Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen über Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen

Zur Umsetzung seiner Kommunikations- und Marketingstrategie vergibt der Tourismus NRW e.V. mit diesem Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung über Marktrecherche und die Einbuchung von Medialeistungen im Bereich Print, Online, Social Media, Out-of-Home und Radio für den Zeitraum 03.04.2025-31.12.2027. Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird ein Rahmenvereinbarungspartner ermittelt, der den Tourismus NRW e.V. (auch …

CPV: 79000000 Servicii pentru întreprinderi: drept, marketing, consultanţă, recrutare, tipărire şi securitate, 79342000 Servicii de comercializare, 79342100 Servicii de comercializare directă
Termen limită:
3 Aprilie 2025, 10:00
Tipul de termen limită:
Depunerea unei oferte
Locul de executare:
Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen über Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen
Organismul de alocare:
Tourismus NRW e.V.
Numărul de atribuire:
2025-20-008

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Tourismus NRW e.V.
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen über Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen
Beschreibung : Zur Umsetzung seiner Kommunikations- und Marketingstrategie vergibt der Tourismus NRW e.V. mit diesem Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung über Marktrecherche und die Einbuchung von Medialeistungen im Bereich Print, Online, Social Media, Out-of-Home und Radio für den Zeitraum 03.04.2025-31.12.2027. Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird ein Rahmenvereinbarungspartner ermittelt, der den Tourismus NRW e.V. (auch im Rahmen von Förderprojekten) bei den Arbeiten professionell unterstützt, die Umsetzung von Konzepten überwacht und die jeweils zielgruppen- und marktbezogenen erforderlichen Leistungen anbietet und umsetzt. Dies setzt unter anderem auch eine enge Zusammenarbeit mit anderen, für den Verband tätigen Dienstleistenden voraus. Die angebotenen Leistungen können teilweise auch durch Nachauftragnehmende des Rahmenvereinbarungspartners erbrachtwerden. Deshalb ist es erforderlich, eine ausführliche Beschreibung des Bietenden vorzulegen, aus welcher hervorgeht, welche Leistungen selbst erbracht werden können und welche an Nachauftragnehmende delegiert werden. Die Verantwortung für die Leistungen des Nachauftragnehmenden liegt jeweils beim Rahmenvereinbarungspartner. Weitere Details können nachfolgenden Erläuterungen entnommen werden.
Kennung des Verfahrens : c75e96fb-5363-4fd2-9991-39b6310d16e4
Interne Kennung : 2025-20-008
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342100 Direktmarketing
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342000 Marketing

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Düsseldorf, Kreisfreie Stadt ( DEA11 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 215 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 1 215 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPNY5TDQ71
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Korruption :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrugsbekämpfung :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Zahlungsunfähigkeit :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Entrichtung von Steuern :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen über Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen
Beschreibung : Marktrecherche und Einbuchung von Medialeistungen Hierunter fallen die Beratung, Planung und das Einbuchen aller Werbemaßnahmen aus dem Bereich der regelmäßigen allgemeinen Kommunikationsarbeit des Tourismus NRW e.V. auf dem deutschen Markt sowie nachgelagert in den Niederlanden und Belgien und unter Umständen auch in Österreich, der Schweiz und Großbritannien. Konkret bedeutet dies: 1. Die zielgruppen- und quellmarktspezifische Beratung des touristischen Dachverbands bei der Auswahl von Media- und Kommunikationsleistungen. 2. Erstellung des jeweiligen Marketingmaßnahmenplans (auch auf Basis von Akzeptanztests) inkl. KPI-Abstimmung im engen Schulterschluss mit dem Auftraggebenden. 3. Preisverhandlung, Einbuchung und Controlling der Medialeistungen des Auftraggebenden bei Anbietenden von Werbeflächen (z. B. Verlage), abgerundet durch ein Reporting und Lieferung von Belegen. Honoriert durch eine vereinbarte prozentuale Handlingsfee in Bezug auf den Mediabuchungswert. Agenturprovisionen sind an den Auftraggebenden weiterzugeben. 4. Erstellen von Vermerken über die getroffene Auswahl der eingebuchten Medien/werblichen Plattformen. 5. Wenn notwendig, Produktion innovativer digitaler Ad-Formate (z.B. personalisierte Video Ads, interaktive und immersive Display Ads, Gamification-Module, Online-Audio Ads) zum Einsatz in den geplanten Kampagnen und Medien.
Interne Kennung : 2025-20-008

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342100 Direktmarketing
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342000 Marketing

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Düsseldorf, Kreisfreie Stadt ( DEA11 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 25/04/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2027

5.1.6 Allgemeine Informationen

Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung : Dieser Auftrag wird regelmäßig neu ausgeschrieben.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung : Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung : - Mindestens zwei Referenzen über die Recherche, Einbuchung und Controlling von Medialeistungen über einen Zeitraum von jeweils mindestens einem Jahr und einem Umsatzvolumen von jeweils mindestens 500.000 EUR. mit Angabe des Wertes des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebenden. - Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt - ausführliche Unternehmensvorstellung des Bieters oder der Bietergemeinschaft - Nennung der ausführenden Personen (insb. Projektleiter:in und Projektmanager:in) und deren jeweiligen Qualifikation (Vita) sowie deren Vertretung (mindestens abgeschlossene Ausbildung in der Medien-/ Tourismusbranche oder vergleichbar)
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung : Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung; Mindestdeckungssummen: 500.000 EUR für Personen-, Sach- sowie Vermögensschäden
Kriterium :
Art : Sonstiges
Beschreibung : - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521EU) - Erklärung zu § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (Formular 522) - Eigenerklärung zu Sanktionen (Formular 523 EU)

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : a) Pauschalpreis* in EUR/Stunde für eine/n Projektleiter:in max. 15 Punkte b) Pauschalpreis* in EUR/Stunde für eine/n Projektmanager:in max. 10 Punkte c) Handlingsfee für Media-Einbuchungen in Prozent auf den Mediabuchungswert max. 15 Punkte * Sämtliche etwaige Fahrt- und/oder Reisekosten/-zeiten sowie alle anderen berufsüblichen Nebenkosten sind in den jeweiligen Stundenpreis einzukalkulieren. Der Bietende mit dem niedrigsten Stundensatz Projektleiter:in bzw. Stundensatz Projektmanager:in bzw. niedrigsten Handlingsfee in % erhält jeweils für die Kategorien 4.1a) - 4.1c) die oben genannte Höchstpunktzahl. Anschließend wird die Einzelpunktzahl je Kategorie 4.1a) - 4.1c) für die anderen Bieter gemäß folgender Formeln ermittelt. (siehe Leistungsbeschreibung 4.1
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums : Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Konzept (Distributionskonzept und Mediaplanung)
Beschreibung : Der Bietende erstellt ein Konzept a) zur Distribution des NRW-Magazins (s. Anlage 1, 2, 3). Dabei wird die Auswahl geeigneter Trägermedien schlüssig hinterlegt und es werden zielgerichtete, alternative Distributionswege - über klass. Beilagen hinaus - aufgezeigt. Ein Mix beider Distributionswege kann skizziert werden, wenn dieser plausibel begründet wird. (max. 30 Punkte) b) eines Mediaplans zur Kommunikation nachhaltiger Reisethemen. Hierbei sollte insbesondere Wert auf die Auswahl der Kommunikationskanäle sowie die plausible Begründung gelegt werden. Zudem sollten KPI angeführt werden entlang derer der Erfolg gemessen wird. (max. 30 Punkte)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums : Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl : 60
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 21/03/2025 23:59 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 03/04/2025 10:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Nicht wertungsrelevante Unterlagen können im Falle eines bevorstehenden Zuschlages nachgefordert werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 03/04/2025 10:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln -
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Tourismus NRW e.V. -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Tourismus NRW e.V. -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Tourismus NRW e.V.
Registrierungsnummer : DE205590926
Postanschrift : Völklinger Straße 4
Stadt : Düsseldorf
Postleitzahl : 40219
Land, Gliederung (NUTS) : Düsseldorf, Kreisfreie Stadt ( DEA11 )
Land : Deutschland
Telefon : 021191320500
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Postanschrift : Zeughausstraße 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2211472889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 3c10c08d-82f3-4e8e-9b93-c88c962eb04a - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 20/02/2025 12:44 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00119325-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 37/2025
Datum der Veröffentlichung : 21/02/2025