Vrijwillige transparantieprocedure voor een OER-procetool t.b.v. de HvA

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft momenteel een overeenkomst met Docfield B.V. voor het leveren van een OER-procestool. Deze overeenkomst loopt af in juli 2025. Ter waarborging van de continuïteit en kwaliteit van het OER-proces is de HvA voornemens een nieuwe overeenkomst te sluiten met Docfield B.V. voor een initiële …

CPV: 48310000 Dokumentu izveides programmatūras pakotne
Izpildes vieta:
Vrijwillige transparantieprocedure voor een OER-procetool t.b.v. de HvA
Piešķīrēja iestāde:
Universiteit van Amsterdam
Piešķīruma numurs:
OER-Procestool t.b.v. HvA

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit van Amsterdam

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vrijwillige transparantieprocedure voor een OER-procetool t.b.v. de HvA
Beschrijving : De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft momenteel een overeenkomst met Docfield B.V. voor het leveren van een OER-procestool. Deze overeenkomst loopt af in juli 2025. Ter waarborging van de continuïteit en kwaliteit van het OER-proces is de HvA voornemens een nieuwe overeenkomst te sluiten met Docfield B.V. voor een initiële looptijd van twee jaar, met de mogelijkheid tot twee verlengingen van elk twaalf maanden. Voorafgaand aan deze publicatie heeft een marktconsultatie plaatsgevonden. Tijdens deze marktconsultatie hebben twee partijen gereageerd. Daarbij zijn technische en functionele eisen besproken en is getoetst in hoeverre partijen aan de (cruciale) referentie-eisen kunnen voldoen. De HvA is van mening dat specifieke ervaring met OER-processen binnen HBO-instellingen noodzakelijk is vanwege de juridische en procesmatige kenmerken. Uit de marktconsultatie is gebleken dat slechts één partij aan deze referentie-eisen voldoet, namelijk Docfield. Daarnaast spelen technische en organisatorische integratie een belangrijke rol. Hieronder zijn de redenen voor het doorlopen van deze vrijwillige transparantieprocedure opgesomd: Technische en organisatorische integratie: De OER-procestool is diep geïntegreerd in de onderwijslogistieke processen en IT-systemen van de HvA. Een overgang naar een andere leverancier zou leiden tot aanzienlijke technische en procesmatige verstoringen, waarbij de continuïteit van het OER-proces in het geding komt. Specifieke ervaring met OER-processen binnen Hoger Beroeps (HBO)- of Weterschappelijke onderwijsinstellingen (WO): Docfield is momenteel de enige partij met aantoonbare ervaring in het leveren en implementeren van een volledig geïntegreerde OER-procestool binnen HBO of WO-instellingen in Nederland. Dit is een kritische vereiste vanwege de unieke juridische en procesmatige kenmerken van het OER binnen hogescholen, zoals het grotere aantal betrokkenen met verschillende rollen en de andere dynamiek ten opzichte van MBO-instellingen, met name wat betreft de rol van de medezeggenschapsraad. Dit maakt het gehele proces complexer en met meer betrokkenen in vergelijking met het MBO. Daarom acht de HvA het van belang dat leveranciers ervaring hebben met het leveren van een OER-procestool binnen HBO of WO instellingen. Op basis van bovenstaande komen wij tot de conclusie dat we artikel 2.32 lid 1 sub b AW 2012 kunnen gebruiken. Indien belanghebbenden, ondanks bovenstaande motivering, bezwaar wensen aan te tekenen tegen dit voornemen, dienen zij binnen een termijn van 20 kalenderdagen 24 mei 2025 na publicatie van deze aankondiging een met redenen omkleed bezwaar tegen de voortzetting van deze procedure in te dienen via aanbestedingen@uva.nl . Indien er gedurende deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, vervallen de rechten van ondernemingen om nog op te komen tegen de voorgenomen procedure.
Identificatiecode van de procedure : f68ec8c6-b777-40cb-b747-40d22c8d32ee
Interne identificatiecode : OER-Procestool t.b.v. HvA
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48310000 Software voor het maken van documenten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie beschrijving

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vrijwillige transparantieprocedure voor een OER-procetool t.b.v. de HvA
Beschrijving : De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft momenteel een overeenkomst met Docfield B.V. voor het leveren van een OER-procestool. Deze overeenkomst loopt af in juli 2025. Ter waarborging van de continuïteit en kwaliteit van het OER-proces is de HvA voornemens een nieuwe overeenkomst te sluiten met Docfield B.V. voor een initiële looptijd van twee jaar, met de mogelijkheid tot twee verlengingen van elk twaalf maanden. Voorafgaand aan deze publicatie heeft een marktconsultatie plaatsgevonden. Tijdens deze marktconsultatie hebben twee partijen gereageerd. Daarbij zijn technische en functionele eisen besproken en is getoetst in hoeverre partijen aan de (cruciale) referentie-eisen kunnen voldoen. De HvA is van mening dat specifieke ervaring met OER-processen binnen HBO-instellingen noodzakelijk is vanwege de juridische en procesmatige kenmerken. Uit de marktconsultatie is gebleken dat slechts één partij aan deze referentie-eisen voldoet, namelijk Docfield. Daarnaast spelen technische en organisatorische integratie een belangrijke rol. Hieronder zijn de redenen voor het doorlopen van deze vrijwillige transparantieprocedure opgesomd: Technische en organisatorische integratie: De OER-procestool is diep geïntegreerd in de onderwijslogistieke processen en IT-systemen van de HvA. Een overgang naar een andere leverancier zou leiden tot aanzienlijke technische en procesmatige verstoringen, waarbij de continuïteit van het OER-proces in het geding komt. Specifieke ervaring met OER-processen binnen Hoger Beroeps (HBO)- of Weterschappelijke onderwijsinstellingen (WO): Docfield is momenteel de enige partij met aantoonbare ervaring in het leveren en implementeren van een volledig geïntegreerde OER-procestool binnen HBO of WO-instellingen in Nederland. Dit is een kritische vereiste vanwege de unieke juridische en procesmatige kenmerken van het OER binnen hogescholen, zoals het grotere aantal betrokkenen met verschillende rollen en de andere dynamiek ten opzichte van MBO-instellingen, met name wat betreft de rol van de medezeggenschapsraad. Dit maakt het gehele proces complexer en met meer betrokkenen in vergelijking met het MBO. Daarom acht de HvA het van belang dat leveranciers ervaring hebben met het leveren van een OER-procestool binnen HBO of WO instellingen. Op basis van bovenstaande komen wij tot de conclusie dat we artikel 2.32 lid 1 sub b AW 2012 kunnen gebruiken. Indien belanghebbenden, ondanks bovenstaande motivering, bezwaar wensen aan te tekenen tegen dit voornemen, dienen zij binnen een termijn van 20 kalenderdagen 24 mei 2025 na publicatie van deze aankondiging een met redenen omkleed bezwaar tegen de voortzetting van deze procedure in te dienen via aanbestedingen@uva.nl . Indien er gedurende deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, vervallen de rechten van ondernemingen om nog op te komen tegen de voorgenomen procedure.
Interne identificatiecode : OER-Procestool t.b.v. HvA

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48310000 Software voor het maken van documenten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie beschrijving

5.1.6 Algemene informatie

De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Criteria groene overheidsopdrachten : Geen criteria voor groene overheidsopdrachten

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : Zie beschrijving

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank van Amsterdam -
Informatie over de termijnen voor beroep : Zie beschrijving

6. Resultaten

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Docfield
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T150093
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
De inschrijving is gerangschikt : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : FS-135
Titel : Vrijwillige transparantieprocedure voor een OER-procetool t.b.v. de HvA

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit van Amsterdam
Registratienummer : 34370207
Postadres : Spui 21
Stad : Amsterdam
Postcode : 1012WX
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Amsterdam ( NL329 )
Land : Nederland
Contactpunt : Dennis Plakke
Telefoon : +31640996703
Rollen van deze organisatie :
Koper
Aankoopcentrale die voor andere kopers bestemde goederen en/of diensten koopt
Aankoopcentrale die overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit voor werken, leveringen of diensten die voor andere kopers bestemd zijn

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank van Amsterdam
Registratienummer : 82951462
Afdeling : Rechtzaken
Postadres : Parnassusweg 280
Stad : Amsterdam
Postcode : 1076AV
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Amsterdam ( NL329 )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtbank
Telefoon : +31883617000
Fax : +31883617000
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Docfield
Stad : Amsterdam
Postcode : 1017AZ
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Amsterdam ( NL329 )
Land : Nederland
Telefoon : 0000000000
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : e5d08158-654f-4a59-9bd4-526b2987aeb1 - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 02/05/2025 11:32 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 02/05/2025 11:32 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00291013-2025
Nummer uitgave PB S : 87/2025
Datum van bekendmaking : 06/05/2025