Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Lohjan kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän Saas-palveluna (Software as a Service). Hankinnan tavoitteena on hankkia Lohjan kaupungin varhaiskasvatukseen käyttövalmis ja kustannustehokas järjestelmä, josta löytyvät vaatimuslistassa pakollisina (P) esitetyt toiminnallisuudet täysin käyttövalmiina. Myös toiveina (T) esitettyjen toiminnallisuuksien tulee olla täysin käyttövalmiita, jotta palveluntuottaja voi merkitä sen olemassa olevaksi toiminnallisuudeksi ja näin saada …

CPV: 48451000 Pachete software de planificare a resurselor întreprinderii, 72260000 Servicii de software
Locul de executare:
Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta
Organismul de alocare:
Lohjan kaupunki
Numărul de atribuire:
556056

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Lohjan kaupunki
Ostajan oikeudellinen muoto : Paikallisviranomainen
Pääasiallinen toimiala : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta
Kuvaus : Lohjan kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän Saas-palveluna (Software as a Service). Hankinnan tavoitteena on hankkia Lohjan kaupungin varhaiskasvatukseen käyttövalmis ja kustannustehokas järjestelmä, josta löytyvät vaatimuslistassa pakollisina (P) esitetyt toiminnallisuudet täysin käyttövalmiina. Myös toiveina (T) esitettyjen toiminnallisuuksien tulee olla täysin käyttövalmiita, jotta palveluntuottaja voi merkitä sen olemassa olevaksi toiminnallisuudeksi ja näin saada laatupisteitä niistä, poikkeuksina vaatimukset T10 ja T12, joiden aikataulu on kuvattu ohjelmistovaatimukset sisältävässä Excel-taulukossa. Hankinnan kohteena ei voi olla keskeneräinen tai voimakasta tuotekehitystä vaativa järjestelmä. Eri dokumenteissa mainittujen vaatimusten ollessa ristiriitaisia, on ohjelmistovaatimukset sisältävä Excel määräävä. Järjestelmän täyttää Suomen varhaiskasvatusta koskevat säädökset ja normit, mukaan lukien tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Tarkoitukseen parhaiten soveltuvan palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan mahdollisimman pian ja tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Lohjan kaupungilla varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat yksityinen ja kunnallinen päiväkoti- ja perhepäivähoito, vuorohoito sekä avoin varhaiskasvatus. Kunnallisia päiväkoteja on 22 ja perhepäivähoitajia 16. Lisäksi Lohjalla on yksityisiä päiväkoteja sekä yksityisiä perhepäivähoitajia. Toiminnanohjausjärjestelmän määrät ja käyttäjäroolit Lohjalla ● lapset n. 1800 (sis. esiopetuksen ja yksityisen varhaiskasvatuksen) ● huoltajat n. 3500 käyttäjää ● varhaiskasvatusyksikön johtajat n. 15 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen työntekijät n. 450 käyttäjää ● hallinto + asiantuntijat n. 6 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen toimistosihteerit (toimivat myös järjestelmän pääkäyttäjinä) 4 käyttäjää Järjestelmän käyttäjä- ja oikeushallinta on suunniteltu sopivaksi varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön. Käyttäjien oikeuksien antaminen ja hallinta on sujuvaa ja jokaiselle käyttäjäroolille on omat toiminnot ja näkymät. Hankittava järjestelmä on laiteriippumaton ja käytettävissä selaimella tai mobiilisovelluksella. Järjestelmän tarjoaa huoltajalle sujuvan hakuprosessin. Järjestelmä käyttää vahvaa tunnistautumista huoltajan henkilöllisyyden varmistamiseen. Järjestelmän asiakasrekisteri perustuu väestötietoihin ja asiakastietoja ylläpidetään aktiivisesti VTJ:n väestötietopäivityksillä. Järjestelmä tukee hallinnon työtä lasten sijoittamisessa varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen sekä näiden hallinnoinnissa. Järjestelmä mahdollistaa sujuvat prosessit kaikille varhaiskasvatuksen hallinnollista työtä tekeville (asiantuntijat ja yksikönjohtajat). Tämän lisäksi järjestelmän sisältämät herätteet avustavat hallinnollisen työn priorisoinnissa ja tukevat työntekijöiden yhteistyön organisointia. Järjestelmässä tehdään päätöksiä sekä kunnalliseen että yksityiseen varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen. Palvelusetelipäätösten tekeminen yksityiseen varhaiskasvatukseen on mahdollista. Järjestelmä osaa suorittaa varhaiskasvatuksen laskutusta sitä säätelevien lakien ja organisaation laskutussääntöjen mukaisesti. Järjestelmä kykenee tekemään laskutuksen kaikille asiakkaille kerralla tai työntekijän haluamissa osissa. Lakisääteiset muutokset esim. indeksikorotukset tapahtuvat automaattisesti järjestelmätoimittajan toimesta. Järjestelmä tarjoaa päiväkotien ja perhepäivähoidon työntekijöiden käyttöön mobiilisovelluksen, jonka avulla ryhmässä työskentelevä henkilö voi suorittaa päivittäin toistuvat tehtävät mahdollisimman pitkälle pelkän mobiilisovelluksen avulla. Järjestelmä kerää automaattisesti perhepäivähoitajien kulukorvaukset lasten läsnäolojen perusteella. Järjestelmä mahdollistaa sujuvan viestinnän ryhmän henkilökunnan ja huoltajien välillä. Tiedottaminen onnistuu järjestelmässä päiväkotien ja ryhmien tasolla sekä koko organisaation lasten huoltajille kerralla. Huoltajilla viestintä tapahtuu järjestelmän mobiilisovelluksessa. Järjestelmä mahdollistaa erilaisten raporttien luomisen, jotka tukevat päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Valtionosuuksia määrittelevä tilastointi on saatavissa järjestelmästä mahdollisimman luotettavasti ja pienellä vaivalla. Tämä edellyttää valmiita raportti- ja tilastopohjia. Tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi tietoa tulee voida siirtää myös ulkoiseen tietojärjestelmään. Palveluntarjoajalta odotetaan asiakkaiden tarpeiden huomioimista sekä vahvaa yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa. Käyttäjän tukipalvelut ovat toimivia ja helposti saavutettavia. Käyttöönoton aikana käytön tuki on tehostettua ja tuki jatkuu myös käyttöönoton jälkeen toimittajan erikseen kuvaamalla tavalla. Järjestelmän ohjelmistopäivitykset ovat automatisoitu ja ne tehdään toiminta-ajan ulkopuolella (liite PLiite15-Palvelutasosopimus). Kriittisistä päivityksistä asiakasta tiedotetaan etukäteen ja ne toteutetaan siten, että niistä koituu asiakkaalle mahdollisimman lyhyt toimintakatkos. Aikataulu Tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Tilaajan samaa kohdetta koskeva aikaisempi hankinta on keskeytetty 27.3.2024 kysymys-vastausvaiheen jälkeen (jälki-ilmoituksen TED-numero 202513-2025).
Menettelyn tunniste : 8e3d0668-0356-4672-8c2d-38c9126cd807
Edellinen ilmoitus : 75f6eae7-a84b-4736-ab45-581a2485c2d3-01
Sisäinen tunniste : 556056
Menettelyn tyyppi : Avoin
Käytetään nopeutettua menettelyä : ei

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72260000 Ohjelmistoihin liittyvät palvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 48451000 Ohjelmatuotteet toiminnanohjaukseen (ERP)

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

2.1.3 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 400 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Tarjouskilpailukutsuna käytetyn ennakkoilmoituksen voimassaolo päättynyt
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta
Kuvaus : Lohjan kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän Saas-palveluna (Software as a Service). Hankinnan tavoitteena on hankkia Lohjan kaupungin varhaiskasvatukseen käyttövalmis ja kustannustehokas järjestelmä, josta löytyvät vaatimuslistassa pakollisina (P) esitetyt toiminnallisuudet täysin käyttövalmiina. Myös toiveina (T) esitettyjen toiminnallisuuksien tulee olla täysin käyttövalmiita, jotta palveluntuottaja voi merkitä sen olemassa olevaksi toiminnallisuudeksi ja näin saada laatupisteitä niistä, poikkeuksina vaatimukset T10 ja T12, joiden aikataulu on kuvattu ohjelmistovaatimukset sisältävässä Excel-taulukossa. Hankinnan kohteena ei voi olla keskeneräinen tai voimakasta tuotekehitystä vaativa järjestelmä. Eri dokumenteissa mainittujen vaatimusten ollessa ristiriitaisia, on ohjelmistovaatimukset sisältävä Excel määräävä. Järjestelmän täyttää Suomen varhaiskasvatusta koskevat säädökset ja normit, mukaan lukien tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Tarkoitukseen parhaiten soveltuvan palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan mahdollisimman pian ja tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Lohjan kaupungilla varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat yksityinen ja kunnallinen päiväkoti- ja perhepäivähoito, vuorohoito sekä avoin varhaiskasvatus. Kunnallisia päiväkoteja on 22 ja perhepäivähoitajia 16. Lisäksi Lohjalla on yksityisiä päiväkoteja sekä yksityisiä perhepäivähoitajia. Toiminnanohjausjärjestelmän määrät ja käyttäjäroolit Lohjalla ● lapset n. 1800 (sis. esiopetuksen ja yksityisen varhaiskasvatuksen) ● huoltajat n. 3500 käyttäjää ● varhaiskasvatusyksikön johtajat n. 15 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen työntekijät n. 450 käyttäjää ● hallinto + asiantuntijat n. 6 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen toimistosihteerit (toimivat myös järjestelmän pääkäyttäjinä) 4 käyttäjää Järjestelmän käyttäjä- ja oikeushallinta on suunniteltu sopivaksi varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön. Käyttäjien oikeuksien antaminen ja hallinta on sujuvaa ja jokaiselle käyttäjäroolille on omat toiminnot ja näkymät. Hankittava järjestelmä on laiteriippumaton ja käytettävissä selaimella tai mobiilisovelluksella. Järjestelmän tarjoaa huoltajalle sujuvan hakuprosessin. Järjestelmä käyttää vahvaa tunnistautumista huoltajan henkilöllisyyden varmistamiseen. Järjestelmän asiakasrekisteri perustuu väestötietoihin ja asiakastietoja ylläpidetään aktiivisesti VTJ:n väestötietopäivityksillä. Järjestelmä tukee hallinnon työtä lasten sijoittamisessa varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen sekä näiden hallinnoinnissa. Järjestelmä mahdollistaa sujuvat prosessit kaikille varhaiskasvatuksen hallinnollista työtä tekeville (asiantuntijat ja yksikönjohtajat). Tämän lisäksi järjestelmän sisältämät herätteet avustavat hallinnollisen työn priorisoinnissa ja tukevat työntekijöiden yhteistyön organisointia. Järjestelmässä tehdään päätöksiä sekä kunnalliseen että yksityiseen varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen. Palvelusetelipäätösten tekeminen yksityiseen varhaiskasvatukseen on mahdollista. Järjestelmä osaa suorittaa varhaiskasvatuksen laskutusta sitä säätelevien lakien ja organisaation laskutussääntöjen mukaisesti. Järjestelmä kykenee tekemään laskutuksen kaikille asiakkaille kerralla tai työntekijän haluamissa osissa. Lakisääteiset muutokset esim. indeksikorotukset tapahtuvat automaattisesti järjestelmätoimittajan toimesta. Järjestelmä tarjoaa päiväkotien ja perhepäivähoidon työntekijöiden käyttöön mobiilisovelluksen, jonka avulla ryhmässä työskentelevä henkilö voi suorittaa päivittäin toistuvat tehtävät mahdollisimman pitkälle pelkän mobiilisovelluksen avulla. Järjestelmä kerää automaattisesti perhepäivähoitajien kulukorvaukset lasten läsnäolojen perusteella. Järjestelmä mahdollistaa sujuvan viestinnän ryhmän henkilökunnan ja huoltajien välillä. Tiedottaminen onnistuu järjestelmässä päiväkotien ja ryhmien tasolla sekä koko organisaation lasten huoltajille kerralla. Huoltajilla viestintä tapahtuu järjestelmän mobiilisovelluksessa. Järjestelmä mahdollistaa erilaisten raporttien luomisen, jotka tukevat päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Valtionosuuksia määrittelevä tilastointi on saatavissa järjestelmästä mahdollisimman luotettavasti ja pienellä vaivalla. Tämä edellyttää valmiita raportti- ja tilastopohjia. Tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi tietoa tulee voida siirtää myös ulkoiseen tietojärjestelmään. Palveluntarjoajalta odotetaan asiakkaiden tarpeiden huomioimista sekä vahvaa yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa. Käyttäjän tukipalvelut ovat toimivia ja helposti saavutettavia. Käyttöönoton aikana käytön tuki on tehostettua ja tuki jatkuu myös käyttöönoton jälkeen toimittajan erikseen kuvaamalla tavalla. Järjestelmän ohjelmistopäivitykset ovat automatisoitu ja ne tehdään toiminta-ajan ulkopuolella (liite PLiite15-Palvelutasosopimus). Kriittisistä päivityksistä asiakasta tiedotetaan etukäteen ja ne toteutetaan siten, että niistä koituu asiakkaalle mahdollisimman lyhyt toimintakatkos. Aikataulu Tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Tilaajan samaa kohdetta koskeva aikaisempi hankinta on keskeytetty 27.3.2024 kysymys-vastausvaiheen jälkeen (jälki-ilmoituksen TED-numero 202513-2025).
Sisäinen tunniste : 556056

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72260000 Ohjelmistoihin liittyvät palvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 48451000 Ohjelmatuotteet toiminnanohjaukseen (ERP)

5.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Muu kesto : Rajoittamaton

5.1.5 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 400 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

5.1.7 Strategiset hankinnat

Ympäristöä säästävien hankintojen kriteerit : Ei ympäristöä säästävien julkisten hankintojen kriteerejä
Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa

5.1.8 Esteettömyyskriteerit

Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon, koska hankintaa ei ole tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Käyttöönottokustannusten ja ylläpitokustannusten yhteishinta
Kuvaus : Käyttöönottokustannusten hinta +24 kk ylläpitokustannusten hinta euroa /alv 0 %) Edullisimman tarjoushinnan tarjonnut saa 30 vertailupistettä ja muut tähän tarjoushintansa mukaan suhteutetun pistemäärän.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 30
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Laatuominaisuudet
Kuvaus : Tarjoajan on mahdollista saada maksimissaan 115 laatupistettä seuraavista osioista: - projektisuunnitelma - integraatiosuunnitelma - ylläpito-, tukipalvelu- ja jatkokehityssuunnitelma - toiminnallisuus - vuorohoitotoiminnallisuus Suurimman laatupistemäärän saanut tarjoaja saa 70 vertailupistettä ja muut tähän laatupisteidensä määrän mukaan suhteutetun vertailupistemäärän.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 70

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Tietoa muutoksenhaun määräajoista : 14 päivää hankintapäätöksen tiedoksisaannista.
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Lohjan kaupunki
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio : Lohjan kaupunki
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan : Lohjan kaupunki
Maksun suorittava organisaatio : Lohjan kaupunki
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Lohjan kaupunki

6. Tulokset

Kaikkien tällä ilmoituksella ilmoitettujen sopimusten arvo : 285 000 Euro

6.1 Tulokset – Osan tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : Alfa eCare Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : tenderReference-4249142-841217
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 285 000 Euro
Tarjouksen sijoitus on tiedossa : ei
Tarjous on vaihtoehtoinen tarjous : ei
Alihankinta : Ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : Alfa eCare Oyn sopimus
Sopimuksen nimi : Alfa eCare Oyn sopimus
Voittajan valintapäivä : 02/06/2025
Sopimuksen tekopäivä : 25/06/2025
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Lohjan kaupunki

6.1.4 Tilastotiedot

Ostajan vastaanottamien muutoksenhakupyyntöjen yhteenveto :
Valituksen tekijöiden lukumäärä : 0
Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 2
Tarjousten arvoväli :
Alhaisin hyväksyttävän tarjouksen arvo : 285 000 Euro
Korkein hyväksyttävän tarjouksen arvo : 285 000 Euro

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Lohjan kaupunki
Rekisterinumero : 1068322-0
Postiosoite : Karstuntie 4
Postitoimipaikka : Lohja
Postinumero : 08100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Tvt-koordinaattori Oili Lehtonen
Puhelin : +358 443740487
Internetosoite : http://www.lohja.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan
Maksun suorittava organisaatio

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Alfa eCare Oy
Organisaation koko : Mikro, pieni tai keskisuuri
Rekisterinumero : 2351407-1
Postiosoite : Elektroniikkatie 2B
Postitoimipaikka : Oulu
Postinumero : 90590
Maaryhmittely (NUTS) : Pohjois-Pohjanmaa ( FI1D9 )
Maa : Suomi
Tämän organisaation roolit :
Tarjoaja
Näiden osien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : e0db319b-ff73-4fa3-ad79-76ebd4f85a86 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 22/07/2025 12:03 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 22/07/2025 12:03 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00481691-2025
EUVL S -lehden numero : 139/2025
Julkaisupäivä : 23/07/2025