Buitenlandse payroll

De Universiteit Gent telt ongeveer 10.000 medewerkers op de Belgische payroll, met meer dan 80 verschillende nationaliteiten. Deze werknemers worden internationaal gerekruteerd en komen nieuw toe in België, of worden tijdelijk uitgezonden naar het buitenland – bijvoorbeeld als lokale onderzoeker of in combinatie met een tewerkstelling aan een andere universiteit. …

CPV: 79631000 Servizi di personale e di foglio paga, 79400000 Servizi di consulenza commerciale e di gestione e servizi connessi, 79211110 Servizi di gestione retribuzioni, 79140000 Servizi di consulenza e informazione giuridica, 79000000 Servizi per le imprese: servizi giuridici, di marketing, di consulenza, di reclutamento, di stampa e di sicurezza, 79414000 Servizi di consulenza di gestione delle risorse umane
Luogo di esecuzione:
Buitenlandse payroll
Ente di assegnazione:
Universiteit Gent
Numero di premio:
PPP01G-3068/5620/25MMO005

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit Gent
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Buitenlandse payroll
Beschrijving : De Universiteit Gent telt ongeveer 10.000 medewerkers op de Belgische payroll, met meer dan 80 verschillende nationaliteiten. Deze werknemers worden internationaal gerekruteerd en komen nieuw toe in België, of worden tijdelijk uitgezonden naar het buitenland – bijvoorbeeld als lokale onderzoeker of in combinatie met een tewerkstelling aan een andere universiteit. Deze internationale mobiliteit brengt uiteenlopende noden met zich mee op het vlak van internationale tewerkstelling. Enerzijds ontstaan er situaties waarin internationale tewerkstelling gevolgen heeft (of kan hebben) voor de payrollberekening en waarbij advies aan de werkgever vereist is. Anderzijds is er behoefte aan begeleiding en ondersteuning van de betrokken werknemer. De Universiteit Gent is op zoek naar een bedrijf, expert of consultant die de Universiteitsdienst Human Resources kan ondersteunen bij deze diensten.
Identificatiecode van de procedure : 9de88ed9-6e6a-439a-ba61-ebc974544807
Interne identificatiecode : PPP01G-3068/5620/25MMO005
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 370 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.5 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Maximumaantal percelen waarop één inschrijver kan inschrijven : 3
Voorwaarden van het contract :
Maximumaantal percelen dat aan één inschrijver kan worden gegund : 3

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Bronnen voor uitsluitingsgronden : Aanbestedingsstuk

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Verstrekken van advies over internationale tewerkstelling in diverse buitenlandse contexten, inclusief begeleiding bij de opvolging van wettelijke verplichtingen voor zowel werknemer als werkgever, en het uitvoeren van de eventuele lokale payroll
Beschrijving : De selectieleidraad geeft een duidelijke omschrijving wat deze opdracht betreft.
Interne identificatiecode : 25MMO005 - 1_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79400000 Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79140000 Juridische adviezen en informatie
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79000000 Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79414000 Advies inzake personeelsbeheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 96 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : Het perceel 1 bevat twee verlengingen.

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 750 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : De totale omvang van de opdracht, in bijzonder dit perceel, is ingeschat op 350.000 euro excl. BTW.

5.1.9 Selectiecriteria

Bronnen van selectiecriteria : Aanbestedingsstuk
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Dienstverlening en service, deskundigheid en ervaring, communicatie, innovatie, begeleiding en opleiding
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/3068/1G/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 06/10/2025 16:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : - Een langere loopduur geeft meer ruimte voor een gunstigere totale kostprijs door schaalvoordelen en verminderde administratieve lasten bij herhaalde aanbestedingsprocedures. - Een langere samenwerking met een dienstverlener biedt meer garantie om de kwaliteit van de samenwerking te garanderen door opgebouwde kennis en ervaring.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad Van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Gent

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0002

Titel : Ondersteuning bij de relocatie en integratie van internationale werknemers in België
Beschrijving : De selectieleidraad geeft een duidelijke omschrijving wat deze opdracht betreft.
Interne identificatiecode : 25MMO005 - 2_2

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79400000 Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79140000 Juridische adviezen en informatie
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79000000 Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79414000 Advies inzake personeelsbeheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 96 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : Het perceel 2 bevat twee verlengingen.

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 400 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : De totale omvang van de opdracht, in bijzonder dit perceel, is ingeschat op 30.000 euro per jaar excl. BTW. Dit cijfer dient dan t.o.v. de looptijd (incl. verlengingen) te worden geplaatst om de totaal kostprijs te kennen.

5.1.9 Selectiecriteria

Bronnen van selectiecriteria : Aanbestedingsstuk
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Dienstverlening en service, deskundigheid en ervaring, communicatie, innovatie, begeleiding en opleiding
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/3068/1G/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 06/10/2025 16:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : - Een langere loopduur geeft meer ruimte voor een gunstigere totale kostprijs door schaalvoordelen en verminderde administratieve lasten bij herhaalde aanbestedingsprocedures. - Een langere samenwerking met een dienstverlener biedt meer garantie om de kwaliteit van de samenwerking te garanderen door opgebouwde kennis en ervaring.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad Van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Gent

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0003

Titel : Advies en begeleiding voor werknemers en de UGent bij tewerkstelling op de campus van Ghent University Global Campus (GUGC) in Zuid-Korea
Beschrijving : De selectieleidraad geeft een duidelijke omschrijving wat deze opdracht betreft.
Interne identificatiecode : 25MMO005 - 3_3

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79400000 Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79140000 Juridische adviezen en informatie
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79000000 Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79414000 Advies inzake personeelsbeheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 96 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : Het perceel 3 bevat twee verlengingen.

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 220 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : De totale jaarlijkse omvang van de opdracht, in bijzonder dit perceel, is ingeschat op 20.000 euro per jaar (excl. BTW).

5.1.9 Selectiecriteria

Bronnen van selectiecriteria : Aanbestedingsstuk
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Dienstverlening en service, deskundigheid en ervaring, communicatie, innovatie, begeleiding en opleiding
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/3068/1G/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 06/10/2025 16:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : - Een langere loopduur geeft meer ruimte voor een gunstigere totale kostprijs door schaalvoordelen en verminderde administratieve lasten bij herhaalde aanbestedingsprocedures. - Een langere samenwerking met een dienstverlener biedt meer garantie om de kwaliteit van de samenwerking te garanderen door opgebouwde kennis en ervaring.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad Van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Gent

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit Gent
Registratienummer : 0248.015.142
Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Koen de Vreese
Telefoon : +32 92643262
Internetadres : http://www.ugent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : b5f39979-11a7-4234-9766-bafc6bab56b6 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 05/09/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 05/09/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00588768-2025
Nummer uitgave PB S : 172/2025
Datum van bekendmaking : 09/09/2025