Beschaffung von Softwarelizenzen zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen

Das Land Nordrhein-Westfalen (Auftraggeber) wird, wie die gesamte Bundesrepublik, von einem nie da gewesenen Fachkräftemangel herausgefordert. Sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gilt es, sowohl junge Menschen, als auch beruflich Erfahrene in ihren Ambitionen zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, den für sie bestmöglichen Berufsabschluss bzw. eine Berufsqualifizierung zu …

CPV: 72268000 Dodávky softvéru
Miesto vykonania:
Beschaffung von Softwarelizenzen zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen
Udeľujúci orgán:
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Číslo udelenia:
MHKBD BAföG

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Rechtsform des Erwerbers : Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Beschaffung von Softwarelizenzen zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen
Beschreibung : Das Land Nordrhein-Westfalen (Auftraggeber) wird, wie die gesamte Bundesrepublik, von einem nie da gewesenen Fachkräftemangel herausgefordert. Sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gilt es, sowohl junge Menschen, als auch beruflich Erfahrene in ihren Ambitionen zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, den für sie bestmöglichen Berufsabschluss bzw. eine Berufsqualifizierung zu erzielen. Die Förderungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sind dabei wesentliche Komponenten. Sie wirken dem Fachkräftemangel entgegen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Herstellung von Chancengleichheit und Bildungsgerechtigkeit. Für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen sind in Nordrhein-Westfalen 53 kommunale Ämter für Ausbildungsförderung bei den Kreisen und kreisfreien Städten, 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständiges Amt für die Ausbildungsförderung für eine Ausbildung in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg (Auslands-BAföG) zuständig. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten die BAföG-Anträge im Wege der Bundesauftragsverwaltung als Landesbehörden. Die Bezirksregierung Köln ist ferner zuständig für die Bearbeitung von AFBG-Anträgen. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten in NRW ca. 110.000 Anträge/Jahr. Die Bezirksregierung Köln bearbeitet ca. 4.000 Auslands-BAföG-Anträge/Jahr und über 17.000 AFBG-Anträge/Jahr. Für die Antragsbearbeitung wird derzeit sowohl im Bereich BAföG als auch im AFBG jeweils ein Softwareverfahren genutzt, welches der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) mit ähnlichem Aufbau entwickelt hat. Teile der Programmierung der Softwareverfahren basieren auf der Programmiersprache VB6. Die Bezirksregierung Köln nutzt zudem eine Version des eAkten-Systems DOMEA. Die Nutzung des eAkten-Systems DOMEA ist – vorbehaltlich einer Verlängerung von maximal sechs Monaten – bis Ende 2025 möglich. Die Bezirksregierung Köln verfügt zudem über die eAkten-Lösung nscale. In den Ämtern für Ausbildungsförderung ist teilweise kein und im Übrigen kein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. Die von IT.NRW entwickelten Softwareverfahren erfüllen nicht die vom Auftraggeber in Bezug auf die Informationssicherheit angestrebte Schutzbedarfskategorie „hoch“ sowie die angestrebte Barrierefreiheit. Ein neues und den Anforderungen des Auftraggebers entsprechendes Fachverfahren kann IT.NRW nicht vor 2027 fertigstellen. Vor diesem Hintergrund möchte der Auftraggeber ein modernes Softwareverfahren zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen, das über eine integrierte eAkte verfügt, beschaffen. Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines standardisiertes Softwareverfahrens zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen. Der Auftragnehmer muss insbesondere folgende Leistungen erbringen: • Bereitstellung von ca. 500 Softwarelizenzen, einschließlich eAkte sowie Schnittstelle zu BAföG- und AFBG-Digital; • Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum im hohen Schutzbedarf; • Softwarewartung, -pflege, und -weiterentwicklung; • Hosting nebst Administration und netzwerktechnischer Anbindung der Sachbearbeitung; • Virenschutz und Backup; • Service-Desk als Single Point of Contact (SPoC); • Migration der vorhandenen Daten; • Schulungen. In der Software soll ein ePayment (Forderungsmanagement/Kassenverfahren) integriert sein. Das MHKBD möchte ein Gesamtsystem im Sinne einer Software as a Service (SaaS) beschaffen. Die Software soll grundsätzlich für beide Leistungsbereiche (BAföG und AFBG) identisch konzipiert sein. Der Auftragnehmer muss die Besonderheiten der Leistungsbereiche sowie weitere gesetzliche Vorschriften beachten. Die 53 kommunalen Ämter für Ausbildungsförderung in NRW, die 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständigen Behörde für Auslands-BAföG- und AFBG-Anträge müssen die Lizenzen nutzen können. Der Auftragnehmer muss das standardisierte Softwareverfahren bis zum 30.09.2025 als Grundlage für Migration und Testing bereitstellen.
Kennung des Verfahrens : 42d41cc5-5216-42e1-b163-f8beef19eb49
Interne Kennung : MHKBD BAföG
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

2.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Beschaffung von Softwarelizenzen zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen
Beschreibung : Das Land Nordrhein-Westfalen (Auftraggeber) wird, wie die gesamte Bundesrepublik, von einem nie da gewesenen Fachkräftemangel herausgefordert. Sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gilt es, sowohl junge Menschen, als auch beruflich Erfahrene in ihren Ambitionen zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, den für sie bestmöglichen Berufsabschluss bzw. eine Berufsqualifizierung zu erzielen. Die Förderungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sind dabei wesentliche Komponenten. Sie wirken dem Fachkräftemangel entgegen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Herstellung von Chancengleichheit und Bildungsgerechtigkeit. Für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen sind in Nordrhein-Westfalen 53 kommunale Ämter für Ausbildungsförderung bei den Kreisen und kreisfreien Städten, 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständiges Amt für die Ausbildungsförderung für eine Ausbildung in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg (Auslands-BAföG) zuständig. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten die BAföG-Anträge im Wege der Bundesauftragsverwaltung als Landesbehörden. Die Bezirksregierung Köln ist ferner zuständig für die Bearbeitung von AFBG-Anträgen. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten in NRW ca. 110.000 Anträge/Jahr. Die Bezirksregierung Köln bearbeitet ca. 4.000 Auslands-BAföG-Anträge/Jahr und über 17.000 AFBG-Anträge/Jahr. Für die Antragsbearbeitung wird derzeit sowohl im Bereich BAföG als auch im AFBG jeweils ein Softwareverfahren genutzt, welches der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) mit ähnlichem Aufbau entwickelt hat. Teile der Programmierung der Softwareverfahren basieren auf der Programmiersprache VB6. Die Bezirksregierung Köln nutzt zudem eine Version des eAkten-Systems DOMEA. Die Nutzung des eAkten-Systems DOMEA ist – vorbehaltlich einer Verlängerung von maximal sechs Monaten – bis Ende 2025 möglich. Die Bezirksregierung Köln verfügt zudem über die eAkten-Lösung nscale. In den Ämtern für Ausbildungsförderung ist teilweise kein und im Übrigen kein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. Die von IT.NRW entwickelten Softwareverfahren erfüllen nicht die vom Auftraggeber in Bezug auf die Informationssicherheit angestrebte Schutzbedarfskategorie „hoch“ sowie die angestrebte Barrierefreiheit. Ein neues und den Anforderungen des Auftraggebers entsprechendes Fachverfahren kann IT.NRW nicht vor 2027 fertigstellen. Vor diesem Hintergrund möchte der Auftraggeber ein modernes Softwareverfahren zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen, das über eine integrierte eAkte verfügt, beschaffen. Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines standardisiertes Softwareverfahrens zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen. Der Auftragnehmer muss insbesondere folgende Leistungen erbringen: • Bereitstellung von ca. 500 Softwarelizenzen, einschließlich eAkte sowie Schnittstelle zu BAföG- und AFBG-Digital; • Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum im hohen Schutzbedarf; • Softwarewartung, -pflege, und -weiterentwicklung; • Hosting nebst Administration und netzwerktechnischer Anbindung der Sachbearbeitung; • Virenschutz und Backup; • Service-Desk als Single Point of Contact (SPoC); • Migration der vorhandenen Daten; • Schulungen. In der Software soll ein ePayment (Forderungsmanagement/Kassenverfahren) integriert sein. Das MHKBD möchte ein Gesamtsystem im Sinne einer Software as a Service (SaaS) beschaffen. Die Software soll grundsätzlich für beide Leistungsbereiche (BAföG und AFBG) identisch konzipiert sein. Der Auftragnehmer muss die Besonderheiten der Leistungsbereiche sowie weitere gesetzliche Vorschriften beachten. Die 53 kommunalen Ämter für Ausbildungsförderung in NRW, die 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständigen Behörde für Auslands-BAföG- und AFBG-Anträge müssen die Lizenzen nutzen können. Der Auftragnehmer muss das standardisierte Softwareverfahren bis zum 30.09.2025 als Grundlage für Migration und Testing bereitstellen.
Interne Kennung : MHKBD BAföG

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen :

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Die Frist zur Einreichung eines Nachprüfungsantrages bei der unter Ziffer 8.1 ORG-0002 genannten Stelle, um den Abschluss des Vertrages zu verhindern, beträgt zwölf Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Auf § 135 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Die Frist zur Einreichung eines Nachprüfungsantrages bei der unter Ziffer 8.1 ORG-0002 genannten Stelle, um den Abschluss des Vertrages zu verhindern, beträgt zwölf Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Auf § 135 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.

6. Ergebnisse

Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung : Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b), Abs. 6 VgV zulässig. Nach dieser Norm darf ein öffentlicher Auftraggeber Aufträge im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten nur ein bestimmtes Unternehmen den Auftrag erbringen oder bereitstellen kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Zudem darf es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung geben und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter sein. Der Auftraggeber kam im Rahmen der Markterkundung zu dem Ergebnis, dass ausschließlich die DATAGROUP IT Solutions GmbH (DATAGROUP) den Auftragsgegenstand beschaffen kann. Allein DATAGROUP kann ein bereits entwickeltes, d. h. standardisiertes Softwareverfahren für die Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen anbieten, das über eine integrierte eAkte verfügt. Das Softwareverfahren muss über eine integrierte eAkte verfügen, um eine funktionsfähige Abwicklung der BAföG- und AFBG-Anträge zu gewährleisten. Der Auftraggeber kann nur durch die Beschaffung eines standardisierten Softwareverfahrens, das über eine integrierte eAkte verfügt, erhebliche Kompatibilitäts- und Interoperabilitätsprobleme, die die Realisierung des Projekterfolgs gefährden, vermeiden. Insbesondere die Beschaffung eines Softwareverfahrens ohne integrierte eAkte mit lediglich einer Schnittstelle zu einer eAkten-Lösung ist keine vernünftige Alternative, da die Ämter für Ausbildungsförderung teilweise kein DMS einsetzen. Der Auftraggeber ist daher auf ein Softwareverfahren mit integrierter eAkte angewiesen, um die Abwicklung der BAföG- und AFGB-Anträge sowohl durch alle Ämter für Ausbildungsförderung und die Bezirksregierung Köln gewährleisten zu können. Die Negativvoraussetzungen nach § 14 Abs. 6 VgV sind nicht gegeben. Vernünftige Alternativen oder Ersatzlösungen gibt es nicht. Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. Das Softwareverfahren von DATAGROUP ist anderen Softwareverfahren nicht lediglich in einzelnen Merkmalen überlegen, sondern stellt die einzige Möglichkeit dar, den Beschaffungsbedarf unter Berücksichtigung der technischen Vorgaben bis zum angekündigten Betriebsende für das bisher genutzte eAkten-System (31.12.2025) zu decken. Die gesonderte Beschaffung einer eAkte für die kommunalen Ämter für Ausbildungsförderung ist bereits auf Grund des Risikos von Kompatibilitäts- und Interoperabilitätsproblemen keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung zu der einheitlichen Beschaffung eines Softwareverfahrens mit integrierter eAkte. Der Auftraggeber hat das Vergabeverfahren nicht in der Absicht konzipiert, DATAGROUP zu bevorzugen oder andere Unternehmen zu benachteiligen. Vielmehr hat der Auftraggeber die Anforderungen an das Softwareverfahren sachlich und fachlich erarbeitet. Der Auftraggeber hat die Entscheidung, ein einheitliches Softwareverfahren für die Abwicklung sowohl von BAföG- als auch von AFBG-Anträgen zu beschaffen, willkürfrei getroffen, da nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorhanden sind. Da die beiden Sachgebiete BAföG und AFBG vom gleichen Zentralbereich bei der Bezirksregierung Köln bearbeitet werden, ist es unabdingbar, dass das eingesetzte Softwareverfahren gleich strukturiert ist. Dies ermöglicht darüber hinaus, dass das in den Sachgebieten BAföG und AFBG eingesetzte, hoch spezialisierte Personal im Bedarfsfall im jeweils anderen Sachgebiet eingesetzt werden kann. Der Auftraggeber hat die Beschaffung eines standardisierten Softwareverfahrens, das der Auftragnehmer nicht für den Auftraggeber individuell entwickelt, als sichersten Weg zur Vermeidung von Fehlfunktionen des Softwareverfahrens gewählt. Dies dient der Systemsicherheit, insbesondere vor dem Hintergrund des erforderlichen störungsfreien Betriebs des Softwareverfahrens zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen. Denn die Förderungen nach dem BAföG und AFBG sind Sozialleistungen, auf die ein gesetzlicher Anspruch besteht und die im Auftrag des Bundes erbracht werden müssen. Daher darf die Systemsicherheit, insbesondere der zugrunde liegenden besonders geschützten Sozialdaten, nicht beeinträchtigt werden.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

6.1.2 Informationen über die Gewinner

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer : 05111-08001-06
Postanschrift : Jürgensplatz 1
Stadt : Düsseldorf
Postleitzahl : 40219
Land, Gliederung (NUTS) : Düsseldorf, Kreisfreie Stadt ( DEA11 )
Land : Deutschland
Telefon : 000
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : DATAGROUP IT Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : HRB 734881 (AG Stuttgart)
Postanschrift : Wilhelm-Schickard-Straße 7
Stadt : Pliezhausen
Postleitzahl : 72124
Land, Gliederung (NUTS) : Reutlingen ( DE141 )
Land : Deutschland
Telefon : 0711 4900500
Rollen dieser Organisation :
Bieter

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50606
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2211473045
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 1222c4f0-620c-444b-8d7d-853b1220cea6 - 01
Formulartyp : Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung : Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 17/04/2025 16:45 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00259613-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 78/2025
Datum der Veröffentlichung : 22/04/2025