Udbud af rammeaftale på Mediebureau-ydelser

Metroselskabet I/S og Hovedstadens Letbane I/S udbyder en rammeaftale vedr. mediebureauydelser for perioden 2026-2028 og med option på forlængelse i to gange 1 år. Rammeaftalen tildeles en enkelt leverandør. Rammeaftalen er ikke eksklusiv, det vil sige at der kan indgås aftale med andre leverandører om de ydelser rammeaftalen omhandler. Der …

CPV: 79340000 Reklāmas un tirgdarbības pakalpojumi, 79341200 Reklāmas pārvaldības pakalpojumi, 79342000 Tirgdarbības pakalpojumi, 79342200 Noieta veicināšanas pakalpojumi
Izpildes vieta:
Udbud af rammeaftale på Mediebureau-ydelser
Piešķīrēja iestāde:
Metroselskabet I/S
Piešķīruma numurs:

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Metroselskabet I/S
Køberens retlige status : Offentligretligt organ
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser
Den ordregivende enheds aktiviteter : Bytransport med jernbane, sporvogn, trolleybus eller bus

1.1 Køber

Officielt navn : Hovedstadens Letbane I/S
Køberens retlige status : Offentligretligt organ
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser
Den ordregivende enheds aktiviteter : Bytransport med jernbane, sporvogn, trolleybus eller bus

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Udbud af rammeaftale på Mediebureau-ydelser
Beskrivelse : Metroselskabet I/S og Hovedstadens Letbane I/S udbyder en rammeaftale vedr. mediebureauydelser for perioden 2026-2028 og med option på forlængelse i to gange 1 år. Rammeaftalen tildeles en enkelt leverandør. Rammeaftalen er ikke eksklusiv, det vil sige at der kan indgås aftale med andre leverandører om de ydelser rammeaftalen omhandler. Der er ikke garanteret en minimumsomsætning under rammeaftalen. Rammeaftalen vedrører i oversigtsform følgende ydelser: i)strategisk rådgivning ifm. mediestrategi, ii)mediaplanlægning, mediaindkøb og tracking, iii)årsplanlægning og budget allokering, iv)detailplanlægning, v)eksekvering af kampagner i samarbejde med reklamebureau, vi)rapportering, analyser og evaluering, vii)inspiration og ”best practices”   Efter prækvalifikationen og modtagelse af indledende tilbud, vil udbuddet forventeligt bestå af en forhandlingsfase, modtagelse af revideret tilbud, evt. yderligere forhandlingsrunder og tildeling af kontrakt. Ordregiver forbeholder sig retten til • at tildele på baggrund af de indledende tilbud • at gennemføre forhandlingsmøderne skriftligt • at invitere alle tilbudsgiverne som har afleveret et tilbud inden afleveringsfristen til forhandlingsmøder • at forhandle alle dele af udbudsmaterialet med undtagelse af grundlæggende elementer, som indbefatter kriterier for tildeling På forhandlingsmødet vil alene udvalgte dele af ordregivers observationer blive drøftet i og med det ikke er muligt at informere om alle ordregivers tanker i relation til det modtagne tilbud. Ordregiver foretager således ikke en fuld evaluering af de indledende tilbud med mindre Ordregiver beslutter at tildele Aftalen på baggrund af det indledende tilbud. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver Tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Ordregiver tilstræber, at enhver oplysning, som ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af reviderede tilbud, herunder prissætningen, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive revideret tilbud. Det skal bemærkes, at der under forhandlingsforløbet kan ske mindre ændringer. I tilfælde af behov for ændringer vil de relevante parter blive informeret. Ordregiver vil efter forhandlingsmøderne udsende referat af mødet til den pågældende Tilbudsgiver med angivelse af drøftelserne fra mødet og den videre proces. Se venligst pkt. 2.3 for tidsplanen for processen og den forventede forhandlingsperiode. Ordregiver forventer følgende overordnede dagsorden til forhandlingsmødet: 1. Velkommen 2. Tilbudsgiver præsenterer deres tilbud, 3. Tilbagemelding fra Ordregiver, 4. (Mulige) emner foreslået af tilbudsgiveren, herunder evt. drøftelse af forslag til optimering af udbudsmaterialet 5. Processen herfra Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt tilbagemeldingerne på forhandlingsmøderne skaber et behov herfor. Ordregiver sørger for at samtlige tilbudsgivere varsles samtidigt om eventuelle yderligere forhandlingsrunder samt dagsorden for disse forhandlingsmøder. Tilbudsgivere modtager ikke vederlag for udarbejdelse af tilbud og deltagelse i forhandlingsrunder. Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter og der kan dermed ikke gives tilbud på en del af den udbudte ydelse. Der kan ikke afgives sideordnede bud. Forventet kontraktstart er 1. januar 2026. Tilbud skal vedstås i 6 måneder fra afgivelse af endeligt tilbud.
Identifikator for proceduren : 30cffd63-a143-43d1-ad44-cb5e9dc443d2
Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse
Proceduren er en hasteprocedure : nej
Begrundelse for hasteproceduren :
Hovedpunkterne i proceduren :

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 79340000 Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79341200 Forvaltning af reklamevirksomhed
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79342000 Marketing
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79342200 Servicevirksomhed i forbindelse med salgsfremme

2.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Metrovej 5
By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 90 000 000 Dansk krone
Rammeaftalens maksimumværdi : 99 000 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : I ESPD-dokumentet skal ansøgeren oplyse, om ansøgeren er berørt af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens §§ 135, 136 eller 137, nr. 2 samt udfylde oplysninger vedr. økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen. Obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 135 og 136 er angivet i ESPD. Frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, nr. 2 er angivet i ESPD og i bekendtgørelsen. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der afgives ESPD for hver økonomisk aktør i sammenslutningen. Hvis ansøger støtter ret på andre økonomiske aktører i forbindelse med prækvalifikationen skal den/de økonomiske enhed(er) der støttes ret på afgive ESPD og støtteerklæring. Hvis ansøger er et konsortium eller ansøgers opfyldelse af minimumskrav er baseret på en tredjemands økonomiske kapacitet, vil opfyldelsen af minimumskravet blive vurderet i fællesskab. Ansøgers information om udelukkelsesgrunde angives i ESPD'et. For tilbudsgivere registreret i Danmark vil en Serviceattest være tilstrækkelig dokumentation. For tilbudsgivere registreret uden for Danmark henvises til eCertis ( https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage) for yderligere information om dokumentation for obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/25/EU
Gældende lovgivning på tværs af grænserne : En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

2.1.6 Udelukkelsesgrunde

Kilder til grundlag for udelukkelse : Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), Bekendtgørelse
Aktiver, der administreres af en kurator :
En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret :
Erhvervsvirksomheden er indstillet :
Insolvens :
Konkurs :
Tvangsakkord uden for konkurs :

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0001

Titel : Rammeaftale om mediebureau-ydelser
Beskrivelse : Metroselskabet I/S og Hovedstadens Letbane I/S udbyder en rammeaftale vedr. mediebureauydelser for perioden 2026-2028 og med option på forlængelse i to gange 1 år. Rammeaftalen tildeles en enkelt leverandør. Rammeaftalen er ikke eksklusiv, det vil sige at der kan indgås aftale med andre leverandører om de ydelser rammeaftalen omhandler. Der er ikke garanteret en minimumsomsætning under rammeaftalen. Rammeaftalen vedrører i oversigtsform følgende ydelser: i)strategisk rådgivning ifm. mediestrategi, ii)mediaplanlægning, mediaindkøb og tracking, iii)årsplanlægning og budget allokering, iv)detailplanlægning, v)eksekvering af kampagner i samarbejde med reklamebureau, vi)rapportering, analyser og evaluering, vii)inspiration og ”best practices”

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 79340000 Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79341200 Forvaltning af reklamevirksomhed
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79342000 Marketing
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79342200 Servicevirksomhed i forbindelse med salgsfremme
Valgmuligheder :
Beskrivelse af optioner : Mulighed for at forlænge aftalen i 2 x 12 måneder

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger : DK-011

5.1.3 Anslået varighed

Varighed : 48 Måned

5.1.4 Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 90 000 000 Dansk krone
Rammeaftalens maksimumværdi : 99 000 000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Dette er et tilbagevendende udbud
Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Navnene på og de faglige kvalifikationer for det personale, der skal udføre kontrakten, skal angives : Krav til tilbud
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) : ja

5.1.9 Udvælgelseskriterier

Kilder til udvælgelseskriterier : Bekendtgørelse, Udbudsdokument
Kriterium : Andre økonomiske eller finansielle krav
Beskrivelse : Det er et minimumskrav, at ansøgers egekapital har været positiv i de sidste 2 tilgængelige regnskabsår. Oplysningerne om ansøgers økonomiske og finansielle formåen skal være erklæret i ESPD-dokumentet del IV afsnit B. Hvis ansøger er et konsortium eller anden sammenslutning af virksomheder vil opfyldelsen blive vurderet i fællesskab. De øvrige deltagere i sammenslutningen skal indsende ESPD'er. Hvis ansøger støtter ret på en anden økonomisk aktørs kapacitet vil opfyldelsen blive vurderer i fællesskab. Den økonomiske aktør der støttes ret på skal indsende ESPD og støtteerklæring. Skabelon for støtteerklæring fremgår af udbudsbetingelserne.
Kriterium : Referencer på specificerede tjenester
Beskrivelse : Ansøger skal indsende to referencer, der viser, at ansøger løser eller har løst lignende opgaver. Max to A4 sider pr. reference. referencen må maksimalt være 3 år gammel. De tre år regnes fra projektets afslutningsdato (kontraktens udløb) til datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen. Med "lignende opgaver" forstås levering af mediebureau-ydelser som beskrevet i ydelsesbeskrivelsen, der indgår i udbudsmaterialet. Modtager ordregiver mere end 4 konditionsmæssige ansøgninger vil Ordregiver vurdere hvilke ansøgere, der har leveret de mest relevante referencer i forhold til de ydelser udbuddet omhandler, jf. ydelsesbeskrivelsen. Ved denne vurdering tillægger ordregiver det vægt, at referencerne viser erfaring med: i)strategisk rådgivning fra brief til eksekvering, ii)udarbejdelse af kampagnestrategier, der bygger på data og indsigter evt. fra brief og hvor indsigterne har været med til at forme den overordnede strategi og mediestrategien, iii)brug af data og arbejdet med brugerrejser på tværs af digitale og offline aktiveringer, iv)at skabe resultater på tværs af metrics, fra mediepræstationer og positiv opfattelse af kampagnen til konkrete forretningsresultater såsom salgsløft eller konverteringer, v)ansøger i samme reference har leveret på følgende fire punkter; a)strategisk rådgivning fra brief til eksekvering, b)udarbejdelse af kampagnestrategier, der bygger på data og indsigter evt. fra brief og hvor indsigterne har været med til at forme den overordnede strategi og mediestrategien, c)brug af data og arbejdet med brugerrejser på tværs af digitale og offline aktiveringer, d)at skabe resultater på tværs af metrics, fra mediepræstationer og positiv opfattelse af kampagnen til konkrete forretningsresultater såsom salgsløft eller konverteringer. Referencerne bør indeholde følgende oplysninger: i)referencens overskrift/titel, ii)bBeskrivelse af projektet, herunder den ydelse, som ansøger var ansvarlig for i projektet, iii)datoen for projektets start, iv)datoen for projektets afslutning (udløb af kontrakten), v)kontraktens økonomiske størrelse (i DKK), vi)navn og kontaktoplysninger for klienten. Referencerne kan uploades som vedhæftninger til ESPD’en, dog skal referencens overskrift/emne angives i i ESPD del IV afsnit C. Såfremt tilbudsgiver afgiver mere end to (2) referencer, vil Ordregiver alene tage de to (2) nyeste referencer (dag/mm/år) i betragtning ved evaluering af ansøgningen. Hver reference bør ikke overstige to (2) normale A4-sider. Hvis en reference overstiger 2 (to) normale A4-sider, vil Ordregiver kun tage de to første sider pr. reference med i evalueringen.
Kriteriet vil blive anvendt til at udvælge de ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren
Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser :
Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 4
Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 4
Proceduren afvikles i successive faser. I hver fase kan nogle ansøgere blive

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Løsningsbeskrivelse
Beskrivelse : Løsningsbeskrivelse
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 55
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Mobilisering af team
Beskrivelse : Mobilisering af team
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 10
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Kundeteamets kvalifikationer og kompetencer
Beskrivelse : Kundeteamets kvalifikationer og kompetencer
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 5
Kriterium :
Type : Pris
Navn : Garanterede mediapriser
Beskrivelse : Garanterede mediapriser
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 20
Kriterium :
Type : Pris
Navn : Timepris og Vederlag for mediaplanlægning
Beskrivelse : Timepris og Vederlag for mediaplanlægning
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 10
Beskrivelse af den metode, der skal anvendes, hvis vægtningen ikke kan udtrykkes ved hjælp af kriterier :
Begrundelse for ikke at angive vægtningen af tildelingskriterierne :

5.1.11 Udbudsdokumenter

Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk
Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 26/05/2025 23:59 +02:00
Ad hoc-kommunikationskanal :
Navn : Byggeprojekt

5.1.12 Udbudsvilkår

Vilkår for indgivelse :
Elektronisk indgivelse : Påkrævet
Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk
Elektronisk katalog : Ikke tilladt
Alternative tilbud : Ikke tilladt
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt
Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 05/06/2025 23:59 +02:00
Betingelser for kontraktens udførelse :
Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej
Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Metroselskabets Code of Conduct indgår som bilag til kontrakten.
Elektronisk fakturering : Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej
Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja
Oplysninger om finansiering og betaling : Fakturaer skal fremsendes elektronisk. Metroselskabets leverandørbrev der omhandler fakturering indgår som bilag til rammeaftalen

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Rammeaftale uden fornyet iværksættelse af konkurrence
Det maksimale antal deltagere : 1
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud -
Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frist for indgivelse af klage: » Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) Seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale, regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. klagenævns lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klage ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Metroselskabet I/S -
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Metroselskabet I/S -
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen -
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Metroselskabet I/S -
Organisation, der behandler tilbud : Metroselskabet I/S -

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Metroselskabet I/S
Registreringsnummer : 30823699
Postadresse : Metrovej 5
By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Helene Bang Liebst
E-mail : hbl@m.dk
Telefon : 72424755
Internetadresse : www.m.dk
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : www.byggeprojekt.dk
Denne organisations roller :
Køber
Udbudssystemleverandør
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse
Organisation, der behandler tilbud

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2,
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 72 40 56 00
Internetadresse : www.naevneneshus.dk
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Internetadresse : www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Hovedstadens Letbane I/S
Registreringsnummer : 36032499
Postadresse : Metrovej 5
By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 72424500
Internetadresse : www.dinletbane.dk
Denne organisations roller :
Køber
Udbudssystemleverandør

8.1 ORG-0000

Officielt navn : Publications Office of the European Union
Registreringsnummer : PUBL
By : Luxembourg
Postnummer : 2417
Landsdel (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Land : Luxembourg
Telefon : +352 29291
Internetadresse : https://op.europa.eu
Denne organisations roller :
TED eSender
Oplysninger om bekendtgørelsen
Bekendtgørelsens ID : 6986141f-7690-460c-9670-df15b33c29be - 01
Formulartype : Konkurrencevilkår
Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 06/05/2025 17:01 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk
Bekendtgørelsesnummer : 00296933-2025
EUT-S-nummer : 89/2025
Offentliggørelsesdato : 08/05/2025