Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost

Die Stadt Hilden beabsichtigt die Einführung eines hybriden Postausgangs, durch den insbesondere der Massenversand von Briefen automatisiert erfolgen soll. Ein externer Dienstleister soll hierbei die Bereitstellung einer Softwarelösung sowie den vollautomatisierten Prozess des Drucks, der Kuvertierung, Frankierung und den Versand der Briefe übernehmen. Ziel ist es, den Versand von Schreiben …

CPV: 22458000 Imprimate la comandă, 64000000 Servicii poştale şi de telecomunicaţii, 64121100 Servicii de distribuire a corespondenţei
Termen limită:
10 Iulie 2025, 10:00
Tipul de termen limită:
Depunerea unei oferte
Locul de executare:
Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Organismul de alocare:
Stadt Hilden
Numărul de atribuire:
01977

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stadt Hilden
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Beschreibung : Die Stadt Hilden beabsichtigt die Einführung eines hybriden Postausgangs, durch den insbesondere der Massenversand von Briefen automatisiert erfolgen soll. Ein externer Dienstleister soll hierbei die Bereitstellung einer Softwarelösung sowie den vollautomatisierten Prozess des Drucks, der Kuvertierung, Frankierung und den Versand der Briefe übernehmen. Ziel ist es, den Versand von Schreiben effizient und kostensparend zu gestalten, dabei aber umfassende Sicherheits- und Datenschutzstandards zu wahren.
Kennung des Verfahrens : fa18ee29-29ce-4136-a783-5a07a8c8fc0c
Interne Kennung : 01977
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 64000000 Post- und Fernmeldedienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64121100 Postzustellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 22458000 Spezial-Druckerzeugnisse

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Rathaus 1
Stadt : Hilden
Postleitzahl : 40721
Land, Gliederung (NUTS) : Mettmann ( DEA1C )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : siehe Vergabeunterlagen

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPTYD7DZKX
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Beschreibung : Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Datenübermittlung: Die zu versendenden Dokumente werden durch die Auftraggeberin in unterschiedlichen Dateiformaten (z. B. PDF, Word, etc.) und Dateigrößen (bis zu 1 GB) in die bereitgestellte Software (Outputmangementsystem) eingespielt. - Verarbeitung der Druckdaten: Durch die bereitgestellte Software wird eine Auftrennung größerer Dateien sowie die weitere Konfiguration und Sortierung der zu versendenden Dokumente vorgenommen und damit eine Optimierung der Druckdaten und Versandoptionen erreicht. Einige der Dateien liegen ausschließlich im PDF-Format vor. Eine automatische Dokumentenauftrennung erfolgt in diesem Fall durch OME-Codes, wobei die Seitenzahlen der aufgetrennten Briefe variieren. - Druck und Vorbereitung für den Versand: Die zu versendenden Briefe werden durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Dienstleister gedruckt, kuvertiert und frankiert. - Versand: Die Zustellung der Postsendungen erfolgt durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Postdienstleister. Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %).
Interne Kennung : 01977

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 64000000 Post- und Fernmeldedienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64121100 Postzustellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 22458000 Spezial-Druckerzeugnisse

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Rathaus 1
Stadt : Hilden
Postleitzahl : 40721
Land, Gliederung (NUTS) : Mettmann ( DEA1C )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : siehe Vergabeunterlagen

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 1 Jahr

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3
Weitere Informationen zur Verlängerung : Verlängerung um 3 Mal 1 Jahr ist möglich.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Finanzkennzahlen
Beschreibung : - Bescheinigung, dass keine Rückstände an öffentlichen Abgaben bestehen - Bescheinigung über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (Unbedenklichkeitsbescheinigung) - Nachweis über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung oder Erklärung, diese im Auftragsfall abzuschließen - Referenzliste Bewerber (Anlage 1) - Referenzliste Postzusteller (Anlage 2) - Referenzliste Druckdienstleister (Anlage 3) - Angabe Unterauftragnehmer (Anlage 4) - Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. - Weitere Nachweise im Rahmen - der Prüfung der technischen und fachlichen Eignung: siehe Vergabeunterlagen

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Siehe Vergabeunterlagen
Beschreibung : Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %). Details, siehe Vergabeunterlagen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 70
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistungspunktzahl
Beschreibung : Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %). Details, siehe Vergabeunterlagen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 04/07/2025 23:59 +02:00
Ad-hoc-Kommunikationskanal :
Name : Elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland.

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 10/07/2025 10:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 42 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Siehe Vergabeunterlagen
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 10/07/2025 10:00 +02:00
Ort : Stadt Hilden Zentrale Vergabestelle Raum 433 Am Rathaus 1 40721 Hilden Deutschland
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln -
Informationen über die Überprüfungsfristen : -
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Stadt Hilden -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Stadt Hilden -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Stadt Hilden
Registrierungsnummer : DE121396749
Postanschrift : Am Rathaus 1
Stadt : Hilden
Postleitzahl : 40721
Land, Gliederung (NUTS) : Mettmann ( DEA1C )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrale Vergabestelle
Telefon : +49 210372-1189
Fax : +49 210372-85629
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : DE812110859
Postanschrift : Zeughausstraße 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 05c2b9f1-10cc-41c2-b0fa-d34b8ed8aca7 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 05/06/2025 15:47 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00371362-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 109/2025
Datum der Veröffentlichung : 10/06/2025