Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner

Opgavens titel er ”Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner”. Digitaliseringsstyrelsen nuværende kaffemaskiner er forældede og serviceaftalen med den eksisterende leverandør står til at udløbe. Antallet af medarbejdere i styrelsen er desuden vokset, hvorfor der er behov for flere kaffemaskiner end hidtil. Formålet med indkøbet er at anskaffe en …

CPV: 39000000 Meble (włącznie z biurowymi), wyposażenie, urządzenia domowe (z wyłączeniem oświetlenia) i środki czyszczące, 03131100 Ziarna kawy
Termin:
30 października 2025 11:00
Rodzaj terminu:
Złożenie oferty
Miejsce wykonania:
Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner
Miejsce udzielenia zamówienia:
Digitaliseringsstyrelsen
Numer nagrody:
3b8f6509-41bd-4be8-a205-d0db7a09a212

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Digitaliseringsstyrelsen
Køberens retlige status : Central regeringsmyndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner
Beskrivelse : Opgavens titel er ”Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner”. Digitaliseringsstyrelsen nuværende kaffemaskiner er forældede og serviceaftalen med den eksisterende leverandør står til at udløbe. Antallet af medarbejdere i styrelsen er desuden vokset, hvorfor der er behov for flere kaffemaskiner end hidtil. Formålet med indkøbet er at anskaffe en samlet aftale, der dækker digitaliseringsstyrelsens behov for anskaffelse af nye kaffemaskiner samt løfter kvaliteten på kaffeløsningen. Leverandøren skal levere og installere syv kaffemaskiner. Hver kaffemaskine skal dagligt betjene op til 75 medarbejdere i tidsrummet 08:00-17:00. Kundens nuværende forbrug af kaffebønner er i alt 1500 kg/årligt, men forbruget forventes at variere naturligt for hvert år. Der skal indgås en kontrakt på følgende hovedydelse: • Levering af 7 kaffemaskiner, inkl. levering og installation Derudover omfatter kontrakten: • Serviceaftale på fem år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) • Kaffeaftale på tre år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Identifikator for proceduren : 48e86f71-38a8-4012-b200-81573a108ca5
Intern ID : 3b8f6509-41bd-4be8-a205-d0db7a09a212
Udbudsprocedure : Offentligt udbud
Proceduren er en hasteprocedure : nej
Hovedpunkterne i proceduren : Mandag den 20. oktober kl. 13.00 har tilbudsgiver mulighed for at deltage i besigtigelse af de lokationer (caféer), hvor kaffemaskinerne skal installeres. Tilmeldingsfristen for besigtigelsen er: Fredag den 17. oktober. Tilbudsgivers spørgefrist er 21. oktober. Udbudsproceduren omfatter kvalitetstest af de tilbudte kaffemaskiner som beskrevet under "aftalens genstand" ovenfor. Mandag den 3. november - onsdag den 5. november er afsat til testdage. Invitation til test forventes sendt den 30. eller 31. oktober.

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 39000000 Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler
Supplerende klassifikation ( cpv ): 03131100 Kaffebønner

2.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Landgreven 4
By : København
Postnummer : 1301
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 2 200 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Det kommende EU-udbud omfatter én samlet kontrakt, hvorfor årsagen til, at opgaven ikke udbydes i særskilte delkontrakter af hensyn til SMV’er det såkaldte ”opdel eller forklar”-princip, jf. udbudsloven § 49, stk. 2. Aftalen omfatter levering af: - 7 kaffemaskiner - Serviceaftale på 5 m. mulighed for forlængelse med 2x1år - Kaffeaftale på 3 år m. mulighed for forlængelse med 2x1år I forbindelse med udarbejdelsen af udbuddet er der kigget på forskellige opdelingsscenarier: 1. Opdeling ud fra antal kaffemaskiner 2. Opdeling ud fra leveringsaftale Ad 1.) Såfremt udbuddets opdeles i delkontrakter på baggrund af antal kaffemaskiner, går stordriftsfordelen for indkøbet tabt. Dertil vil Digitaliseringsstyrelsen få uforholdsmæssigt høje transaktionsomkostninger i forbindelse med kontraktstyringen i ved levering af maskiner, service og kaffe på >1 leverandører. Derfor opdeles kontrakten ikke på baggrund af antal kaffemaskiner. Ad 2.) Digitaliseringsstyrelsen har erfaringer med de uhensigtsmæssigheder er opstår i praksis, når det ikke er kaffemaskinens producent, som faktisk yder den nødvendige service på maskinen. Dertil risikerer man at tabe eventuelle garantier, som producenten tilbyder, hvis tredjemand åbner maskinerne og udfører service. Derfor er der et ønske om, at service foretages kaffemaskinernes egen leverandør indtil de er afskrevet (eller tilnærmelsesvist afskrevet). I forbindelse med forberedelserne til tidligere proces for tilbudsindhentning havde foretog Digitaliseringsstyrelsen dialog med markedet, som entydigt viste at det er en del af leverandørernes forretningsmodel at levere både service og kaffe, idet det er mest attraktivt for leverandørerne at levere kaffemaskiner og kaffebønner som en samlet løsning. På baggrund heraf blev det besluttet at gøre aftalen så attraktiv for markedet som muligt. Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU

2.1.6 Udelukkelsesgrunde

Kilder til grundlag for udelukkelse : Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD)

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner
Beskrivelse : Opgavens titel er ”Aftale om levering af kaffemaskiner, serviceaftale og kaffebønner”. Digitaliseringsstyrelsen nuværende kaffemaskiner er forældede og serviceaftalen med den eksisterende leverandør står til at udløbe. Antallet af medarbejdere i styrelsen er desuden vokset, hvorfor der er behov for flere kaffemaskiner end hidtil. Formålet med indkøbet er at anskaffe en samlet aftale, der dækker digitaliseringsstyrelsens behov for anskaffelse af nye kaffemaskiner samt løfter kvaliteten på kaffeløsningen. Leverandøren skal levere og installere syv kaffemaskiner. Hver kaffemaskine skal dagligt betjene op til 75 medarbejdere i tidsrummet 08:00-17:00. Kundens nuværende forbrug af kaffebønner er i alt 1500 kg/årligt, men forbruget forventes at variere naturligt for hvert år. Der skal indgås en kontrakt på følgende hovedydelse: • Levering af 7 kaffemaskiner, inkl. levering og installation Derudover omfatter kontrakten: • Serviceaftale på fem år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) • Kaffeaftale på tre år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Intern ID : 966b19f7-fb50-4613-92ec-feadcb919fef

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 39000000 Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler
Supplerende klassifikation ( cpv ): 03131100 Kaffebønner
Mængde : 7 styk
Valgmuligheder :
Beskrivelse af optioner : Option på forlængelse af serviceaftale: 2 optioner á 1 år pr. option Option på forlængelse af kaffeaftale: 2 optioner á 1 år pr. option

5.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Landgreven 4
By : København
Postnummer : 1301
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger :

5.1.3 Anslået varighed

Varighed : 7 År

5.1.4 Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2
Yderligere oplysninger om fornyelser : • Serviceaftale på fem år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år) • Kaffeaftale på tre år med mulighed for forlængelse (option á 2x1år)

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 2 200 000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) : ja
Oplysninger om tidligere bekendtgørelser :
ID for den foregående bekendtgørelse : 447626-2025
Yderligere oplysninger : Det kommende EU-udbud omfatter én samlet kontrakt, hvorfor årsagen til, at opgaven ikke udbydes i særskilte delkontrakter af hensyn til SMV’er det såkaldte ”opdel eller forklar”-princip, jf. udbudsloven § 49, stk. 2. Aftalen omfatter levering af: - 7 kaffemaskiner - Serviceaftale på 5 m. mulighed for forlængelse med 2x1år - Kaffeaftale på 3 år m. mulighed for forlængelse med 2x1år I forbindelse med udarbejdelsen af udbuddet er der kigget på forskellige opdelingsscenarier: 1. Opdeling ud fra antal kaffemaskiner 2. Opdeling ud fra leveringsaftale Ad 1.) Såfremt udbuddets opdeles i delkontrakter på baggrund af antal kaffemaskiner, går stordriftsfordelen for indkøbet tabt. Dertil vil Digitaliseringsstyrelsen få uforholdsmæssigt høje transaktionsomkostninger i forbindelse med kontraktstyringen i ved levering af maskiner, service og kaffe på >1 leverandører. Derfor opdeles kontrakten ikke på baggrund af antal kaffemaskiner. Ad 2.) Digitaliseringsstyrelsen har erfaringer med de uhensigtsmæssigheder er opstår i praksis, når det ikke er kaffemaskinens producent, som faktisk yder den nødvendige service på maskinen. Dertil risikerer man at tabe eventuelle garantier, som producenten tilbyder, hvis tredjemand åbner maskinerne og udfører service. Derfor er der et ønske om, at service foretages kaffemaskinernes egen leverandør indtil de er afskrevet (eller tilnærmelsesvist afskrevet). I forbindelse med forberedelserne til tidligere proces for tilbudsindhentning havde foretog Digitaliseringsstyrelsen dialog med markedet, som entydigt viste at det er en del af leverandørernes forretningsmodel at levere både service og kaffe, idet det er mest attraktivt for leverandørerne at levere kaffemaskiner og kaffebønner som en samlet løsning. På baggrund heraf blev det besluttet at gøre aftalen så attraktiv for markedet som muligt. Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

5.1.7 Strategiske udbud

Grønne udbudskriterier : Ingen kriterier for grønne offentlige udbud

5.1.9 Udvælgelseskriterier

Kilder til udvælgelseskriterier : Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), Bekendtgørelse
Kriterium : Andre økonomiske eller finansielle krav
Beskrivelse : • Gældende produktansvarsforsikring, erhvervsansvarsforsikring eller produkt- og erhvervsansvarsforsikring på minimum DKK 1000000. Tilbudsgiver angiver i ESPD DEL IV ”Udvælgelseskriterier”, ved de enkelte kriterier, hvorledes tilbudsgiver opfylder minimumskravene til opfyldelse af kriterierne. I forhold til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, skal tilbudsgiver fremlægge følgende dokumentation: Som dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver på Kundens anmodning herom fremlægge: Forsikringspolicen eller lignende aftaledokument som påviser det gældende forsikringsforhold.
Kriterium : Referencer på specificerede leverancer
Beskrivelse : • Minimum 2 referencer på lignende opgaver, defineret som opgaver om levering af mere end 3 kaffemaskiner til offentlige myndigheder (såsom ministerier, styrelser, kommuner eller regioner) eller større private virksomheder. Referencerne mål ikke være ældre end 3 år. Som dokumentation for teknisk og faglig formåen skal tilbudsgiver på Kundens anmodning herom fremsende kontaktoplysninger til kunden, leveringsbekræftelse eller lignende forhold, som dokumenterer referencen.

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Evaluering af underkriteriet Pris på baggrund af en pointmodel
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 40
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Kvalitetstest
Beskrivelse : Efter tilbudsfristen inviteres konditionsmæssige tilbudsgiver til kvalitetstest, hvor Digitaliseringsstyrelsens testpanel tester den tilbudte kaffemaskiner og kaffebønner.
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 50
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Leveringstid
Beskrivelse : Kriteriet evalueres efter en pointmodel, hvor point tildeles relativt i forhold til de tilbudte leveringstider i et spænd , der svarer til antal leveringsdage mellem kontraktindgåelse frem til opgavens leveringsfrist, fratrukket lukkedage i julen, jf. krav nr. 7, kravsspecifikationen (bilag 1).
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 10

5.1.11 Udbudsdokumenter

Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk
Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 30/10/2025 11:00 +00:00

5.1.12 Udbudsvilkår

Vilkår for indgivelse :
Elektronisk indgivelse : Påkrævet
Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk
Elektronisk katalog : Tilladt
Alternative tilbud : Ikke tilladt
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt
Frist for modtagelse af tilbud : 30/10/2025 11:00 +00:00
Vedståelsesfrist for tilbuddet : 6 Måned
Oplysninger om offentlig iværksættelse :
Åbningsdato : 30/10/2025 11:10 +00:00
Yderligere oplysninger : Ved tilbudsfristen vil der ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud.
Betingelser for kontraktens udførelse :
Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej
Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Senest leveringsfrist: 12. januar 2026 Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Der kræves en fortrolighedsaftale : nej
Elektronisk fakturering : Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : ja
Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja
Oplysninger om finansiering og betaling : Fakturaer skal sendes elektronisk via EAN, øvrige betalingsvilkår fremgår af kontrakten (bilag 2)

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Klagenævnet for Udbud
Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud
Oplysninger om klagefrister : I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4; 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angående miljøbeskyttelse på det sted, hvor kontrakten skal udføres : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angående sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår på det sted, hvor kontrakten skal udføres : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Digitaliseringsstyrelsen
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Digitaliseringsstyrelsen
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Digitaliseringsstyrelsen
Organisation, der behandler tilbud : Digitaliseringsstyrelsen

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Digitaliseringsstyrelsen
Registreringsnummer : 34 05 11 78
Postadresse : Landgreven 4
By : København K
Postnummer : 1301
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Johanne Lam Rasmussen
Telefon : 21165323
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse
Organisation, der behandler tilbud

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Enhed : Klagenævnet for Udbud
Telefon : +45 72405600
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager
Organisation med ansvar for mægling
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angående miljøbeskyttelse på det sted, hvor kontrakten skal udføres
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angående sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår på det sted, hvor kontrakten skal udføres

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Telefon : +45 41715000
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 6a6359fe-b807-4881-b853-38323683927c - 01
Formulartype : Konkurrencevilkår
Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 08/10/2025 21:12 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 08/10/2025 21:18 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk
Bekendtgørelsesnummer : 00666494-2025
EUT-S-nummer : 195/2025
Offentliggørelsesdato : 10/10/2025