Umstellung SAP ERP auf S/4HANA

Das UKJ hat das Ziel, die bei ihr im Einsatz befindlichen SAP-Produkte technologisch auf einen aktuellen und zukunftssicheren Stand zu bringen. Daher wurde beschlossen, die SAP-Systemlandschaft im Rahmen eines umfangreichen Transformationsprogramms zu modernisieren. Das Ziel ist die Implementierung eines zukunftssicheren, standardnahen und erweiterbaren S/4HANA-Systems, das sowohl die bestehenden Geschäftsprozesse abbildet …

CPV: 72260000 Ar programmatūru saistītie pakalpojumi, 72250000 Sistēmas un atbalsta pakalpojumi, 72200000 Programmatūras izstrādes un konsultāciju pakalpojumi, 48814000 Medicīniskās informācijas sistēmas
Izpildes vieta:
Umstellung SAP ERP auf S/4HANA
Piešķīrēja iestāde:
Universitätsklinikum Jena
Piešķīruma numurs:
745.V.25.088

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universitätsklinikum Jena
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Umstellung SAP ERP auf S/4HANA
Beschreibung : Das UKJ hat das Ziel, die bei ihr im Einsatz befindlichen SAP-Produkte technologisch auf einen aktuellen und zukunftssicheren Stand zu bringen. Daher wurde beschlossen, die SAP-Systemlandschaft im Rahmen eines umfangreichen Transformationsprogramms zu modernisieren. Das Ziel ist die Implementierung eines zukunftssicheren, standardnahen und erweiterbaren S/4HANA-Systems, das sowohl die bestehenden Geschäftsprozesse abbildet als auch die Grundlage für Innovationen und künftige Erweiterungen schafft. Dabei soll sich die bisherige Funktionalität und Qualität des vorhandenen Systems nicht verschlechtern.
Kennung des Verfahrens : c6b59960-d590-44ee-8bea-9ed9cc1a10a7
Interne Kennung : 745.V.25.088
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48814000 Medizinische Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Klinikum 1
Stadt : Jena
Postleitzahl : 07747
Land, Gliederung (NUTS) : Jena, Kreisfreie Stadt ( DEG03 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : anteilig wesentliche Leistungserbringung remote

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : #Bekanntmachungs-ID: CXP4YYA52QX#
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Auftragsunterlagen

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Umstellung SAP ERP auf S/4HANA
Beschreibung : Der Auftragnehmer hat die Aufgabe der Prozess- und Technologietransformation. Er wird die SAP S/4HANA Transformation von der Konzeptionierung von Prozessen & Technologien, über die Implementierung und Test-Unterstützung bis hin zur Migration durchführen. Die Leistungen des Implementierungspartners umfassen: Projektmanagementleistungen Konzeption Implementierung Tests / Produktivvorbereitung und Migration Produktivsetzung der SAP S/4HANA Landschaft Change Management, Dokumentation und Schulung
Interne Kennung : 745.V.25.088

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48814000 Medizinische Informationssysteme

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Klinikum 1
Stadt : Jena
Postleitzahl : 07747
Land, Gliederung (NUTS) : Jena, Kreisfreie Stadt ( DEG03 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : anteilig wesentliche Leistungserbringung remote

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 24 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 1
Weitere Informationen zur Verlängerung : Verlängerung der Systembetreuung beim AG

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Bestätigung bzgl. Eintragung im (deutschen oder EU-ausländischen) Berufs-oder Handelsregister
Kriterium : Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung : Ausweisung des Umsatzes des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen GeschäftsjahrenAnforderung bzgl. Mindestumsatz für den Fach-/Teilbereich beträgt 5 Mio. Euro / anno
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : Ausweisung von Vollzeitmitarbeitern (VZÄ) für SAP Beratungsdienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren Mindestanforderung jeweils 30 VZÄ
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Nachweis von 3 erfolgreich abgeschlossenen Referenzen für S/4HANA Migrationsprojekte in Deutschland oder im DACH-Raum innerhalb der letzten 5 Jahre vor Bekanntmachungmit folgenden Projektinformationen: - Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten - Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeit - Auftragswert in EUR (netto) - Leistungszeitraum - Ausführung als Auftragnehmer / Nachauftragnehmer / im Rahmen einer BietergeminschaftDabei: ein Projekt mit mind. 750 Personentagen und/oder Transformationsprojekt für Krankenhaus
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 90
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Anforderungen Schlüsselpersonal - Projektleiter - Stellvertreter - 5 Mitarbeiter Senior-Level Mitarbeiter Senior-Level- > 5 Jahre Erfahrung im vorgesehenen Einsatzbereich der unter Ausgangsituation (Leistungsbeschreibung) genannten SAP Module - > 2 Jahre Erfahrung Consulting und Customizing für mehrere der SAP Module unter S/4HANA- Sprachqualifikation Deutsch verhandlungssicher (C1)Projektleiter und Stellvertreter zusätzlich- > 5 Jahre Erfahrung als Projektleitung für SAP Projekte- Persönliche Referenz für mind. ein Migrationsprojekt im Bereich SAP S/4HANAAusweisung über cv ( ggf. anonymisiert) mit Ausweisung der Referenzprojekte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 20
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit entsprechender Deckungsbestätigung der Versicherung, aus der hervorgeht, dass die auftragsspezifischen Risiken abgedeckt sind:Die Mindestversicherungssumme beträgt- 2.000.000 EUR für Personen-, Sachschäden je Versicherungsfall sowie- 500.000 EUR Vermögensschäden je VersicherungsfallEntspricht die vorhandene Deckung dem nicht, so ist eine Erklärung des Versicherungsunternehmens beizufügen, wonach die Deckung im Auftragsfall auf das verlangte Maß erhöht wird.
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Anbieter erklärt, dass er mindestens 10 Berater, davon 7 Mitabeiter mit Senior-Level im Projektzeitraum für das Projekt zur Verfügung stellen wird
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Anbieter erklärt, dass derr Projektleiter, sein Stellvertreter sowie die eingesetzten Senior Berater Deutsch verhandlungssicher (C1) beherrschen und alle weiteren Projektbeteiligten mindestens Deutsch fließend (B2)
Kriterium : Informationssicherheit
Beschreibung : Anbieter erklärt, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers unter Einhaltung der DSGVO erfolgt
Kriterium : Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung : Anbieter erklärt, dass sämtliche eingesetzten Arbeitskräfte / Mitarbeiter für diese Dienstleistung sich während der Leistungserbringung in Deutschland bzw. einem Land der Europäischen Union aufhalten
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : Wertungspreis
Beschreibung : Detaillierte Untersetzung erfolgt mit Angebotsaufforderung
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Projektorganisation / Projektteam
Beschreibung : Detaillierte Untersetzung erfolgt mit Angebotsaufforderung
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 20
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Konzepte
Beschreibung : Detaillierte Untersetzung erfolgt mit Angebotsaufforderung
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Präsentation
Beschreibung : Detaillierte Untersetzung erfolgt mit Angebotsaufforderung
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 10

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 15/10/2025 23:59 +02:00
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYA52QX/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 30/10/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 27/10/2025 10:00 +01:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : im Ermessen des AG entsprechend Rechtsvorgaben
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Abgabe der geforderten Nachweise und Erklärungen
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform : Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften im Auftragsfall gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Informationen über die Überprüfungsfristen : Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer 1.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer Vl.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. Vl.4.1 )). Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Universitätsklinikum Jena
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Universitätsklinikum Jena
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Universitätsklinikum Jena

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Universitätsklinikum Jena
Registrierungsnummer : DE150545777
Postanschrift : Kastanienstraße 1
Stadt : Jena
Postleitzahl : 07747
Land, Gliederung (NUTS) : Jena, Kreisfreie Stadt ( DEG03 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Stabsstelle Vergabe
Telefon : +49 3641-9320180
Fax : +49 3641-9320082
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Universitätsklinikum Jena
Registrierungsnummer : DE150545777
Postanschrift : Kastanienstraße 1
Stadt : Jena
Postleitzahl : 07747
Land, Gliederung (NUTS) : Jena, Kreisfreie Stadt ( DEG03 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Stabsstelle Vergabe
Telefon : +49 3641-9320180
Fax : +49 3641-9320082
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Registrierungsnummer : 16900334-0001-29
Postanschrift : Jorge-Semprún-Platz 4
Stadt : Weimar
Postleitzahl : 99432
Land, Gliederung (NUTS) : Weimar, Kreisfreie Stadt ( DEG05 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 36137737276
Fax : +49 36137739354
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 06ceae70-120f-4f20-b0ab-e87466107b4e - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 26/09/2025 21:47 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00638487-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 187/2025
Datum der Veröffentlichung : 30/09/2025