Dokumenten Management System DMS

Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients. Gesucht …

CPV: 72250000 Servicii pentru sisteme şi asistenţă
Locul de executare:
Dokumenten Management System DMS
Organismul de alocare:
Studierendenwerk München Oberbayern
Numărul de atribuire:
Verg_EU-058_24

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Studierendenwerk München Oberbayern
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Dokumenten Management System DMS
Beschreibung : Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients. Gesucht wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden zudem das externe Hosting sowie Betrieb der Gesamtlösung. Alle benötigten Komponenten und Leistungen für die Realisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sind zu berücksichtigen. Ebenso die erforderliche Projektbetreuung und Planung der Infrastruktur sowie Zeitplanung. Ebenso Schulungen für Key-User.
Kennung des Verfahrens : ae34e36f-221c-4c3f-bef0-f34ca30265ae
Interne Kennung : Verg_EU-058_24
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : München
Postleitzahl : 80802
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Dokumenten Management System DMS
Beschreibung : Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients. Gesucht wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden zudem das externe Hosting sowie Betrieb der Gesamtlösung. Alle benötigten Komponenten und Leistungen für die Realisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sind zu berücksichtigen. Ebenso die erforderliche Projektbetreuung und Planung der Infrastruktur sowie Zeitplanung. Ebenso Schulungen für Key-User.
Interne Kennung : Verg_EU-058_24

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : München
Postleitzahl : 80802
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/04/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/03/2029

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis: 50% (siehe Vergabeunterlagen)
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Technischer Wert: 40% (siehe Vergabeunterlagen)
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Servicekonzept: 10% (siehe Vergabeunterlagen)
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann : siehe Vergabeunterlagen
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, EMail oder elektronisch über das E VergabePortal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle : Vergabekammer Südbayern -
Überprüfungsstelle : Vergabekammer Südbayern -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, EMail oder elektronisch über das E VergabePortal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Studierendenwerk München Oberbayern -
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Studierendenwerk München Oberbayern -
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Studierendenwerk München Oberbayern

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 291 254,04 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : GECKO mbH
Angebot :
Kennung des Angebots : GECKO mbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Wert der Ausschreibung : 291 254,04 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Rang in der Liste der Gewinner : 1
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : Auftr./016/25
Titel : Dokumenten Management System DMS
Datum der Auswahl des Gewinners : 25/02/2025
Datum des Vertragsabschlusses : 25/03/2025
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Studierendenwerk München Oberbayern

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Studierendenwerk München Oberbayern
Registrierungsnummer : 09-9115114-11
Abteilung : Vergabestelle
Postanschrift : Leopoldstraße 15
Stadt : München
Postleitzahl : 80802
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabestelle
Telefon : +49 89381961738
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer : 08921762411
Postanschrift : Maximilianstraße 39
Stadt : München
Postleitzahl : 80538
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8921762411
Fax : +49 8921762847
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Schlichtungsstelle

8.1 ORG-9000

Offizielle Bezeichnung : GECKO mbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : DE137376652
Postanschrift : Deutsche-Med-Platz 2
Stadt : Rostock
Postleitzahl : 18057
Land, Gliederung (NUTS) : Rostock, Kreisfreie Stadt ( DE803 )
Land : Deutschland
Telefon : 000
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer
Offizielle Bezeichnung : GECKO mbH
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Deutschland
Postanschrift : Deutsche-Med-Platz 2
Stadt : Rostock
Postleitzahl : 18057
Land, Gliederung (NUTS) : DE803
Land : Deutschland
Telefon : +490381454880
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-9001

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 9edc0a67-33e2-48ad-92a8-e319c48bbd8a - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 25/03/2025 11:47 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00193002-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 60/2025
Datum der Veröffentlichung : 26/03/2025