f573-4ee5-8465-9dd85e1f3f71
Poprzednie ogłoszenie : 428588-2025
Wewnętrzny identyfikator : ZZPiZ.2611.23.2025.251.MGA[EZD-DOTACJA]
Rodzaj procedury : Otwarta
Główne aspekty procedury : 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”. 2. Zgodnie z art. 359 pkt 1) ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. 3 Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp. 4. Po złożeniu ofert Zamawiający dokona badania i oceny ofert, w tym poprawy omyłek, zgodnie z art. 223 ustawy Pzp. 5. Zamawiający przewiduje złożenie lub uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych. Jeżeli Wykonawca nie złożył tych środków wraz z ofertą lub są one niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia 6. Po dokonaniu badania i oceny ofert, Zamawiający zgodnie z art. 126 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do przedstawienia podmiotowych środków dowodowych.

2.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 79951000 Usługi w zakresie organizowania seminariów
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 79952000 Usługi w zakresie organizacji imprez
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55300000 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55120000 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55110000 Hotelarskie usługi noclegowe

2.1.2 Miejsce realizacji

Adres pocztowy : ul. Kolska 12
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 01-045
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska

2.1.4 Informacje ogólne

Podstawa prawna :
Dyrektywa 2014/24/UE

5. Część zamówienia

5.1 Techniczny ID partii : LOT-0001

Tytuł : „Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku”
Opis : 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego na podstawie Umowy dotacji celowej Ministra Cyfryzacji nr 11/DTC/2024/EZD z dnia 15 lipca 2024 r. 2. Termin realizacji zamówienia: 2-3 wrzesień 2025 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji zamówienia, przy czym konferencja powinna być zorganizowana maksymalnie do 16 października 2025 r. 3. Lokalizacja konferencji: miejsce organizacji konferencji powinno być zlokalizowane w obiekcie przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową, położonym na terenie województwa podlaskiego w granicach administracyjnych miasta Białegostoku. Miejsca noclegowe powinny być zapewnione w hotelu o standardzie co najmniej 4*, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166 ze zm.), wpisanego do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich. 4. Liczba uczestników: w konferencji udział weźmie minimum 45 osób i maksymalnie 50 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe przed terminem konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 45 uczestników. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
Wewnętrzny identyfikator : ZZPiZ.2611.23.2025.251.MGA[EZD-DOTACJA]

5.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 79951000 Usługi w zakresie organizowania seminariów
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 79952000 Usługi w zakresie organizacji imprez
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55300000 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55120000 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55110000 Hotelarskie usługi noclegowe

5.1.2 Miejsce realizacji

Miejscowość : Warszawa
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Informacje dodatkowe :

5.1.3 Szacowany okres obowiązywania

Data zakończenia trwania : 16/10/2025

5.1.6 Informacje ogólne

Projekt zamówienia niefinansowany z funduszy UE
Informacje dodatkowe : W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 12.10.2025

5.1.7 Zamówienia strategiczne

5.1.10 Kryteria udzielenia zamówienia

Kryterium :
Rodzaj : Cena
Nazwa : Cena oferty brutto
Opis : Szczegółowe informacje w zakresie kryteriów oceny ofert w Rozdz. XV SWZ
Kategoria kryterium udzielenia zamówienia próg : Waga (wartość punktowa, dokładna)
Kryterium udzielenia - Liczba : 100

5.1.15 Techniki

Umowa ramowa :
Brak umowy ramowej
Informacje o dynamicznym systemie zakupów :
Brak dynamicznego systemu zakupów

5.1.16 Dalsze informacje, mediacja i odwołanie

Organ odwoławczy : Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Informacje o terminach odwołania : Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki. Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej ­
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych : Prezes Krajowej Izby Odwoławczej

6. Wyniki

Wartość wszystkich umów przyznanych w tym zawiadomieniu : 36 260,16 Złoty

6.1 Wyniki – ID części zamówienia : LOT-0001

Wyłoniono co najmniej jednego zwycięzcę.

6.1.2 Informacje o zwycięzcach

Zwycięzca :
Oficjalna nazwa : Silver-bird Events Natalia Gołąb
Podwykonawcy zwycięzcy :
Oficjalna nazwa : Hotel Business Group Sp. z o. o.
Oferta :
Identyfikator oferty : Oferta Silver-bird Events
Identyfikator części zamówienia lub grupy części : LOT-0001
Wartość przetargu : 36 260,16 Złoty
Oferta została sklasyfikowana : tak
Miejsce na liście zwycięzców : 1
Oferta jest ofertą wariantową : nie
Podwykonawstwo : nieopublikowane
Kod uzasadnienia : Uczciwa konkurencja
Uzasadnienie późniejszej publikacji : Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajem sal
Podwykonawstwo - Wartość jest znana : nie
Podwykonawstwo - Wartość procentowa jest znana : nie
Informacje dotyczące zamówienia :
Identyfikator umowy : Umowa nr 73997
Tytuł : Umowa nr 73997
Data wyboru zwycięzcy : 06/08/2025
Data zawarcia umowy : 21/08/2025

6.1.4 Informacje statystyczne

Otrzymane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału :
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 6
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone drogą elektroniczną
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 6
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone przez małych oferentów
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 2
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone przez mikro-, małych lub średnich oferentów
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 3
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone przez oferentów z siedzibą w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego innych niż państwo nabywcy
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 0
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone przez oferentów z siedzibą w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 0

8. Organizacje

8.1 ORG-0001

Oficjalna nazwa : Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy
Numer rejestracyjny : PL 5210417157
Departament : Pion Zamówień i Zakupów
Adres pocztowy : ul. Kolska 12
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 01-045
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Telefon : +48 22 380 82 00
Faks : +48 22 380 83 91
Adres strony internetowej : https://www.nask.pl
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://nask.eb2b.com.pl
Role tej organizacji :
Nabywca

8.1 ORG-0002

Oficjalna nazwa : Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Numer rejestracyjny : nie dotyczy
Adres pocztowy : ul. Postępu 17a
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 02-676
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Punkt kontaktowy : Sekretariat Biura Odwołań
Telefon : +48 22 458 78 01
Faks : +48 22 458 78 00
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://www.gov.pl/web/uzp/kontakt2
Role tej organizacji :
Organ odwoławczy
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych

8.1 ORG-0003

Oficjalna nazwa : Silver-bird Events Natalia Gołąb
Wielkość podmiotu gospodarczego : Małe
Organizacja jest osobą fizyczną
Numer rejestracyjny : PL9131560891
Adres pocztowy : Al. Wojska Polskiego 30/2
Miejscowość : Jelenia Góra
Kod pocztowy : 58-500
Podpodział krajowy (NUTS) : Jeleniogórski ( PL515 )
Kraj : Polska
Role tej organizacji :
Oferent
Zwycięzca tych części zamówienia : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Oficjalna nazwa : Hotel Business Group Sp. z o. o.
Wielkość podmiotu gospodarczego : Małe
Numer rejestracyjny : PL5422783754
Adres pocztowy : ul. Zamenhofa 25
Miejscowość : Białystok
Kod pocztowy : 15-435
Podpodział krajowy (NUTS) : Białostocki ( PL841 )
Kraj : Polska
Role tej organizacji :
Podwykonawca

8.1 ORG-0000

Oficjalna nazwa : Publications Office of the European Union
Numer rejestracyjny : PUBL
Miejscowość : Luxembourg
Kod pocztowy : 2417
Podpodział krajowy (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Kraj : Luksemburg
Telefon : +352 29291
Adres strony internetowej : https://op.europa.eu
Role tej organizacji :
TED eSender

Informacje o ogłoszeniu

Identyfikator/wersja ogłoszenia : 3318d4e1-e217-4a3e-ad19-7be7140e6cfc - 01
Typ formularza : Wyniki
Rodzaj ogłoszenia : Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub ogłoszenie o udzieleniu koncesji – tryb uproszczony
Ogłoszenie – data wysłania : 24/09/2025 12:50 +00:00
Języki, w których przedmiotowe ogłoszenie jest oficjalnie dostępne : polski
Numer publikacji ogłoszenia : 00628542-2025
Numer wydania Dz.U. S : 184/2025
Data publikacji : 25/09/2025