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1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Vergabe Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB

Beschreibung : Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.

Kennung des Verfahrens : a7973a43-46cf-425a-907c-dcdbf175d42f

Interne Kennung : Erweiterung Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen

Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Mannheim

Land, Gliederung (NUTS) : Mannheim, Stadtkreis ( DE126 )

Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - § 132 Abs. 2 Nr. 2

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB

Beschreibung : Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.

Interne Kennung : Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen

Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Mannheim

Land, Gliederung (NUTS) : Mannheim, Stadtkreis ( DE126 )

Land : Deutschland

Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 16/06/2025

Andere Laufzeit : Unbegrenzt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Baden-Württemberg -

Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 Absatz 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene -

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene -

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 152 209,84 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :

Offizielle Bezeichnung : OCLC GmbH

Angebot :

Kennung des Angebots : Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB / OCLC

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000

Wert der Ausschreibung : 152 209,84 Euro

Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja

Vergabe von Unteraufträgen : Nein

Informationen zum Auftrag :

Kennung des Auftrags : Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB

Datum der Auswahl des Gewinners : 08/05/2025

Datum des Vertragsabschlusses : 08/05/2025

7. Änderung

7.1 Änderung

Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung : 448219-2024

Identifikator des geänderten Vertrags : CON-0000

Grund für die Änderung : Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.

Beschreibung : Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen. Die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim ist Teil des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg unter der Fachaufsicht der Universitätsbibliothek. Universitätseinheitlich und in Abstimmung mit der UB Heidelberg nutzt die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim bisher das Bibliothekssystem SISIS SunRise der Firma OCLC. Um dem spezifischen Bedarf am Standort Mannheim nachzukommen, verfügt die Medizinische Fakultät Mannheim über ein eigenes Erwerbungs-, Katalog- und Ausleihsystem der Anbieterfirma OCLC, das dem System (und Versionsstand) des Bibliotheks-Verwaltungssystems der UB Heidelberg entspricht. Durch diese Kongruenz können unter der Fachbetreuung der UB Heidelberg zahlreiche Soft-ware-Programme z.B. zur Datenübernahme aus überregionalen Verbundkatalogen gemein-sam ressourcensparend genutzt und dadurch Synergieeffekte erzielt werden. Dabei weist die Konfiguration des Mannheimer Systems aber auch eine Vielzahl von Spezifika auf, die dazu dienen, die angebotenen Dienste passgenau auf die unterschiedlichen Nutzergruppen zuschneiden und Sonderbedingungen je Nutzergruppe abbilden zu können (s. Berechtigungen, Authentifizierung für den externen Zugriff auf elektronische Ressourcen so-wie für verschiedenste weitere Dienste gegen das Bibliothekssystem, lokale Bestandsinformationen, etc.). Diese standortbezogenen Sonderbedingungen machen auch beim Systemwechsel eine eigene Instanz für die Medizinische Fakultät Mannheim erforderlich. Die beschriebene Balance zwischen dem Einsatz des universitätsweit einheitlichen Bibliotheksmanagementsystems einerseits und der Flexibilität einer eigenen Instanz kann nur mit dem Umstieg auf WMS gewahrt bleiben. Über die Instanzen hinweg ergeben sich darüber hinaus in WMS neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und somit verstärkte Synergieeffekte. So können beispielsweise bei der Verwaltung von elektronischen Medien gemeinsam lizenzierte Kollektionen und Pakete geteilt und gemanagt werden. Lieferantendaten können gemeinsam genutzt und im Bereich der Statistiken, die für die regelmäßige Wirtschaftlichkeitsprüfung unerlässlich sind, Reports zwischen den Instanzen zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise können die Arbeitsvorgänge im System durch Vermeidung von Doppelarbeit optimiert werden. Auch im Hinblick auf die Nutzerrecherche bringt das Betreiben des gleichen Systems entscheidende Vorteile. So kann der Medien-Bestand der Medizinischen Fakultät Mannheim solo recherchiert werden, mit einem Klick aber auch Instanzen-übergreifend der Gesamtbestand der Universität, und zwar ohne das End User Interface zu wechseln. Hinzuzufügen ist schließlich, dass die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim bei einem Umstieg auf ein anderes System als WMS als einzige Einrichtung innerhalb des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg isoliert wäre. Der grundsätzliche Wissensaustausch auf fachlich-technischer Ebene, auch im Hinblick auf die Parametrisierung des Systems, so-wie Supportmöglichkeiten durch die Universitätsbibliothek als fachvorgesetzte Einrichtung sind nur bei einem universitätsweit einheitlichen System gegeben.

7.1.1 Änderung

Beschreibung der Änderungen : Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene

Registrierungsnummer : 08-A3529-39

Abteilung : Abteilung 4.1 – Haushalt und Beschaffung, Sachgebiet Beschaffung, Vergabstelle

Stadt : Heidelberg

Postleitzahl : 69117

Land, Gliederung (NUTS) : Heidelberg, Stadtkreis ( DE125 )

Land : Deutschland

Kontaktperson : Abteilung 4.1 – Haushalt und Beschaffung / Vergabestelle

E-Mail : vergabe@zuv.uni-heidelberg.de

Telefon : +49 6221 54 12452

Fax : +49 6221 54 1612220

Internetadresse : https://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html

Rollen dieser Organisation :

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : OCLC GmbH

Registrierungsnummer : DE 179 331 531

Postanschrift : Am Bahnhofsplatz 1

Stadt : Böhl-Iggelheim

Postleitzahl : 67459

Land, Gliederung (NUTS) : Rhein-Pfalz-Kreis ( DEB3I )

Land : Deutschland

E-Mail : deutschland@oclc.org

Telefon : +49 (0)89 24 88 572 00

Fax : +49 (0)89 24 88 572 99

Internetadresse : https://www.oclc.org/de/home.html

Rollen dieser Organisation :

Bieter

Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Baden-Württemberg

Registrierungsnummer : 08-A9866-40

Stadt : Karlsruhe

Postleitzahl : 76137

Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Stadtkreis ( DE122 )

Land : Deutschland

E-Mail : vergabekammer@rpk.bwl.de

Telefon : +497219268730

Rollen dieser Organisation :

Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83

Stadt : Bonn

Postleitzahl : 53119

Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )

Land : Deutschland

E-Mail : noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon : +49228996100

Rollen dieser Organisation :

TED eSender