Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen

Gegenstand der Ausschreibung ist eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in …

CPV: 48180000 Pacote de software para medicina, 72212180 Serviços de desenvolvimento de software para medicina
Prazo:
28 de Outubro de 2025 às 11:00
Tipo de prazo:
Submissão da oferta
Local de execução:
Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Local de premiação:
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Número do prémio:
ID: 2.471.447

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Beschreibung : Gegenstand der Ausschreibung ist eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in Bezug auf Patientengespräche, Therapieverläufe und Entlassungsberichte erheblich effizienter und fehlerfreier gestalten.
Kennung des Verfahrens : 5c91de89-6c9e-487e-bf6b-d90c05c73dbb
Interne Kennung : ID: 2.471.447
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48180000 Medizinsoftwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Dad Driburg
Land, Gliederung (NUTS) : Höxter ( DEA44 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Neuenahr
Land, Gliederung (NUTS) : Ahrweiler ( DEB12 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Soden-Salmünster
Land, Gliederung (NUTS) : Main-Kinzig-Kreis ( DE719 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Borkum
Land, Gliederung (NUTS) : Aurich ( DE947 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Warmbad
Land, Gliederung (NUTS) : Erzgebirgskreis ( DED42 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Marquartstein
Land, Gliederung (NUTS) : Traunstein ( DE21M )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Badenweiler
Land, Gliederung (NUTS) : Breisgau-Hochschwarzwald ( DE132 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Homburg
Land, Gliederung (NUTS) : Hochtaunuskreis ( DE718 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Püttlingen
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 578 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 578 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Korruption : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Betrug : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Zahlungsunfähigkeit : Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Beschreibung : Gegenstand der Ausschreibung ist eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in Bezug auf Patientengespräche, Therapieverläufe und Entlassungsberichte erheblich effizienter und fehlerfreier gestalten.
Interne Kennung : ID: 2.471.447

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72212180 Entwicklung von Medizinsoftware
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Der Leistungszeitraum beginnt mit einer Pilotphase für die Knappschafts-Klinik Bad Driburg, der Knappschafts-Klinik Bad Soden-Salmünster, der Knappschafts-Klinik Warmbad und der Paul-Ehrlich Klinik Bad Homburg am 01.04.2026 und endet am 30.09.2026 Nach der Pilotphase kann der Vertrag um weitere 6 Monate für alle oder auch einzelne Kliniken verlängert werden. Der Auftragnehmer wird durch den IT- Projektmanager der Reha-Kliniken spätestens zwei Wochen vor Ende der Laufzeit über das weitere Vorgehen informiert. Nach Ende der Pilotphasen können die jeweiligen Kliniken entscheiden, die entsprechenden Leistungen im Rahmen der Vertragslaufzeit abzurufen. Der Rahmenvertrag verlängert sich höchstens drei Mal jeweils um 12 Monate für alle Kliniken oder einzelne Kliniken, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit durch den jeweiligen Auftraggeber gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens am 31.03.2030. Es besteht keine Abrufverpflichtung. Wird die unter Punkt 1 Teil B (Leistungsbeschreibung) genannte Höchstmenge ausgeschöpft, endet die Abrufmöglichkeit.

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Driburg
Land, Gliederung (NUTS) : Höxter ( DEA44 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Neuenahr
Land, Gliederung (NUTS) : Ahrweiler ( DEB12 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Soden-Salmünster
Land, Gliederung (NUTS) : Main-Kinzig-Kreis ( DE719 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Borkum
Land, Gliederung (NUTS) : Aurich ( DE947 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Warmbad
Land, Gliederung (NUTS) : Erzgebirgskreis ( DED42 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Marquardstein
Land, Gliederung (NUTS) : Traunstein ( DE21M )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Badenweiler
Land, Gliederung (NUTS) : Breisgau-Hochschwarzwald ( DE132 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bad Homburg
Land, Gliederung (NUTS) : Hochtaunuskreis ( DE718 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Püttlingen
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 6 Monat

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 578 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 578 000 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein
Zusätzliche Informationen : Im Rahmen der Angebotsabgabe ist durch den Bieter eine schriftliche Ausarbeitung/Erläuterung über das Konzept der Software für die KI-Entlassungsbriefe und Dokumentation sonstiger medizinisch notwendiger Dokumentation für eine Reha sowie ein Handout zur Präsentation der Arbeitsprobe, davon bezieht sich 1 Seite auf den Datenschutz in einfachen Worten, (max. 15 Seiten) einzureichen. Ferner ist eine zusammengefasste Kurzbeschreibung von maximal 2 Seiten beizufügen. Ferner ist dem Angebot beizufügen: • Zertifikat ISO 27001:2022 • C5 Testat für Cloud-Betrieb • Lieferung der erforderlichen Dokumente nach BSI-Grundschutz • Nachweis des BSI-Grundschutz und dem Dienstleister-Assessment, vollumfängliche Erfüllung/ Unterstützung aller sich ergebenden Auditpflichten • Erläuterung des Datenschutzkonzeptes (s. Punkt 9.1 Teil B) Es wird von den Bietern erwartet, dass Sie das im Rahmen der Angebotsabgabe eingereichte Konzept in Form einer Demonstration bzw. Präsentation vor einem Sachverständigengremium der KBS schlüssig darstellen. Die Präsentation findet voraussichtlich am 20.11.2025 und/oder 21.11.2025 per Videotelefonie oder über andere geeignete digitale Kommunikationswege vor einem Sachverständigengremium statt. Der zeitliche Gesamtumfang des Präsentationstermins beträgt in jedem Fall max. 90 Minuten. Der Zeitplan ist einzuhalten.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : die den Vergabeunterlagen beifügte Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. Es ist die Anlage 9 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : die den Vergabeunterlagen beifügte Eigenerklärung zum EU Sanktionspaket gegen Russland . Es ist die Anlage 10 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt von Amts wegen an.
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : die den Vergabeunterlagen beigefügten • Anlage 4 – Musskriterien Datenschutz Auftragsverarbeitung • Anlage 5 – KBS Assessment Dienstleister • Anlage 6 – EVB-IT Cloudvertrag • Anlage 7 – Kriterienkatalog für IT-Cloudleistungen • Anlage 8 – Vertragsmuster Auftragsverarbeitung Es ist die Anlagen 4, 5, 6,7 und 8 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Qualität davon: 1. Schriftliche Darstellung und Präsentation des Konzeptes 30 % 2. Demonstration/ Präsentation einer Arbeitsprobe 40 %
Beschreibung : 70
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Gesamtwertungspreis netto
Beschreibung : 30 %

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 28/10/2025 11:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 6 Monat
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Falls Bieter Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorlegen, kann die KBS diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV unter Beachtung des Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatzes bis zum Ablauf der im Nachforderungsschreiben bestimmten Nachfrist nachfordern. Gemäß § 56 Absatz 3 VgV gilt dies grundsätzlich nicht für wesentliche Preisangaben und andere leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Ein Anspruch seitens der Bieter auf Nachforderung von Unterlagen durch die Auftraggeberin besteht nicht.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen : Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Organisation, die Angebote bearbeitet : Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Registrierungsnummer : 992-8000344
Postanschrift : Wasserstraße 215
Stadt : Bochum
Postleitzahl : 44799
Land, Gliederung (NUTS) : Bochum, Kreisfreie Stadt ( DEA51 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 234 3040
Internetadresse : www.kbs.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer : Diese Angabe liegt uns nicht vor.
Postanschrift : Kaiser-Friedrich-Str.16
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53113
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 228-94990
Fax : +49 228-9499400
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 6c2d4ba4-605d-4159-a42e-bca89ab89470 - 06
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 26/09/2025 12:22 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00635154-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 186/2025
Datum der Veröffentlichung : 29/09/2025