HR järjestelmän hankinta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus

Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Turun kaupungille (jatkossa myös "tilaaja") käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä" tai "palvelu") sekä siihen liittyviä palveluita. Hankittava HR-järjestelmä korvaa nykyisin käytössä olevat SAP HR- ja SAP SuccessFactors toiminnallisuudet. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmäkokonaisuuden toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai …

CPV: 48810000 Sistemi di informazione
Luogo di esecuzione:
HR järjestelmän hankinta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus
Ente di assegnazione:
Turun kaupunki
Numero di premio:
4579-2024

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Turun kaupunki
Ostajan oikeudellinen muoto : Paikallisviranomainen
Pääasiallinen toimiala : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : HR järjestelmän hankinta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus
Kuvaus : Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Turun kaupungille (jatkossa myös "tilaaja") käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä" tai "palvelu") sekä siihen liittyviä palveluita. Hankittava HR-järjestelmä korvaa nykyisin käytössä olevat SAP HR- ja SAP SuccessFactors toiminnallisuudet. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmäkokonaisuuden toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä. Hankinnan tavoitteena on, että tuleva HR-järjestelmä kattaisi henkilöstöön liittyvät asiat (lukuun ottamatta rekrytointia, palkanlaskentaa, työvuorosuunnittelua ja työajanhallintaa) koko työsuhteen elinkaarelta ja vähentäisi manuaalista työtä. Osallistumishakemuksen jättäjiä pyydetään huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo (2 000 000 €) on arvio, eikä Tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan tavoitteet HR-järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos HR-järjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Turun kaupungin käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmän liittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita, järjestelmän henkilöstötietojen hallintaa (HR master), palvelussuhteen elinkaaren hallintaan ja henkilöstön kehittämiseen sekä sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palveluita. HR-järjestelmäkokonaisuudelle on jo osallistumispyynnössä asetettu joitakin vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja tarkentaa vaatimusmäärittelyään ja tarjouspyyntöasiakirjojaan kilpailutusprosessiin valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Kiinnostuneita ehdokkaita kehotetaan tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin, joissa on kuvattu tarkemmin HR-järjestelmäkokonaisuutta ja sillä suoritettavia tehtäviä. Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ”HR-järjestelmä” tarkoittaa palveluna hankittavaa järjestelmää kokonaisuudessaan tuotanto- ja koulutus-/testiympäristöineen sekä järjestelmään liittyviä tuki- ja ylläpitopalveluita. Kiinnostuneet ehdokkaat (jatkossa myös ”tarjoajat”) voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottoprojekti (toimitussopimus), jonka jälkeen siirrytään vaiheittain jatkuvien palveluiden käytön piiriin (palvelusopimus). Sopimuskauden aloitusaikataulu on arvio ja sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.
Menettelyn tunniste : 11509784-d263-4926-8ac3-4343d514edd5
Edellinen ilmoitus : e7ddd8ec-e865-41d1-b2ca-63ac919baa1e-01
Sisäinen tunniste : 4579-2024
Menettelyn tyyppi : Tarjouskilpailukutsun julkaisemisen jälkeinen neuvottelumenettely / tarjousperusteinen neuvottelumenettely
Käytetään nopeutettua menettelyä : ei
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankintamuotona käytetään neuvottelumenettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on lähetetty ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n viralliseen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Osallistumispyyntö on julkaistu internetissä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Täydentävä hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48810000 Tietojärjestelmät

2.1.2 Suorituspaikka

Postiosoite : PL 630
Postitoimipaikka : Turku
Postinumero : 20101
Maaryhmittely (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Maa : Suomi

2.1.3 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 2 000 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Hankinta-aika 1.6.2025 (tavoite)-31.5.2028. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : HR järjestelmän hankinta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus
Kuvaus : Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Turun kaupungille (jatkossa myös "tilaaja") käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä" tai "palvelu") sekä siihen liittyviä palveluita. Hankittava HR-järjestelmä korvaa nykyisin käytössä olevat SAP HR- ja SAP SuccessFactors toiminnallisuudet. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmäkokonaisuuden toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä. Hankinnan tavoitteena on, että tuleva HR-järjestelmä kattaisi henkilöstöön liittyvät asiat (lukuun ottamatta rekrytointia, palkanlaskentaa, työvuorosuunnittelua ja työajanhallintaa) koko työsuhteen elinkaarelta ja vähentäisi manuaalista työtä. Osallistumishakemuksen jättäjiä pyydetään huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo (2 000 000 €) on arvio, eikä Tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan tavoitteet HR-järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos HR-järjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Turun kaupungin käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmän liittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita, järjestelmän henkilöstötietojen hallintaa (HR master), palvelussuhteen elinkaaren hallintaan ja henkilöstön kehittämiseen sekä sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palveluita. HR-järjestelmäkokonaisuudelle on jo osallistumispyynnössä asetettu joitakin vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja tarkentaa vaatimusmäärittelyään ja tarjouspyyntöasiakirjojaan kilpailutusprosessiin valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Kiinnostuneita ehdokkaita kehotetaan tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin, joissa on kuvattu tarkemmin HR-järjestelmäkokonaisuutta ja sillä suoritettavia tehtäviä. Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ”HR-järjestelmä” tarkoittaa palveluna hankittavaa järjestelmää kokonaisuudessaan tuotanto- ja koulutus-/testiympäristöineen sekä järjestelmään liittyviä tuki- ja ylläpitopalveluita. Kiinnostuneet ehdokkaat (jatkossa myös ”tarjoajat”) voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottoprojekti (toimitussopimus), jonka jälkeen siirrytään vaiheittain jatkuvien palveluiden käytön piiriin (palvelusopimus). Sopimuskauden aloitusaikataulu on arvio ja sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.
Sisäinen tunniste : 4579-2024

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Täydentävä hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48810000 Tietojärjestelmät
Optiot :
Optioiden kuvaus : Hankinta-aika 1.1.2025 (tavoite)-31.12.2028. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

5.1.2 Suorituspaikka

Postiosoite : PL 630
Postitoimipaikka : Turku
Postinumero : 20101
Maaryhmittely (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Maa : Suomi
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 31/12/2024
Päättymispäivä : 30/12/2028

5.1.5 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 2 000 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : ei
Lisätiedot : Hankinta-aika 1.6.2025 (tavoite)-31.5.2028. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Oikeudenmukaiset työolot

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Kokonaishinta
Kuvaus : (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 60
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Kuvaus : (tarjottu arvo / suurin annettu arvo) * maksimipisteet
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (pisteinä, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 40

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Välityselin : Markkinaoikeus
Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Turun kaupunki
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio : Turun kaupunki
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Turun kaupunki
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan : Turun kaupunki
Maksun suorittava organisaatio : Turun kaupunki
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Turun kaupunki

6. Tulokset

Kaikkien tällä ilmoituksella ilmoitettujen sopimusten arvo : 4 000 000 Euro

6.1 Tulokset – Osan tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : NTT DATA Business Solutions Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : tenderReference-4147281-855153
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 422 100 Euro
Tarjouksen sijoitus on tiedossa : ei
Tarjous on vaihtoehtoinen tarjous : ei
Alihankinta : Kyllä
Alihankinnan arvo tiedossa : ei
Alihankinnan prosenttiosuus tiedossa : ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : Toimitussopimus koskien HR-järjestelmän toimitusta SaaS - palveluna
Sopimuksen nimi : 4579-2024 / HR järjestelmän hankinta
Sopimuksen tekopäivä : 30/05/2025
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Turun kaupunki
Voittaja :
Virallinen nimi : NTT DATA Business Solutions Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : tenderReference-4147281-855153
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 422 100 Euro
Tarjouksen sijoitus on tiedossa : ei
Tarjous on vaihtoehtoinen tarjous : ei
Alihankinta : Kyllä
Alihankinnan arvo tiedossa : ei
Alihankinnan prosenttiosuus tiedossa : ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : Toimitussopimus koskien HR-järjestelmän toimitusta SaaS - palveluna
Sopimuksen nimi : 4579-2024 / HR järjestelmän hankinta
Sopimuksen tekopäivä : 30/05/2025
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Turun kaupunki

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Keskikokoisilta yrityksiltä saadut tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 2
Tarjousten arvoväli :
Alhaisin hyväksyttävän tarjouksen arvo : 422 100 Euro
Korkein hyväksyttävän tarjouksen arvo : 422 100 Euro

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin
Välityselin
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Turun kaupunki
Rekisterinumero : 0204819-8
Postiosoite : PL 630
Postitoimipaikka : Turku
Postinumero : 20101
Maaryhmittely (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Pekka Lång
Sähköposti : pekka.lang@turku.fi
Puhelin : +358 406350534
Tämän organisaation roolit :
Ostaja
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio
Organisaatio, jonka talousarviosta sopimus rahoitetaan
Maksun suorittava organisaatio

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : NTT DATA Business Solutions Oy
Organisaation koko : Keskisuuri
Rekisterinumero : 1942338-8
Postiosoite : Bertl Jungin Aukio 1
Postitoimipaikka : Espoo
Postinumero : 02600
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Tämän organisaation roolit :
Tarjoaja
Näiden osien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : f9841fba-fcb7-4234-819d-48b9bd6ce200 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 18/09/2025 07:53 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 18/09/2025 07:53 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00614233-2025
EUVL S -lehden numero : 180/2025
Julkaisupäivä : 19/09/2025