Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna

Rovaniemen kaupunki suunnittelee kilpailuttavansa kokonaisvaltaisen asianhallintaratkaisun loppuvuoden 2025 aikana. Asianhallintaratkaisun tulee täyttää julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain asianhallinnan vaatimukset ja olla Sähke2-suosituksen (KA/12266/07.01.01.00/2022) sekä tiedonhallintalautakunnan suosituksen Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (2023:76) mukainen. Asianhallintaratkaisun tulee sisältää seuraavat ominaisuudet/toiminnallisuudet: - Asianhallinta - Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja ylläpitäminen - Viranhaltijapäätösten laatiminen - Toimielinten kokousten hallinta …

CPV: 72512000 Documentbeheerdiensten, 48000000 Software en informatiesystemen, 48311100 Systeem voor documentenbeheer, 48810000 Informatiesystemen, 72210000 Programmering van softwarepakketten, 72212900 Diensten voor ontwikkeling van diverse software en computersystemen, 72227000 Advies over software-integratie, 72250000 Systeem- en ondersteuningsdiensten, 72260000 Diensten in verband met software, 72600000 Diensten voor computerondersteuning en -advies
Plaats van uitvoering:
Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna
Toekennende instantie:
Rovaniemen kaupunki
Gunningsnummer:
ROIDno-2024-1664

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Rovaniemen kaupunki
Ostajan oikeudellinen muoto : Julkisoikeudellinen yhteisö
Pääasiallinen toimiala : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna
Kuvaus : Rovaniemen kaupunki suunnittelee kilpailuttavansa kokonaisvaltaisen asianhallintaratkaisun loppuvuoden 2025 aikana. Asianhallintaratkaisun tulee täyttää julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain asianhallinnan vaatimukset ja olla Sähke2-suosituksen (KA/12266/07.01.01.00/2022) sekä tiedonhallintalautakunnan suosituksen Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (2023:76) mukainen. Asianhallintaratkaisun tulee sisältää seuraavat ominaisuudet/toiminnallisuudet: - Asianhallinta - Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja ylläpitäminen - Viranhaltijapäätösten laatiminen - Toimielinten kokousten hallinta ja kokousasiakirjojen laatiminen - Sähköinen kokous - Sopimusten hallinta - Julkaisuympäristö ja julkiasutoiminnot - Hakutoiminnot ja raportointi - Sähköinen allekirjoitus - Sähköinen asiointi - Sähköinen arkistointi (optio) Ennakkotietoilmoitukseen liittyy kutsu markkinavuoropuheluun, jossa hankinnasta kiinnostuneilla toimittajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa markkinavuoropuhelua Rovaniemen kaupungin kanssa. Hankintayksikkö suunnittelee pitävänsä markkinavuoropuheluun liittyvän yleisinfon kaikille markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille yrityksille to 15.5. klo 13.00 - 14.00. Rovaniemi suunnittelee käyvänsä vuoden 2025 toisen ja kolmannen vuosineljänneksen aikana 1 - 3 markkinavuoropuhelukierrosta, joista osa on kirjallisia markkinavuoropuhelukierroksia ja osa markkinavuoropuhelutapaamisia. Mahdollisten tapaamisten toteutustapa (esim.Teams) vahvistetaan myöhemmin. Kaikki tässä ennakkoilmoituksessa kerrotut tiedot ovat alustavia. Tähän ennakkoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Ennakkoilmoitus ei velvoita Rovaniemen kaupunkia toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittamaan ke 30.4.2025 kuluessa kiinnostuksensa osallistua markkinavuoropuheluun lähettämällä tiedot yhteyshenkilöstä ja hänen yhteystiedoistaan osoitteeseen: kilpailutus@hansel.fi otsikolla: "Rovaniemi, Asianhallinta". Markkinakartoitukseen osallistuneille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hansel Oy toimii tässä markkinavuoropuhelussa konsultatiivisessa roolissa.
Sisäinen tunniste : ROIDno-2024-1664

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72512000 Asiakirjahallintapalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48311100 Asiakirjojen hallintajärjestelmä
Lisäluokitus ( cpv ): 48810000 Tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 72210000 Valmisohjelmien ohjelmointipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72212900 Erilaiset ohjelmistojen ja tietokonejärjestelmien kehittämispalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72227000 Ohjelmiston integrointia koskevat konsulttipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72250000 Järjestelmä- ja tukipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72260000 Ohjelmistoihin liittyvät palvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72600000 Tietotekniset tuki- ja neuvontapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

3. Osa

3.1 Osan tekninen tunniste : PAR-0000

Ilmoituksen nimi : Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna
Kuvaus : Rovaniemen kaupunki suunnittelee kilpailuttavansa kokonaisvaltaisen asianhallintaratkaisun loppuvuoden 2025 aikana. Asianhallintaratkaisun tulee täyttää julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain asianhallinnan vaatimukset ja olla Sähke2-suosituksen (KA/12266/07.01.01.00/2022) sekä tiedonhallintalautakunnan suosituksen Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (2023:76) mukainen. Asianhallintaratkaisun tulee sisältää seuraavat ominaisuudet/toiminnallisuudet: - Asianhallinta - Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja ylläpitäminen - Viranhaltijapäätösten laatiminen - Toimielinten kokousten hallinta ja kokousasiakirjojen laatiminen - Sähköinen kokous - Sopimusten hallinta - Julkaisuympäristö ja julkiasutoiminnot - Hakutoiminnot ja raportointi - Sähköinen allekirjoitus - Sähköinen asiointi - Sähköinen arkistointi (optio) Ennakkotietoilmoitukseen liittyy kutsu markkinavuoropuheluun, jossa hankinnasta kiinnostuneilla toimittajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa markkinavuoropuhelua Rovaniemen kaupungin kanssa. Hankintayksikkö suunnittelee pitävänsä markkinavuoropuheluun liittyvän yleisinfon kaikille markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille yrityksille to 15.5. klo 13.00 - 14.00. Rovaniemi suunnittelee käyvänsä vuoden 2025 toisen ja kolmannen vuosineljänneksen aikana 1 - 3 markkinavuoropuhelukierrosta, joista osa on kirjallisia markkinavuoropuhelukierroksia ja osa markkinavuoropuhelutapaamisia. Mahdollisten tapaamisten toteutustapa (esim.Teams) vahvistetaan myöhemmin. Kaikki tässä ennakkoilmoituksessa kerrotut tiedot ovat alustavia. Tähän ennakkoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Ennakkoilmoitus ei velvoita Rovaniemen kaupunkia toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittamaan ke 30.4.2025 kuluessa kiinnostuksensa osallistua markkinavuoropuheluun lähettämällä tiedot yhteyshenkilöstä ja hänen yhteystiedoistaan osoitteeseen: kilpailutus@hansel.fi otsikolla: "Rovaniemi, Asianhallinta". Markkinakartoitukseen osallistuneille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hansel Oy toimii tässä markkinavuoropuhelussa konsultatiivisessa roolissa.
Sisäinen tunniste : ROIDno-2024-1664

3.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72512000 Asiakirjahallintapalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48311100 Asiakirjojen hallintajärjestelmä
Lisäluokitus ( cpv ): 48810000 Tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 72210000 Valmisohjelmien ohjelmointipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72212900 Erilaiset ohjelmistojen ja tietokonejärjestelmien kehittämispalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72227000 Ohjelmiston integrointia koskevat konsulttipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72250000 Järjestelmä- ja tukipalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72260000 Ohjelmistoihin liittyvät palvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 72600000 Tietotekniset tuki- ja neuvontapalvelut

3.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

3.1.5 Yleistä tietoa

Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Tietoa edellisistä ilmoituksista
Edellisen ilmoituksen tunniste : 268190-2024

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Rovaniemen kaupunki
Rekisterinumero : 1978283-1
Postiosoite : PL 8216
Postitoimipaikka : Rovaniemi
Postinumero : 96101
Maaryhmittely (NUTS) : Lappi ( FI1D7 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Hansel Oy
Puhelin : +358 294444300
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender
Ilmoituksen tiedot
Ilmoituksen tunniste/versio : 2ccff69c-f92c-44b6-bb9e-cf65bda70043 - 01
Lomakkeen tyyppi : Suunnittelu
Ilmoituksen tyyppi : Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus vain tietotarkoituksiin
Ilmoituksen lähetyspäivä : 14/04/2025 07:52 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 14/04/2025 07:53 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00246458-2025
EUVL S -lehden numero : 74/2025
Julkaisupäivä : 15/04/2025
Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä tässä menettelyssä : 15/12/2025