Subsidiesysteem uitgaande subsidies

De Opdracht die Aanbestedende dienst heeft in te vullen en waarvoor zij op zoek is naar één Opdrachtnemer om een Overeenkomst mee te sluiten en ziet toe op: Het ter beschikking stellen van software ten behoeve van een Subsidiesysteem voor uitgaande subsidies in de vorm van een Software-as-a-Service (SAAS), inclusief …

CPV: 72000000 IT-szolgáltatások: tanácsadás, szoftverfejlesztés, internet és támogatás, 48400000 Kereskedelmi és személyes tranzakciókezelő szoftvercsomag, 48600000 Adatbázis-kezelő és operációsrendszer-szoftvercsomag, 48700000 Szoftvercsomag-alkalmazások, 48800000 Információs rendszerek és szerverek, 48900000 Különféle szoftvercsomagok és számítógépes rendszerek
Határidő:
2025. szeptember 15. 10:00
A határidő típusa:
Ajánlat benyújtása
A végrehajtás helye:
Subsidiesysteem uitgaande subsidies
Díjat odaítélő szervezet:
Gemeente Tilburg
Díj száma:
2025/029/DW

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Tilburg
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Subsidiesysteem uitgaande subsidies
Beschrijving : De Opdracht die Aanbestedende dienst heeft in te vullen en waarvoor zij op zoek is naar één Opdrachtnemer om een Overeenkomst mee te sluiten en ziet toe op: Het ter beschikking stellen van software ten behoeve van een Subsidiesysteem voor uitgaande subsidies in de vorm van een Software-as-a-Service (SAAS), inclusief het onderhoud en toekomstige ontwikkeling van deze software. Dit betekent dat de applicatie online wordt gehost en beschikbaar wordt gesteld zonder deze lokaal te installeren, maar door deze via een webbrowser / mobiele apps aan te bieden. Aanbestedende dienst wenst daartoe een lange termijn-samenwerking aan te gaan met de Opdrachtnemer. Omvang
Identificatiecode van de procedure : aa5b6d55-b791-4287-a14d-a72596860ce0
Interne identificatiecode : 2025/029/DW
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Selecteren van één Opdrachtnemer. De Inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van de Opdracht is de Inschrijver die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft ingediend op basis van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48400000 Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48600000 Database- en besturingssoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48700000 Softwarevoorzieningen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48800000 Informatiesystemen en servers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48900000 Diverse software en computersystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL415 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Tilburg

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Subsidiesysteem uitgaande subsidies
Beschrijving : Het ter beschikking stellen van software ten behoeve van een Subsidiesysteem voor uitgaande subsidies in de vorm van een Software-as-a-Service (SAAS), inclusief het onderhoud en toekomstige ontwikkeling van deze software. Dit betekent dat de applicatie online wordt gehost en beschikbaar wordt gesteld zonder deze lokaal te installeren, maar door deze via een webbrowser / mobiele apps aan te bieden. Aanbestedende dienst wenst daartoe een lange termijn-samenwerking aan te gaan met de Opdrachtnemer. Omvang
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48400000 Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48600000 Database- en besturingssoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48700000 Softwarevoorzieningen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48800000 Informatiesystemen en servers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48900000 Diverse software en computersystemen
Opties :
Beschrijving van de opties : Drie (3) optionele verlengingen, van ieder twee (2) jaar.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL415 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Tilburg

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/12/2025
Einddatum van de duur : 30/06/2036

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 3
Overige informatie over verlengingen : Drie (3) optionele verlengingen, door Aanbestedende Dienst in te roepen, van ieder twee (2) jaar.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : GC1 Implementatieplan
Beschrijving : Aanbestedende dienst wenst een implementatieplan ten behoeve van haar doelstelling voor de oplevering van een werkend Subsidiesysteem uitgaande subsidies en bijbehorende dienstverlening per 01-07-2026. Concreet dient Inschrijver - op basis van haar toekomstvisie, routekaart productontwikkeling, expertise en best practices - tenminste de volgende onderwerpen te belichten: - Hoe uw oplossing en aanpak de Aanbestedende dienst gaan helpen om de doelstellingen te realiseren als genoemd in paragraaf 3.3 (Scope van de Opdracht); - Neem een globale planning op uitgaande van een start op 01-12-2025 en geef daarbij een toelichting met onderbouwing hoe u die gaat waarmaken, de rolverdeling Opdrachtgever-Opdrachtnemer en wat de belangrijkste risico’s met mitigerende maatregelen zijn om deze beoogde datum voor ingebruikname te realiseren. NB.: De datum 01-07-2026 is voor Aanbestedende dienst van cruciaal belang omdat het enerzijds een periode van verantwoordingen afsluit, maar anderzijds veel belangrijker, het startschot betreft voor indiening van aanvragen voor het volgende begrotingsjaar; - Geef aan hoe u de dataconversie wilt aanpakken, of en hoe ten minste sleutelinformatie en onderliggende documenten (denk aan: de definitieve beschikking toekenning/vaststelling, maar bijvoorbeeld ook bij aanvraag en verantwoording ingediende stukken, voor alle lopende en bij voorkeur ook afgesloten zaken uit de bronsystemen) kunnen worden overgebracht naar het nieuwe subsidiesysteem, op welke manier de juistheid en volledigheid van die datamigratie wordt geborgd en de rolverdeling Opdrachtgever-Opdrachtnemer hierin. NB.: De huidige situatie kent een splitsing van informatie over het oude zaaksysteem (Exxellence), nieuwe zaaksysteem (xxllnc zaken) en de informatie in JD Edwards. Historische informatie van 2021 en ouder mag buiten beschouwing blijven; - Werk uit hoe het systeem ingericht gaat worden op de organisatie, manier van werken en diversiteit aan subsidieregelingen/opgaven en de wijze waarop de kwaliteit en acceptatie wordt gewaarborgd; - Beschrijf hoe u gaat zorgdragen voor een soepele overgang van de bestaande manier van werken naar het werken met het nieuwe subsidiesysteem. Op welke manier neemt u grofweg 10 key-users, 125 beleidsmedewerkers en 25 budgethouders/gemandateerden mee in de verandering en gaat u hen vertrouwd maken met het nieuwe systeem en nieuwe manier van werken? Beschrijf ook op welke manier nieuwe medewerkers door middel van opleiding/training vertrouwd kunnen worden gemaakt met het systeem in de jaren nadat het systeem in gebruik is genomen.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : GC2 Demo op basis van beschreven casussen en doelstellingen Aanbestedende dienst
Beschrijving : Aanbestedende dienst wenst aan de hand van een demo, op basis van de casussen (zie bijlage 13) te zien op welke wijze de oplossing van Inschrijver voorziet in de benodigde functionaliteit zoals beschreven in het Programma van Eisen en Wensen en de mate waarin deze bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van Aanbestedende dienst (zie paragraaf 3.3 Scope van de Opdracht). Ten aanzien van de uitwerking van GC2 geldt het volgende: - De Inschrijver verzorgt een demo waarin stapsgewijs de beschreven casussen zoals bijgevoegd als bijlage 13 worden doorlopen en de mate waarin wordt aangesloten op de doelstellingen van Aanbestedende dienst. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat een werkende applicatie wordt getoond tijdens de demo. - Inschrijver dient de opdrachten uit de casussen zo volledig mogelijk te tonen. De Aanbestedende dienst beoordeelt op basis van wat Inschrijver toont tijdens de demo. Daar waar inschrijver iets niet kan tonen, dient deze toe te lichten hoe een en ander werkt. Het moet Aanbestedende dienst duidelijk zijn welke handelingen verricht moeten worden gedurende het proces. Daarbij wordt toelichten lager gewaardeerd dan wat werkelijk gedemonstreerd wordt.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : GC3 Wensen
Beschrijving : Aanbestedende dienst heeft een aantal wensen voor het subsidiesysteem uitgaande subsidies (zie bijlagen 2 (functioneel) en 3 (non-functioneel)).
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Inschrijver dient bij Inschrijving een prijs af te geven voor de uitvoering van de Opdracht. Dit dient te gebeuren door indiening van het volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend document voor prijsopgave: Prijzenblad in bijlage 12. De Inschrijfprijs vult u in op het prijzenblad (bijlage 12) en bestaat uit een eenmalig bedrag voor: - het verzorgen van de implementatie (installatie, inrichting, dataconversie en opleiding conform aan te leveren implementatieplan, inclusief de benodigde koppelingen van het uitgaand subsidiesysteem en; - vier (4) maal de jaarlijkse kosten voor het ter beschikking stellen van de applicatie en uitvoeren van beheer en ondersteuning conform SLA. De jaarlijkse kosten zoals in het prijzenblad aangegeven zijn, afgezien van de indexering volgens het indexcijfer benoemd in de overeenkomst, vast, dus onafhankelijk van variabele factoren zoals bijvoorbeeld het aantal gebruikers of verwerkte aanvragen. De jaarlijkse kosten voor de optionele verlengingsjaren zijn, afgezien van de indexering volgens het indexcijfer benoemd in de overeenkomst, gelijk aan de jaarlijkse kosten gedurende de initiële periode van 4 jaar. Het is aan de inschrijver om alle aan haar zijde toekomende kosten en risico’s te verwerken in de inschrijfprijzen. Meerkosten die niet vooraf zijn benoemd door Inschrijver, worden niet vergoed door de Opdrachtgever.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 27/06/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 15/09/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 15/09/2025 10:05 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Gemeente Tilburg - Klachtenmeldpunt Aanbestedingen
Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Tilburg - Rechtbank Zeeland-West-Brabant (zittingslocatie Breda)
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Tilburg - Vragen ten behoeve van inlichtingen kunnen uitsluitend worden gesteld via www.tenderned.nl
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Tilburg -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Tilburg -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Tilburg
Registratienummer : 32696202
Postadres : Stadhuisplein 130
Stad : Tilburg
Postcode : 5038 TC
Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL415 )
Land : Nederland
Contactpunt : Daniëlle Wiegers
Telefoon : +31 652900313
Internetadres : http://www.tilburg.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Klachtenmeldpunt Aanbestedingen
Postadres : Koningsplein 9
Stad : Tilburg
Postcode : 5038 WG
Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL415 )
Land : Nederland
Contactpunt : Klachtenmeldpunt Aanbestedingen
Internetadres : http://www.tilburg.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland-West-Brabant (zittingslocatie Breda)
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Vragen ten behoeve van inlichtingen kunnen uitsluitend worden gesteld via www.tenderned.nl
Postadres : Bezuidenhoutseweg 73
Stad : Den Haag
Postcode : 2594 AC
Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL415 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : a7d1e49e-c23e-4cb6-8ca8-b1193205c1c9 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 08/05/2025 09:41 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00301346-2025
Nummer uitgave PB S : 90/2025
Datum van bekendmaking : 12/05/2025