VW_0046_Dokumentenmanagementsystem

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) zählt zu den führenden "grünen" Hochschulen im europäischen Raum. Sie bietet ihren über 5.220 Studierenden und rund 800 Mitarbeitenden an den Standorten Freising/Weihenstephan und Triesdorf ein einzigartiges alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Am Standort Freising/Weihenstephan haben neben der Hochschulleitung fünf Fakultäten sowie diverse Institute und zentrale Einrichtungen …

CPV: 72212450 Servizi di programmazione di software di contabilizzazione del tempo o per le risorse umane
Scadenza:
Mercoledì 01 Ottobre 2025 23:59
Tipo di scadenza:
Presentazione di un'offerta
Luogo di esecuzione:
VW_0046_Dokumentenmanagementsystem
Ente di assegnazione:
Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Numero di premio:
2025000015

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : VW_0046_Dokumentenmanagementsystem
Beschreibung : Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) zählt zu den führenden "grünen" Hochschulen im europäischen Raum. Sie bietet ihren über 5.220 Studierenden und rund 800 Mitarbeitenden an den Standorten Freising/Weihenstephan und Triesdorf ein einzigartiges alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Am Standort Freising/Weihenstephan haben neben der Hochschulleitung fünf Fakultäten sowie diverse Institute und zentrale Einrichtungen ihren Sitz. Zwei Drittel der Studierenden besuchen diesen Campus. Die restlichen zwei Fakultäten sowie Verwaltungseinheiten befinden sich am Standort Triesdorf. Derzeit werden an der HSWT die meisten Verwaltungsprozesse noch analog und papierbasiert abgewickelt. Ziel dieser Ausschreibung ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM) an der HSWT. Die Software soll dazu führen, die Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung zu erhöhen und die Digitalisierung von Dokumenten und standardisierten Prozessen voranzutreiben. Durch die Einführung des DMS sollen die internen Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dies umfasst die nahtlose Integration des Systems in unsere bestehende IT-Infrastruktur sowie die Anpassung an spezifische Anforderungen unserer Organisation. Die höchste Priorität liegt bei der Digitalisierung der Finanzprozesse im Ausgabenbereich. Ein modernes und benutzerfreundliches DMS wird es uns ermöglichen, Dokumente systematischer zu verwalten, Informationen leichter zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen zu optimieren.
Kennung des Verfahrens : 032965ce-1460-4f5b-aaca-6e2caf03e4da
Interne Kennung : 2025000015
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Freising
Postleitzahl : 85354
Land, Gliederung (NUTS) : Freising ( DE21B )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 357 480 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen : Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : VW_0046_Dokumentenmanagementsystem
Beschreibung : Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) zählt zu den führenden "grünen" Hochschulen im europäischen Raum. Sie bietet ihren über 5.220 Studierenden und rund 800 Mitarbeitenden an den Standorten Freising/Weihenstephan und Triesdorf ein einzigartiges alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Am Standort Freising/Weihenstephan haben neben der Hochschulleitung fünf Fakultäten sowie diverse Institute und zentrale Einrichtungen ihren Sitz. Zwei Drittel der Studierenden besuchen diesen Campus. Die restlichen zwei Fakultäten sowie Verwaltungseinheiten befinden sich am Standort Triesdorf. Derzeit werden an der HSWT die meisten Verwaltungsprozesse noch analog und papierbasiert abgewickelt. Ziel dieser Ausschreibung ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM) an der HSWT. Die Software soll dazu führen, die Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung zu erhöhen und die Digitalisierung von Dokumenten und standardisierten Prozessen voranzutreiben. Durch die Einführung des DMS sollen die internen Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dies umfasst die nahtlose Integration des Systems in unsere bestehende IT-Infrastruktur sowie die Anpassung an spezifische Anforderungen unserer Organisation. Die höchste Priorität liegt bei der Digitalisierung der Finanzprozesse im Ausgabenbereich. Ein modernes und benutzerfreundliches DMS wird es uns ermöglichen, Dokumente systematischer zu verwalten, Informationen leichter zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen zu optimieren.
Interne Kennung : 553df664-a252-4393-a9f3-05011ad0d2ae

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Freising
Postleitzahl : 85354
Land, Gliederung (NUTS) : Freising ( DE21B )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbekannt

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 6
Weitere Informationen zur Verlängerung : Die Optionen können beim Arbeitspaket 1 (Lieferung, Implementierung und Betrieb eines DMS) und Arbeitspaket 3 (Schulungen und zusätzliches Dienstleistungskontingent) gezogen werden. Beim Arbeitspaket 2 (Implementierung erster Prozesse) handelt sich es um eine Werkleistung. Die Leistungen des Arbeitspaket 3 ist von der Fertigstellung des Arbeitspakets 2 abhängig.

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 357 480 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Preis
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 60

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 12/09/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 01/10/2025 23:59 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 58 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Registrierungsnummer : 3076b4e7-61e4-4bc2-a172-3f8725eeabba
Postanschrift : Am Hofgarten 4
Stadt : Freising
Postleitzahl : 85354
Land, Gliederung (NUTS) : Freising ( DE21B )
Land : Deutschland
Telefon : +48 8161716184
Fax : +49 8161712836
Profil des Erwerbers : https://www.auftraege.bayern.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer : d909629c-b7ea-4afa-acf6-a8b05556708c
Postanschrift : Maximilianstr. 39
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8921762411
Fax : +49 8921762847
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : c7e03552-24e6-4b43-a39b-a4ed39e1c2e6 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 20/08/2025 00:00 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00546497-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 159/2025
Datum der Veröffentlichung : 21/08/2025