Lizenzverlängerung und Lizenzerweiterung der BeeSite-Lösung

Die Vertragsverlängerung mit der Firma Milch und Zucker für die Software BeeSite soll nach Vertragsende als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beschafft werden. Dieses Vergabeverfahren kann gemäß §14 Absatz 4 Nr. 2b VgV durchgeführt werden, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht …

CPV: 48000000 Pacotes de software e sistemas de informação
Local de execução:
Lizenzverlängerung und Lizenzerweiterung der BeeSite-Lösung
Local de premiação:
LVR-InfoKom
Número do prémio:
VI-2025-0009

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : LVR-InfoKom
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Lizenzverlängerung und Lizenzerweiterung der BeeSite-Lösung
Beschreibung : Die Vertragsverlängerung mit der Firma Milch und Zucker für die Software BeeSite soll nach Vertragsende als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beschafft werden. Dieses Vergabeverfahren kann gemäß §14 Absatz 4 Nr. 2b VgV durchgeführt werden, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Das Produkt BeeSite der Firma Milch und Zucker wird beim LVR in allen Bereichen umfassend für das Recruiting von neuen Mitarbeitern verwendet. Es hat eine Schnittstelle zum SAP HCM, indem die Personalstammdaten verwaltet werden und eine Schnittstelle zur elektronischen Personalakte, in der die Dokumente direkt abgelegt werden. Weiterhin ist das Produkt BeeSite in unser Karriereportal integriert und hat eine interne Schnittstelle zu Firstbird, dem Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm. Als Marktführer entspricht die Software den Anforderungen, es wurden außerdem zahlreiche zusätzlich Anpassungen vorgenommen, um die besonderen Prozesse des LVR´s abzubilden. Eine vergleichbare Lösung ist am Markt schwer zu finden und die Anpassungen an die zahlreichen Schnittstellen aufwendig. Die Einführung einer anderen Software führt zum von Grund auf neu konzipierten Recruiting im LVR, was zu erheblichen Belastungen bei den Mitarbeitern und eine Verzögerung im Bewerbungsprozess führen würde. Die Anwendung BeeSite bildet die Recruiting Prozesse optimal ab, gerade auch im Bereich der Kliniken, dem NKF oder der Ausbildung. Es lassen sich hier verschiedene Cockpits je Anwenderkreis darstellen. Weiterhin müssten alle Führungskräfte sowie die Fachkräfte in den Personalabteilungen geschult werden. Daten müssten neu erfasst werden. Dies ist mit erheblichen Mehraufwänden verbunden. Aktuell erfolgt der Releasewechsel auf das neue Release 10.1. Der Vertrag ohne ein End-Datum abgeschlossen werden. Deswegen führt ein wirtschaftliches Weiterbetreiben einer E-Recruiting Software nicht an dem Produkt der Milch und Zucker vorbei. Aus diesem Grund liegt der Tatbestand der Rechtsgrund-lage §14 Absatz 4 Nr. 2b VgV vor, demnach kann die Beschaffung als Verhandlungsverfahren oh-ne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.
Kennung des Verfahrens : d07ca34e-1ed3-490f-b679-ccb834cf197e
Interne Kennung : VI-2025-0009
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Köln
Postleitzahl : 50679
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Lizenzverlängerung und Lizenzerweiterung der BeeSite-Lösung
Beschreibung : Die Vertragsverlängerung mit der Firma Milch und Zucker für die Software BeeSite soll nach Vertragsende als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beschafft werden. Dieses Vergabeverfahren kann gemäß §14 Absatz 4 Nr. 2b VgV durchgeführt werden, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Das Produkt BeeSite der Firma Milch und Zucker wird beim LVR in allen Bereichen umfassend für das Recruiting von neuen Mitarbeitern verwendet. Es hat eine Schnittstelle zum SAP HCM, indem die Personalstammdaten verwaltet werden und eine Schnittstelle zur elektronischen Personalakte, in der die Dokumente direkt abgelegt werden. Weiterhin ist das Produkt BeeSite in unser Karriereportal integriert und hat eine interne Schnittstelle zu Firstbird, dem Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm. Als Marktführer entspricht die Software den Anforderungen, es wurden außerdem zahlreiche zusätzlich Anpassungen vorgenommen, um die besonderen Prozesse des LVR´s abzubilden. Eine vergleichbare Lösung ist am Markt schwer zu finden und die Anpassungen an die zahlreichen Schnittstellen aufwendig. Die Einführung einer anderen Software führt zum von Grund auf neu konzipierten Recruiting im LVR, was zu erheblichen Belastungen bei den Mitarbeitern und eine Verzögerung im Bewerbungsprozess führen würde. Die Anwendung BeeSite bildet die Recruiting Prozesse optimal ab, gerade auch im Bereich der Kliniken, dem NKF oder der Ausbildung. Es lassen sich hier verschiedene Cockpits je Anwenderkreis darstellen. Weiterhin müssten alle Führungskräfte sowie die Fachkräfte in den Personalabteilungen geschult werden. Daten müssten neu erfasst werden. Dies ist mit erheblichen Mehraufwänden verbunden. Aktuell erfolgt der Releasewechsel auf das neue Release 10.1. Der Vertrag ohne ein End-Datum abgeschlossen werden. Deswegen führt ein wirtschaftliches Weiterbetreiben einer E-Recruiting Software nicht an dem Produkt der Milch und Zucker vorbei. Aus diesem Grund liegt der Tatbestand der Rechtsgrund-lage §14 Absatz 4 Nr. 2b VgV vor, demnach kann die Beschaffung als Verhandlungsverfahren oh-ne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : LVR-InfoKom

6. Ergebnisse

Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung : Das Produkt BeeSite der Firma Milch und Zucker wird beim LVR in allen Bereichen umfassend für das Recruiting von neuen Mitarbeitern verwendet. Es hat eine Schnittstelle zum SAP HCM, indem die Personalstammdaten verwaltet werden und eine Schnittstelle zur elektronischen Personalakte, in der die Dokumente direkt abgelegt werden. Weiterhin ist das Produkt BeeSite in unser Karriereportal integriert und hat eine interne Schnittstelle zu Firstbird, dem Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm. Als Marktführer entspricht die Software den Anforderungen, es wurden außerdem zahlreiche zusätzlich Anpassungen vorgenommen, um die besonderen Prozesse des LVR´s abzubilden. Eine vergleichbare Lösung ist am Markt schwer zu finden und die Anpassungen an die zahlreichen Schnittstellen aufwendig. Die Einführung einer anderen Software führt zum von Grund auf neu konzipierten Recruiting im LVR, was zu erheblichen Belastungen bei den Mitarbeitern und eine Verzögerung im Bewerbungsprozess führen würde. Die Anwendung BeeSite bildet die Recruiting Prozesse optimal ab, gerade auch im Bereich der Kliniken, dem NKF oder der Ausbildung. Es lassen sich hier verschiedene Cockpits je Anwenderkreis darstellen. Weiterhin müssten alle Führungskräfte sowie die Fachkräfte in den Personalabteilungen geschult werden. Daten müssten neu erfasst werden. Dies ist mit erheblichen Mehraufwänden verbunden. Aktuell erfolgt der Releasewechsel auf das neue Release 10.1.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : milch & zucker GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : CON-0001

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : LVR-InfoKom
Registrierungsnummer : 05315-32001-93
Postanschrift : Hermann-Pünder-Str. 1
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50679
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 221809-3422
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : Leitweg-ID 05315-03002-81
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : milch & zucker GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : DE199003845
Stadt : Gießen
Postleitzahl : 35398
Land, Gliederung (NUTS) : Gießen, Landkreis ( DE721 )
Land : Deutschland
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : b643b319-86c5-4ef1-8e85-3fe5d0053d83 - 01
Formulartyp : Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung : Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 06/10/2025 12:03 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00655060-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 192/2025
Datum der Veröffentlichung : 07/10/2025