Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu

Hankinnan kohteena on sähköisen asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna ja sen toteutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Tarjottavan kokonaisratkaisun ja palvelun tulee sisältää kaikki palvelun käyttöönottoon, hyödyntämiseen ja jatkokehitykseen tarvittavat toiminnallisuudet ja komponentit. Kokonaisuus muodostuu asian- ja dokumentinhallinnan järjestelmästä, tiedonohjausjärjestelmästä tukien monikirjaamomallia, sähköisestä allekirjoittamisratkaisusta, eri integraatioista ja rajapinnoista muihin THL:llä käytössä …

CPV: 48000000 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne, 48310000 Pakiety oprogramowania do tworzenia dokumentów, 48311000 Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami, 48311100 System zarządzania dokumentacją, 48600000 Pakiety oprogramowania dla baz danych i operacyjne, 48613000 Elektroniczne zarządzanie danymi (EDM), 72000000 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, 72212000 Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego, 72212311 Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania dokumentami, 72322000 Usługi zarządzania danymi, 79132100 Usługi uwierzytelniania podpisu elektronicznego
Miejsce wykonania:
Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu
Miejsce udzielenia zamówienia:
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Numer nagrody:
THL/1161/2.02.06/2024

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Ostajan oikeudellinen muoto : Julkisoikeudellinen yhteisö
Pääasiallinen toimiala : Terveys

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu
Kuvaus : Hankinnan kohteena on sähköisen asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna ja sen toteutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Tarjottavan kokonaisratkaisun ja palvelun tulee sisältää kaikki palvelun käyttöönottoon, hyödyntämiseen ja jatkokehitykseen tarvittavat toiminnallisuudet ja komponentit. Kokonaisuus muodostuu asian- ja dokumentinhallinnan järjestelmästä, tiedonohjausjärjestelmästä tukien monikirjaamomallia, sähköisestä allekirjoittamisratkaisusta, eri integraatioista ja rajapinnoista muihin THL:llä käytössä oleviin järjestelmiin sekä edellä mainittujen ratkaisujen käyttöönotoista ja hallinnasta. Hankinta on tarkoitus toteuttaa vaiheistettuna siten, että sopimuskauden alussa toteutetaan kertakustanneperusteinen käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen siirrytään tuotantovaiheeseen (jatkuva palvelu). Näihin sisältyvät mm. datamigraatio, integraatioiden toteutus, konfiguroinnit, käyttöönotto, ohjeistus ja opastus, käyttökoulutus eri tasoisille käyttäjille (esim. peruskäyttäjä ja pääkäyttäjä) sekä järjestelmien jatkokehittäminen. SaaS-palveluna hankittavan ratkaisun teknistä toteutustapaa ei ole ennalta päätetty, vaan siitä voidaan neuvotella. Lisäksi hankintaa voidaan laajentaa hankinta-asiakirjoissa mainituilla optioilla, joita ovat esim. sähköisen asioinnin asiakasportaali, asianhallintaratkaisun käyttö sopimushallinnan järjestelmänä muistutus- ja huomiotoimintoineen. Täsmällisemmin hankinta on kuvattu hankinta-asiakirjoissa ja liitteissä.
Menettelyn tunniste : 3a404958-b1a2-43ba-9ee4-f0f345741052
Edellinen ilmoitus : 840a0967-53f4-4105-aa20-0efc4c3bcf1d-01
Sisäinen tunniste : THL/1161/2.02.06/2024
Menettelyn tyyppi : Kilpailullinen neuvottelumenettely
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankintaprosessin vaiheet alustavasti arvioidun aikataulun mukaisesti ovat seuraavat: Vaihe 1: Osallistujien valinta neuvottelumenettelyyn Osallistumisvaiheen ja kysymysten jättämisen aikataulu on kuvattu hankintailmoituksella. Vaihe 2: Neuvottelut Neuvottelukutsun toimitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille hankinnasta tehtävän välipäätöksen yhteydessä. • Neuvottelut tarjoajien kanssa aloitetaan alustavasti marraskuussa 2024 • Asiakas varaa oikeuden jatkaa neuvotteluita tarjoajien kanssa Q4/2024 ajan. Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto Lopullinen tarjouspyyntö lähetetään alustavasti noin 2-4 viikon sisällä neuvotteluiden päättymisestä. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu, hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen tehdään arviolta 2-6 viikon sisällä lopullisen tarjouspyynnön viimeisestä tarjousten jättöpäivästä. Vaihe 4: Palveluiden käyttöönotto Asiakkaan tarkoituksena on saada kilpailutuksen kautta hankittava ratkaisu ja sen käyttöönottoprojektin suunnittelu ja toteutusvaihe aloitettua Q2/2025 alkaessa. Ratkaisun käyttöönotolle on varattu alustavasti Q3-4/2025. Ratkaisun tuotantokäytön sekä jatkuvien palveluiden on tarkoitus alkaa aikaisintaan 1.1.2026. Käyttöönottoprojektia koskevat suunnitelmat ja aikataulut voidaan laatia täsmällisemmin neuvottelujen yhteydessä tai sopimuskauden alkaessa. Yllä on kuvattu menettelyn vaiheet pääpiirteissään. Neuvotteluvaihe voidaan jakaa useampiin osiin ja vaiheisiin menettelyn aikana. Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja se voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua. Neuvotteluiden tehtävänä on tarkentaa lopullinen tarjouspyyntö ja vaatimukset tasolle, joka mahdollistaa vertailukelpoisten ja asiakkaan tavoitteiden mukaisten asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisun tarjoamisen. Asiakas on alustavasti hahmotellut neuvotteluiden kulkua sekä sisältöä seuraavasti: • Alustavan suunnitelman mukaan neuvotteluissa käydään 1-5 kierrosta. Neuvottelumenettely voi asiakkaan harkinnan mukaan kuitenkin muodostua myös useammasta tai vähemmästä kuin ilmoitetuista neuvottelukierroksista. Kaikkien tarjoajien kanssa käydään kuitenkin yhtä monta neuvottelukierrosta. • Yhteen neuvotteluun varataan aikaa maksimissaan 4h/tarjoaja per neuvottelukierros. Neuvottelu voidaan pitää lyhyempänä Asiakkaan päätöksellä tai jos käsiteltävä asia on saatu nopeammin päätökseen. Neuvottelukierroksen puolivälissä pidetään n. 15 minuutin tauko. • Neuvotteluiden kieli on suomi ja materiaalin tulee olla suomenkielistä. Neuvottelut käydään pääsääntöisesti THL:n tiloissa, mutta neuvotteluissa on mahdollista hyödyntää myös Microsoft Teams -kollaboraatiotyökalua sekä sähköpostitse lähetettäviä lisäkirjeitä (esim. kysymyspatterit, joihin vaaditaan kirjallisia vastauksia). Asiakas varaa oikeuden nauhoittaa neuvottelut. • Neuvotteluissa tarjoajan odotetaan kertovan näkemyksiään käsiteltäviin asioihin, tuovan esiin mahdollisen toteutuksen riskejä, palvelun hintaan ja laatuun vaikuttavia tekijöitä sekä omia ratkaisuvaihtoehtojaan asiakkaan erityistarpeisiin. • Asiakas lähettää erillisen neuvottelukutsun neuvotteluvaiheeseen valituille tarjoajille. Ensimmäisellä neuvottelukierroksella tarjoajat esittävät ylätason ratkaisuehdotukseksensa asiakkaan neuvottelukutsussa kuvaamiin tarpeisiin. • Lisäneuvottelukierroksia voidaan varata mahdollisesti aikaisemmissa vaiheissa auki jääneiden asioiden sekä neuvotteluiden aikana mahdollisesti esiin tulleiden uusien asioiden käsittelyyn. • Asiakas voi käyttää neuvotteluissa asiantuntijoina ulkopuolisia henkilöitä, jotka eivät kuitenkaan ole tarjoajan suoria kilpailijoita ja jotka eivät osallistu tarjoajana tähän kilpailutukseen • Neuvotteluiden päätyttyä asiakas lähettää lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajat jättävät lopulliset tarjoukset.

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48310000 Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48311000 Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48311100 Asiakirjojen hallintajärjestelmä
Lisäluokitus ( cpv ): 48600000 Tietokanta- ja käyttöohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48613000 Elektroninen tiedonhallinta
Lisäluokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 72212000 Sovellusohjelmiston ohjelmointipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72212311 Asiakirjojen hallintaohjelmistojen kehittämispalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72322000 Tiedonhallinta
Lisäluokitus ( cpv ): 79132100 Sähköisten allekirjoitusten varmennepalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella
Lisätiedot : Helsinki

2.1.3 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 6 500 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Tarjouskilpailukutsuna käytetyn ennakkoilmoituksen voimassaolo päättynyt
Lisätiedot : Tämän osallistumispyynnön pisteytystä ja vertailua koskevat lisätiedot ovat liitteessä 2 "Ohjeet ja osallistumishakemusten vertailuperusteet". Ehdokkaan soveltuvuutta mitataan tämän aikaisempien vastaavien toimeksiantojen toteutusten (referenssit) perusteella sekä osallistumispyynnön pisteytettävien soveltuvuusehtojen mukaisesti. Pisteet jakautuvat osallistumispyynnöllä seuraavasti: 1. Ehdokkaan kokemus vastaavista toimeksiannoista (referenssit), 50% 2. Ehdokkaan vastaukset osallistumispyynnön pisteytettäviin vaatimuksiin, 50%
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu
Kuvaus : Hankinnan kohteena on sähköisen asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna ja sen toteutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Tarjottavan kokonaisratkaisun ja palvelun tulee sisältää kaikki palvelun käyttöönottoon, hyödyntämiseen ja jatkokehitykseen tarvittavat toiminnallisuudet ja komponentit. Kokonaisuus muodostuu asian- ja dokumentinhallinnan järjestelmästä, tiedonohjausjärjestelmästä tukien monikirjaamomallia, sähköisestä allekirjoittamisratkaisusta, eri integraatioista ja rajapinnoista muihin THL:llä käytössä oleviin järjestelmiin sekä edellä mainittujen ratkaisujen käyttöönotoista ja hallinnasta. Hankinta on tarkoitus toteuttaa vaiheistettuna siten, että sopimuskauden alussa toteutetaan kertakustanneperusteinen käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen siirrytään tuotantovaiheeseen (jatkuva palvelu). Näihin sisältyvät mm. datamigraatio, integraatioiden toteutus, konfiguroinnit, käyttöönotto, ohjeistus ja opastus, käyttökoulutus eri tasoisille käyttäjille (esim. peruskäyttäjä ja pääkäyttäjä) sekä järjestelmien jatkokehittäminen. SaaS-palveluna hankittavan ratkaisun teknistä toteutustapaa ei ole ennalta päätetty, vaan siitä voidaan neuvotella. Lisäksi hankintaa voidaan laajentaa hankinta-asiakirjoissa mainituilla optioilla, joita ovat esim. sähköisen asioinnin asiakasportaali, asianhallintaratkaisun käyttö sopimushallinnan järjestelmänä muistutus- ja huomiotoimintoineen. Täsmällisemmin hankinta on kuvattu hankinta-asiakirjoissa ja liitteissä.
Sisäinen tunniste : THL/1161/2.02.06/2024

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48310000 Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48311000 Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48311100 Asiakirjojen hallintajärjestelmä
Lisäluokitus ( cpv ): 48600000 Tietokanta- ja käyttöohjelmatuotteet
Lisäluokitus ( cpv ): 48613000 Elektroninen tiedonhallinta
Lisäluokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 72212000 Sovellusohjelmiston ohjelmointipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72212311 Asiakirjojen hallintaohjelmistojen kehittämispalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72322000 Tiedonhallinta
Lisäluokitus ( cpv ): 79132100 Sähköisten allekirjoitusten varmennepalvelut

5.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella
Lisätiedot : Helsinki

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 27/06/2025
Päättymispäivä : 26/06/2029

5.1.5 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 6 500 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Lisätiedot : Tämän osallistumispyynnön pisteytystä ja vertailua koskevat lisätiedot ovat liitteessä 2 "Ohjeet ja osallistumishakemusten vertailuperusteet". Ehdokkaan soveltuvuutta mitataan tämän aikaisempien vastaavien toimeksiantojen toteutusten (referenssit) perusteella sekä osallistumispyynnön pisteytettävien soveltuvuusehtojen mukaisesti. Pisteet jakautuvat osallistumispyynnöllä seuraavasti: 1. Ehdokkaan kokemus vastaavista toimeksiannoista (referenssit), 50% 2. Ehdokkaan vastaukset osallistumispyynnön pisteytettäviin vaatimuksiin, 50%

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa, Oikeudenmukaiset työolot

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Referenssit
Kuvaus : Ehdokkaan referenssitoteutusten vertailu osana kilpailullista neuvottelumenettelyä.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 50
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Soveltuvuusehdot
Kuvaus : Ehdokkaan soveltuvuutta mittaavien vaatimusten täyttyminen (pisteytys) kilpailullisen neuvottelumenettelyn osallistumispyyntövaiheessa.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 50

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Puitejärjestely, johon ei liity uudelleen kilpailuttamista
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Tietoa muutoksenhaun määräajoista : Tarjouspyynnön ja hankintapäätöksen mukaisesti.
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Maksun suorittava organisaatio : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

6. Tulokset

Kaikkien tällä ilmoituksella ilmoitettujen sopimusten arvo : 6 500 000 Euro
Puitejärjestelyjen enimmäisarvo tässä ilmoituksessa : 6 500 000 Euro
Puitejärjestelyjen likimääräinen arvo : 1 700 000 Euro

6.1 Tulokset – Osan tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.
Puitejärjestely :
Puitejärjestelyn enimmäisarvo : 6 500 000 Euro
Puitejärjestelyn uudelleenarvioitu arvo : 1 700 000 Euro

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : Innofactor Software Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : tenderReference-4102417-847170
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 1 253 000 Euro
Alihankinta : Kyllä
Alihankinnan arvo tiedossa : ei
Alihankinnan prosenttiosuus tiedossa : ei
Kuvaus : Innofactor Software Oy toimii Innofactor Oyj:n (emoyhtiön) alihankkijana
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : THL/1161/2.02.06/2024 / Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu
Sopimuksen tekopäivä : 27/06/2025
Sopimus tehdään puitejärjestelyn puitteissa : kyllä
Ilmoitus, joka loi puitesopimuksen : 601355-2024
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Mikroyrityksiltä taikka pieniltä tai keskisuurilta yrityksiltä saadut tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 2

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Rekisterinumero : 2229500-6
Postiosoite : PL 30
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00271
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, keskitetty hankintatoimi
Sähköposti : kilpailutus@thl.fi
Puhelin : +358 295246000
Internetosoite : http://www.thl.fi/
Tämän organisaation roolit :
Ostaja
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan
Maksun suorittava organisaatio

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Innofactor Software Oy
Organisaation koko : Pieni
Rekisterinumero : 1639021-8
Postiosoite : Keilaranta 9
Postitoimipaikka : Espoo
Postinumero : 02150
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Tämän organisaation roolit :
Tarjoaja
Näiden osien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 1ca1232e-a708-42d9-89dc-46df16d4090c - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 10/09/2025 11:13 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 10/09/2025 11:14 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00592372-2025
EUVL S -lehden numero : 174/2025
Julkaisupäivä : 11/09/2025