Raamovereenkomst voor implementatie, migratie en onderhoud van een facility management information system (FMIS)

De opdracht omvat de ontwikkeling van een software platform voor facilitair management voor "Campus en Gebouw" van de Universiteit Gent. De behoeften op dit vlak hebben betrekking op volgende mogelijke functionele deeldomeinen : Vastgoed- en ruimtebeheer, Onderhoud- en assetmanagement, Werkprocessen en meldingen, Rapportering en data-analyse, Patrimoniumbeheer, Portfoliomanagement en Financieel beheer. …

CPV: 72000000 Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă
Locul de executare:
Raamovereenkomst voor implementatie, migratie en onderhoud van een facility management information system (FMIS)
Organismul de alocare:
Universiteit Gent
Numărul de atribuire:
PPP01G-3022/5427/CG/2025/002

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit Gent
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor implementatie, migratie en onderhoud van een facility management information system (FMIS)
Beschrijving : De opdracht omvat de ontwikkeling van een software platform voor facilitair management voor "Campus en Gebouw" van de Universiteit Gent. De behoeften op dit vlak hebben betrekking op volgende mogelijke functionele deeldomeinen : Vastgoed- en ruimtebeheer, Onderhoud- en assetmanagement, Werkprocessen en meldingen, Rapportering en data-analyse, Patrimoniumbeheer, Portfoliomanagement en Financieel beheer.
Identificatiecode van de procedure : 49f2be3a-3c1b-4087-8328-21f5cdae88ab
Interne identificatiecode : PPP01G-3022/5485/CG/2025/002
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Deze aankondiging van opdracht en de FMIS Selectieleidraad 2025-v2 vullen elkaar aan. In geval van tegenstrijdigheid tussen beide documenten heeft de FMIS Selectieleidraad 2025-v2 voorrang. De Universiteit Gent heeft de mogelijkheid de in deze aankondiging vermelde gunningscriteria nog te wijzigen in het bestek voor de offertefase.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor implementatie, migratie en onderhoud van een facility management information system (FMIS)
Beschrijving : De opdracht omvat de ontwikkeling van een software platform voor facilitair management voor "Campus en Gebouw" van de Universiteit Gent. De behoeften op dit vlak hebben betrekking op volgende mogelijke functionele deeldomeinen : Vastgoed- en ruimtebeheer, Onderhoud- en assetmanagement, Werkprocessen en meldingen, Rapportering en data-analyse, Patrimoniumbeheer, Portfoliomanagement en Financieel beheer.
Interne identificatiecode : CG/2025/002_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 120 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Ervaring en deskundigheid met gelijkaardige FMIS - implementaties : De kandidaat moet • ervaring aantonen in FMIS – implementaties, waarbij als minimumnorm geldt : minstens drie jaar ervaring in FMIS – implementaties, bij voorkeur ook met publieke of academische instellingen (openbare sector : overheidsinstellingen of semi-overheidsorganisaties) • zijn expertise aantonen in integraties (bv. ERP, BIM, API’s) Minimumeisen: minstens drie jaar ervaring in FMIS – implementaties, bij voorkeur ook met publieke of academische instellingen (openbare sector : overheidsinstellingen of semi-overheidsorganisaties)
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Referenties De kandidaat moet 1) Referenties voorleggen, waarbij als minimumnorm geldt : drie referenties van een gelijkwaardige implementatie in een organisatie met een vergelijkbare schaalgrootte. Er is sprake van een referentie van een gelijkwaardige implementatie in een organisatie met een vergelijkbare schaalgrootte, als de referentie, globaal genomen, 50 % bereikt van de hogervermelde voor de Universiteit Gent vermelde kerncijfers inzake gebruikers, transacties, patrimonium en onderhoudsobjecten (zie info onder figuur 1). 2) De complexiteit en schaalgrootte van de gerealiseerde projecten toelichten 3) De “lessons learned” en innovatie uit deze referenties documenteren. Voor verdere informatie en verwachtingen inzake de referenties : zie Selectieleidraad, punt 4.4. Minimumeisen: Drie referenties van een gelijkwaardige implementatie in een organisatie met een vergelijkbare schaalgrootte. Er is sprake van een referentie van een gelijkwaardige implementatie in een organisatie met een vergelijkbare schaalgrootte, als de referentie, globaal genomen, 50 % bereikt van de in de Selectieleidraad voor de Universiteit Gent vermelde kerncijfers inzake gebruikers, transacties, patrimonium en onderhoudsobjecten (zie info onder figuur 1).
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Security en Compliance : De kandidaat moet 1) Concreet aantonen aan de NIS2-richtlijn te voldoen, of aantonen dat – in afwezigheid van compliance – aan de noodzakelijke processen en naar certificering gewerkt wordt; 2) Concreet aantonen aan de GDPR wetgeving te voldoen; 3) Minstens beschikken over minstens één van de twee volgende certificeringen : ISO27001, ISO9001 (of gelijkwaardig) Dit selectiecriterium kan evenwel ook worden vervuld door andere proces- of kwaliteitsstandaarden en -normen die relevant zijn binnen de IT-sector en/of voor het applicatie-gebied van deze aanbesteding. Deze naleving kan – in afwezigheid van certificatie – geïllustreerd worden met een beschrijving van (i) beleid, (ii) interne procedures, en (iii) rollen en verantwoordelijkheden (CISO, DPO…) van de dienstverlener(s) met betrekking tot security en compliance. Voor verdere informatie, minimum documentatie en verwachtingen inzake security en compliance : zie Selectieleidraad, punt 4.5
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde buitenlandse rechterlijke of administratieve instantie, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Kwaliteit
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Implementatie, onderhoud en support
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/3022/1G/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden van de procedure :
Vermoedelijke datum van verzending van de uitnodigingen tot inschrijving : 01/07/2025
Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 31/03/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, met hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : <br> Deze opdracht heeft een initiële looptijd van vier jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. <br> Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht echter driemaal verlengd worden met een periode van twee jaar. <br> De mogelijks tienjarige looptijd van de opdracht wordt gemotiveerd door (i) de naar verwachting hoge investerings- en implementatiekosten, die voldoende gespreid moeten kunnen worden over een langere looptijd dan vier jaar, en (ii) de operationele noodzaak om continuïteit in het onderhoud en support op de uitgewerkte totaaloplossing te kunnen waarborgen.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Gent -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit Gent
Registratienummer : 0248.015.142
Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Luc Willems
Telefoon : +32 92643177
Fax : +32 92643596
Internetadres : http://www.ugent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

10. Wijziging van een aankondiging

Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd : b0e45281-e1d0-44c7-8b3c-c0316f2128a8-01
Voornaamste reden voor de wijziging : Informatie bijgewerkt
Beschrijving : De opdrachtdocumenten zijn aangepast op 28/02/25. Punt 4.4 van de Selectieleidraad handelt over de Referenties. Op pag. 15 van de Selectieleidraad wordt de laatste paragraaf, aangevuld als volgt : "Informatiesystemen waarvan de overeenkomst voor 1/1/2020 zijn gesloten, kunnen ook in aanmerking komen voor zover de kandidaat aantoont dat er na 1/1/2020 nog updates zijn geweest met nieuwe toepassingen binnen Facility en Real Estate". Vanaf heden geldt uitsluitend _v2 van de Selectieleidraad.

10.1 Wijziging van een aankondiging

Identificatiecode afdeling : PROCEDURE
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 577719cb-6d9f-494d-a4d5-69e2fb1d8744 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 28/02/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 28/02/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00141919-2025
Nummer uitgave PB S : 44/2025
Datum van bekendmaking : 04/03/2025