Aanschaf en implementatie (pré)depot

Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal. Sinds 2018 is het overheidsorganisaties toegestaan om volledig digitaal te archiveren. Daarvoor was het aanhouden van een fysiek (papieren) archief verplicht. Aangezien vrijwel alle gemeentelijke processen inmiddels digitaal verlopen, is er nu behoefte aan een digitaal archiveringssysteem dat …

CPV: 72252000 Serviços de arquivo informático, 72263000 Serviços de implementação de software, 72000000 Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio, 48000000 Pacotes de software e sistemas de informação, 72200000 Serviços de consultoria e de programação de software
Local de execução:
Aanschaf en implementatie (pré)depot
Local de premiação:
Gemeente Midden-Groningen
Número do prémio:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Midden-Groningen
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aanschaf en implementatie (pré)depot
Beschrijving : Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal. Sinds 2018 is het overheidsorganisaties toegestaan om volledig digitaal te archiveren. Daarvoor was het aanhouden van een fysiek (papieren) archief verplicht. Aangezien vrijwel alle gemeentelijke processen inmiddels digitaal verlopen, is er nu behoefte aan een digitaal archiveringssysteem dat volledig voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal
Identificatiecode van de procedure : 4de5b52d-ed0e-42d0-825c-85d073a9bf27
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Motivatie voor vrijwillige transparantie: De gemeente Midden-Groningen heeft behoefte aan een digitaal archiveringssysteem (E-depot) waarvan de data wordt opgeslagen op grondgebied binnen de Europese Unie. Dit laatste acht Aanbestedende dienst noodzakelijk in het licht van de (politieke) instabiliteit in Amerika en de daaraan gekoppelde, maar ook reeds bestaande, onzekerheid over de bescherming van de gemeentelijke data. In voorbereiding op een Europese aanbesteding is vastgesteld dat Divault de enige partij is die aantoonbaar kan voldoen aan de gestelde eisen en opdracht van de gemeente. Daarom is de gemeente voornemens de opdracht te gunnen via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 2.32 Aw), omdat mededinging ontbreekt vanwege de volgende technische redenen: -Voor de aanbestedende dienst is het essentieel dat de ontwikkeling van software en opslag van data plaatsvindt op Nederlands grondgebied. Dataopslag mag derhalve niet plaatsvinden op servers die zijn gevestigd op Amerikaans grondgebied. Gezien de huidige (politieke) ontwikkelingen in de Verenigde Staten, maar ook reeds bestaande contractissues/risico’s met dataopslag buiten Europa, in combinatie met de daar geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en inzagerecht, stelt de aanbestedende dienst als eis dat data uitsluitend wordt opgeslagen binnen Nederland. -Voor aanbestedende dienst is gezien de aard van de opdracht het essentieel dat het ten alle tijde beschikbaar zijn en blijven van de data met maximale beschikbaarheid is geborgd. -Voor aanbestedende dienst is het belangrijk om zelf eigenaar te zijn van de date en software. -Voor aanbestedende dienst is het belangrijk om zowel een Pré- al een E-depot af te nemen. -De opslag van persoonsgegevens vindt encrypted en fysiek plaats binnen de Europese Economische Ruimte Dit alles is randvoorwaardelijk voor Gemeente Midden-Groningen. Conclusie Het digitaal archief (E-depot) van Divault is de basis van de gemeentelijke archiveringsplicht en vervult een onmisbare rol. Gezien bovenstaande argumentatie is een beroep op artikel 2.32 van de Aanbestedingswet gerechtvaardigd. Er is geen andere leverancier beschikbaar dat deze rol kan overnemen zonder de continuïteit van de dienstverlening (over langere periode) in gevaar te brengen. De geraamde waarde is €2.000.000 gedurende de looptijd van de overeenkomst.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72252000 Computerarchiveringsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 000 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Aanschaf en implementatie (pré)E-depot
Beschrijving : De gemeente Midden-Groningen is op zoek naar een (pré)depot ten behoeve van jarenlange opslag van digitaal archiefwaardig materiaal. De overeenkomst wordt afgesloten voor 40 jaar. De Opdracht heeft een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempel. De opdrachtwaarde wordt geschat op €60.000 per jaar. Deze cijfers zijn gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/12/2025
Einddatum van de duur : 30/11/2065

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Midden-Groningen - Rechtbank Noord Nederland, locatie Groningen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Midden-Groningen
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Midden-Groningen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Midden-Groningen

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 2 000 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd wegens uitsluitende rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten
Andere rechtvaardiging : De gemeente heeft een dringende behoefte aan de inrichting van een digitaal archiveringssysteem (e-Depot). Binnen dit systeem dient tevens een softwarematig ingericht pré-depot beschikbaar te zijn, ten behoeve van documenten die niet permanent bewaard en gearchiveerd hoeven te worden.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : R5-projects B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 2 000 000 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Aanschaf en implementatie (pré)E-depot
Datum van sluiting van het contract : 21/08/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Midden-Groningen

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Midden-Groningen
Registratienummer : 30744292
Postadres : Gorecht-Oost 157
Stad : Hoogezand
Postcode : 9603 AE
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Contactpunt : Nilyün Yntema
Telefoon : +31 598373737
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord Nederland, locatie Groningen
Postadres : Guyotplein 1
Stad : Groningen
Postcode : 9712 NX
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 503166166
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : R5-projects B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 34259742
Postadres : Dillenburg 9
Stad : Uitgeest
Postcode : 1911SP
Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 1f867f5e-8783-4ac5-83a2-6e7a987dba0a - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 08/10/2025 16:15 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00666452-2025
Nummer uitgave PB S : 195/2025
Datum van bekendmaking : 10/10/2025