Kutsu markkinavuoropuheluun, HR- ja palkkajärjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut

TeeSe Botnia Oy Ab on vastuullinen ja kehittyvä monialayhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen kattavia puhdistus-, ruoka- sekä kiinteistö- ja logistiikkapalveluita. Ajantasainen lista omistajista on saatavilla: https://www.teese.fi/yhteystiedot. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä, sekä palkanlaskentapalvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella HR- ja palkanlaskenta voitaisiin TeeSellä jatkossa toteuttaa. Hankinta voidaan …

CPV: 72000000 Servizi informatici: consulenza, sviluppo di software, Internet e supporto, 79631000 Servizi di personale e di foglio paga
Luogo di esecuzione:
Kutsu markkinavuoropuheluun, HR- ja palkkajärjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut
Ente di assegnazione:
TeeSe Botnia Oy Ab
Numero di premio:
558964

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : TeeSe Botnia Oy Ab
Ostajan oikeudellinen muoto : Alueviranomaisen subventoiman sopimuksen tekevä organisaatio
Pääasiallinen toimiala : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Kutsu markkinavuoropuheluun, HR- ja palkkajärjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut
Kuvaus : TeeSe Botnia Oy Ab on vastuullinen ja kehittyvä monialayhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen kattavia puhdistus-, ruoka- sekä kiinteistö- ja logistiikkapalveluita. Ajantasainen lista omistajista on saatavilla: https://www.teese.fi/yhteystiedot. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä, sekä palkanlaskentapalvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella HR- ja palkanlaskenta voitaisiin TeeSellä jatkossa toteuttaa. Hankinta voidaan toteuttaa kokonaisuutena tai osissa. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea TeeSe Botnia Oy Ab:n yrityskohtaista työehtosopimusta, joka on yhdistelmä kunnallisen ja yksityisten alojen työehtosopimuksia. Uusilla hankittavilla järjestelmillä tulemme käsittelemään noin 1000 työntekijämme henkilöstö- ja palkka-asioita. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin kuten työvuorosuunnittelun ja työajan seurantajärjestelmään. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen ja palvelussuhteen tietojen ensisijainen lähde, ns. master data. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana. Hankittava HR-järjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: HRM-prosessit: Henkilöstön perustietojen hallinta Työsuhteen elinkaaren hallinta ml. palkkatietojen hallinta Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi Kokemusvuosilaskennan tukeminen Lomien ja muiden poissaolojen hallinta Sairauspoissaolojen hallinta ja varhainen tuki HRD-prosessit: Perehdytys Kehityskeskustelut Osaamisen sekä pätevyyksien hallinta Koulutuksien hallinta ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta Työssä suoriutumisen arviointi Raportointi molemmille prosessiosa-alueille. Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmäratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan HRM-prosessien hoitamiseksi. Hankinnassa voidaan optiona huomioida lisäksi rekrytointitoiminnallisuus sekä tarpeen mukaan muita toiminnallisuuksia kuten työvuorosuunnittelun ja ajanhallinnan toiminnallisuus. Hankittava palkkajärjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: Henkilötietojen ja muutosten tuonti ja vienti palkkajärjestelmän, HR järjestelmän ja työvuorosuunnittelun välillä tiedonsiirtona Verokorttitietojen nouto verohallinnosta tiedonsiirtona Pysyvien palkkatapahtumien (kk.palkat) tuonti palkkakaudelle Palkanlisien (vuorolisät, ylityöt yms.) tuonti työvuorosuunnittelun toteutumista ja työajan seurannasta tiedonsiirtona Matkalaskutietojen tuonti matkajärjestelmästä tiedonsiirtona Palkanmaksujen hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Ay jäsenmaksujen, ulosottotilitysten yms. Hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Lomapalkkalaskenta ja käytettyjen lomien seuranta toteutuneista tapahtumista Vuosilomapalkkojen jaksotuslaskenta sisältäen laskennalliset sos.kulut kuukausittain Palkkalaskelmien välitys ohjelman tai operaattorin kautta sähköisesti Tiedonsiirto tulorekisteriin Ay jäsenmaksujen selvityslistat tiedonsiirtona Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten tiliöintiautomaatio sisältäen kohdistukset kustannuspaikoille ja kohteille Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten sekä laskennallisten sosiaalikulujen siirto kirjanpitoon tiedonsiirtona Raportointi palkkatapahtumista ja vuosilomaseurannasta kustannuspaikoittain
Sisäinen tunniste : 558964

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Pohjanmaa ( FI195 )
Maa : Suomi

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä hankinnasta kiinnostuneille alan toimijoille ja potentiaalisille tarjoajille. Tällä kutsulla markkinavuoropuheluun ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan tiedotetaan markkinoita tulevasta kilpailutuksesta. Markkinavuoropuhelussa järjestetään kahdenkeskisiä tapaamisia tilaajan ja asiasta kiinnostuneiden yritysten edustajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa kerätyt tiedot säilyvät luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä dokumentissa kuvatulla tavalla, joten lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä kutsussa tai markkinavuoropuhelussa esitetyistä tiedoista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastanneille ja osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Tilaajan tavoitteena on saada alan toimijoilta yleisiä näkemyksiä HR-järjestelmähankinnan toteuttamisen vaihtoehdoista, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankinnan valmistelun edetessä asiakirjaluonnoksia voidaan lähettää markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tahoille kommentoitavaksi ennen varsinaisen tarjouskilpailun käynnistämistä. Kaikki tarjoajien vastaukset markkinavuoropuhelun aikana käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta muille tarjoajille tai ulkopuolisille. OSALLISTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Hankinnasta kiinnostuneita pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 9.5.2025 mennessä, jotta tarjoajat saavat riittävästi aikaa valmistautua ja tutustua alustavaan tarjouspyyntöaineistoon. Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun tulee lähettää osoitteeseen ari.hietaharju@teese.fi . Markkinavuoropuheluun ilmoittautumisen yhteydessä pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan, haluaako tarjoaja osallistua tapaamisiin paikan päällä Vaasassa vai etäyhteydellä. HANKINTA-ASIAKIRJAT Tämän ilmoituksen liitteenä ei ole hankinta-asiakirjoja, vaan markkinavuoropuhelussa käsiteltävät asiat toimitetaan erikseen markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille. MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET Markkinavuoropuhelutilaisuuksia järjestetään viikosta 21/2025 alkaen. Tilaisuudet pidetään ensisijaisesti etäyhteydellä (esimerkiksi Teams -yhteydellä) tai vaihtoehtoisesti läsnäolotapaamisena. Myös molempien toteuttaminen samanaikaisesti on mahdollista. Markkinavuoropuheluvaihe päättyy varsinaisen hankintailmoituksen julkaisuajankohtana. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan kesäkuussa 2025.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

3. Osa

3.1 Osan tekninen tunniste : PAR-0001

Ilmoituksen nimi : HR- järjestelmä
Kuvaus : Hankittava HR-järjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: HRM-prosessit: Henkilöstön perustietojen hallinta Työsuhteen elinkaaren hallinta ml. palkkatietojen hallinta Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi Kokemusvuosilaskennan tukeminen Lomien ja muiden poissaolojen hallinta Sairauspoissaolojen hallinta ja varhainen tuki HRD-prosessit: Perehdytys Kehityskeskustelut Osaamisen sekä pätevyyksien hallinta Koulutuksien hallinta ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta Työssä suoriutumisen arviointi Raportointi molemmille prosessiosa-alueille. Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmäratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan HRM-prosessien hoitamiseksi. Hankinnassa voidaan optiona huomioida lisäksi rekrytointitoiminnallisuus sekä tarpeen mukaan muita toiminnallisuuksia kuten työvuorosuunnittelun ja ajanhallinnan toiminnallisuus. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana.
Sisäinen tunniste : 558964-1

3.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

3.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Pohjanmaa ( FI195 )
Maa : Suomi

3.1.5 Yleistä tietoa

Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

Tiettyjen hankinta-asiakirjojen saatavuutta on rajoitettu
Tietoa rajoitetuista asiakirjoista on saatavilla osoitteessa : https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=558964&tpk=4a0a7ef4-4243-4035-83bb-8c236cf8ae03 ,

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -

3.1 Osan tekninen tunniste : PAR-0002

Ilmoituksen nimi : Palkkajärjestelmä
Kuvaus : Hankittava palkkajärjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: Henkilötietojen ja muutosten tuonti ja vienti palkkajärjestelmän, HR järjestelmän ja työvuorosuunnittelun välillä tiedonsiirtona Verokorttitietojen nouto verohallinnosta tiedonsiirtona Pysyvien palkkatapahtumien (kk.palkat) tuonti palkkakaudelle Palkanlisien (vuorolisät, ylityöt yms.) tuonti työvuorosuunnittelun toteutumista ja työajan seurannasta tiedonsiirtona Matkalaskutietojen tuonti matkajärjestelmästä tiedonsiirtona Palkanmaksujen hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Ay jäsenmaksujen, ulosottotilitysten yms. Hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Lomapalkkalaskenta ja käytettyjen lomien seuranta toteutuneista tapahtumista Vuosilomapalkkojen jaksotuslaskenta sisältäen laskennalliset sos.kulut kuukausittain Palkkalaskelmien välitys ohjelman tai operaattorin kautta sähköisesti Tiedonsiirto tulorekisteriin Ay jäsenmaksujen selvityslistat tiedonsiirtona Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten tiliöintiautomaatio sisältäen kohdistukset kustannuspaikoille ja kohteille Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten sekä laskennallisten sosiaalikulujen siirto kirjanpitoon tiedonsiirtona Raportointi palkkatapahtumista ja vuosilomaseurannasta kustannuspaikoittain Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana.
Sisäinen tunniste : 558964-2

3.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

3.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Pohjanmaa ( FI195 )
Maa : Suomi

3.1.5 Yleistä tietoa

Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

Tiettyjen hankinta-asiakirjojen saatavuutta on rajoitettu
Tietoa rajoitetuista asiakirjoista on saatavilla osoitteessa : https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=558964&tpk=4a0a7ef4-4243-4035-83bb-8c236cf8ae03 ,

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -

3.1 Osan tekninen tunniste : PAR-0003

Ilmoituksen nimi : Palkanlaskentapalvelut
Kuvaus : Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä, sekä palkanlaskentapalvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella HR- ja palkanlaskenta voitaisiin TeeSellä jatkossa toteuttaa. Hankinta voidaan toteuttaa kokonaisuutena tai osissa. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana.
Sisäinen tunniste : 558964-3

3.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

3.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Pohjanmaa ( FI195 )
Maa : Suomi

3.1.5 Yleistä tietoa

Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

Tiettyjen hankinta-asiakirjojen saatavuutta on rajoitettu
Tietoa rajoitetuista asiakirjoista on saatavilla osoitteessa : https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=558964&tpk=4a0a7ef4-4243-4035-83bb-8c236cf8ae03 ,

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : TeeSe Botnia Oy Ab
Rekisterinumero : 2859365-3
Postiosoite : Sorakatu 2-4
Postitoimipaikka : Vaasa
Postinumero : 65100
Maaryhmittely (NUTS) : Pohjanmaa ( FI195 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Ari Hietaharju
Puhelin : +358 401681529
Internetosoite : http://www.teese.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender
Ilmoituksen tiedot
Ilmoituksen tunniste/versio : a779206a-b11f-434d-a553-bc9331956a68 - 01
Lomakkeen tyyppi : Suunnittelu
Ilmoituksen tyyppi : Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus vain tietotarkoituksiin
Ilmoituksen lähetyspäivä : 28/04/2025 08:31 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 28/04/2025 08:32 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00274000-2025
EUVL S -lehden numero : 83/2025
Julkaisupäivä : 29/04/2025
Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä tässä menettelyssä : 02/07/2025