Raamovereenkomst automatisatie van betalingen gekoppeld aan het nieuwe financieel systeem

Het Gemeenschapsonderwijs (GO!) bestaat uit ongeveer 1000 scholen verspreid over heel Vlaanderen die ingedeeld zijn in 26 scholengroepen. Daarnaast is er ook een centrale dienst van het GO! In uitvoering van de aanbestedingsprocedure FinaGO!, die werd afgerond in december 2024, is de firma CNT Consulting momenteel het financiële software pakket …

CPV: 72212720 Vonalkódszoftver-fejlesztési szolgáltatások, 72000000 IT-szolgáltatások: tanácsadás, szoftverfejlesztés, internet és támogatás
A végrehajtás helye:
Raamovereenkomst automatisatie van betalingen gekoppeld aan het nieuwe financieel systeem
Díjat odaítélő szervezet:
Gemeenschapsonderwijs
Díj száma:
PPP095-6728/5242/GO!-NEO-2025-2-FIN-RO

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeenschapsonderwijs
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst automatisatie van betalingen gekoppeld aan het nieuwe financieel systeem
Beschrijving : Het Gemeenschapsonderwijs (GO!) bestaat uit ongeveer 1000 scholen verspreid over heel Vlaanderen die ingedeeld zijn in 26 scholengroepen. Daarnaast is er ook een centrale dienst van het GO! In uitvoering van de aanbestedingsprocedure FinaGO!, die werd afgerond in december 2024, is de firma CNT Consulting momenteel het financiële software pakket SAP S4/HANA Public Cloud aan het implementeren voor alle scholen, in alle centrale diensten van alle scholengroepen en bij de algemene centrale dienst. De intentie voor het GO! is om op 1 januari 2026 live te gaan met SAP S4/HANA Public Cloud. Dit systeem zal vanaf dat moment alle factureren genereren, de verzending van alle facturen aansturen, afpunten van betalingen van facturen toelaten, de functionaliteit leveren om betalingen te verwerken en in de gerelateerde boekhoudkundige verwerking voorzien. De licentie voor SAP loopt vanaf 1 januari 2026 voor een periode van initieel 5 jaar. Deze periode kan twee keer met telkens 2 jaar verlengd kan worden door het GO! (contract structuur 5+2+2). De maximale einddatum is alzo 31 december 2034. Als onderdeel van dit implementatieproject zijn we op zoek naar een partner die een integratie met het SAP S4/HANA Public Cloud systeem kan voorzien om online betalingen en betalingen via betaalapplicaties mogelijk te maken (bijvoorbeeld door middel van QR-codes en betaallinks). We verwachten van deze bijkomende partner onder meer: - Dat de gebruikte technologie kan integreren via een standaard API van SAP S4/HANA Public Cloud systeem: o Om onze klanten online betalingen te laten uitvoeren; o Om GO! toe te laten “1 op 1” automatische reconciliaties te kunnen uitvoeren voor geslaagde betalingen ten op zichtte van de verstuurde facturen (geen geaggregeerde terugkoppeling van data en kosten worden apart doorgegeven); - Dat er tot op het niveau van elke school een gepersonaliseerde betaalpagina kan worden aangeboden met de naam, het adres en het logo van de school / scholengroep / GO centraal; - Dat de technologie moet voldoen aan alle relevante gegevensbescherming en veiligheidsverwachtingen en indien mogelijk relevante certificeringen kan voorleggen; - Dat een gedigitaliseerde oplossing wordt aangeboden voor efficiënte en snelle on-boarding. De Vlaamse Overheid is de enige ‘ultimate beneficial owner’ (‘ubo’) voor alle bankrekeningen die opgenomen zullen worden. Het gaat over een 1000-tal bankrekeningen. Elk van de 26 scholengroepen heeft een eigen KBO-nummer. - Dat de technologie duidelijk en volledig gedocumenteerd wordt, zodat minimale ondersteuning nodig zal zijn om de oplossing te implementeren. Implementatie capaciteit is voorzien aan de kant van CNT Consulting voor de aansluiting op SAP S4/HANA Public Cloud en het testen van deze aansluiting maar de aanbieder dient capaciteit voor ondersteuning te kunnen bieden bij de integratie met SAP en het testen hiervan, waar nodig; - De contractstructuur die aangeboden wordt parallel kan lopen met de contractstructuur van de SAP licentie die momenteel geïmplementeerd wordt: een vaste periode die afloopt op het einde van het kalenderjaar 2030, optioneel verlengbaar door het GO! voor telkens een periode van 2 jaar; - De facturatie voor het GO moet transparant en efficiënt kunnen aangeboden worden tot op het niveau van de scholen (verbruik en kosten moeten kunnen doorgerekend worden tot op dat niveau of direct aangerekend worden op dat niveau); Het GO! schat dat het per jaar, netbreed, ongeveer 3,5 miljoen facturen zal versturen. Het merendeel van deze facturen wordt verstuurd aan ouders van leerlingen, een typische doelgroep van smartphone gebruikers. De ontvangers van de facturen zullen ook de mogelijkheid blijven hebben om via overschrijving of domiciliëring te betalen. Er bestaat een belangrijke vraag bij de scholen en scholengroepen om online betalingen van facturen mogelijk te maken maar scholen zullen niet verplicht worden om de aangeboden technologie te gebruiken.
Identificatiecode van de procedure : fc2a9806-3e93-40bb-9b00-de90cebd2e50
Interne identificatiecode : PPP095-6728/5242/GO!-NEO-2025-2-FIN-RO
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212720 Diensten voor ontwikkeling van barcodesoftware

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst automatisatie van betalingen gekoppeld aan het nieuwe financieel systeem
Beschrijving : Het Gemeenschapsonderwijs (GO!) bestaat uit ongeveer 1000 scholen verspreid over heel Vlaanderen die ingedeeld zijn in 26 scholengroepen. Daarnaast is er ook een centrale dienst van het GO! In uitvoering van de aanbestedingsprocedure FinaGO!, die werd afgerond in december 2024, is de firma CNT Consulting momenteel het financiële software pakket SAP S4/HANA Public Cloud aan het implementeren voor alle scholen, in alle centrale diensten van alle scholengroepen en bij de algemene centrale dienst. De intentie voor het GO! is om op 1 januari 2026 live te gaan met SAP S4/HANA Public Cloud. Dit systeem zal vanaf dat moment alle factureren genereren, de verzending van alle facturen aansturen, afpunten van betalingen van facturen toelaten, de functionaliteit leveren om betalingen te verwerken en in de gerelateerde boekhoudkundige verwerking voorzien. De licentie voor SAP loopt vanaf 1 januari 2026 voor een periode van initieel 5 jaar. Deze periode kan twee keer met telkens 2 jaar verlengd kan worden door het GO! (contract structuur 5+2+2). De maximale einddatum is alzo 31 december 2034. Als onderdeel van dit implementatieproject zijn we op zoek naar een partner die een integratie met het SAP S4/HANA Public Cloud systeem kan voorzien om online betalingen en betalingen via betaalapplicaties mogelijk te maken (bijvoorbeeld door middel van QR-codes en betaallinks). We verwachten van deze bijkomende partner onder meer: - Dat de gebruikte technologie kan integreren via een standaard API van SAP S4/HANA Public Cloud systeem: o Om onze klanten online betalingen te laten uitvoeren; o Om GO! toe te laten “1 op 1” automatische reconciliaties te kunnen uitvoeren voor geslaagde betalingen ten op zichtte van de verstuurde facturen (geen geaggregeerde terugkoppeling van data en kosten worden apart doorgegeven); - Dat er tot op het niveau van elke school een gepersonaliseerde betaalpagina kan worden aangeboden met de naam, het adres en het logo van de school / scholengroep / GO centraal; - Dat de technologie moet voldoen aan alle relevante gegevensbescherming en veiligheidsverwachtingen en indien mogelijk relevante certificeringen kan voorleggen; - Dat een gedigitaliseerde oplossing wordt aangeboden voor efficiënte en snelle on-boarding. De Vlaamse Overheid is de enige ‘ultimate beneficial owner’ (‘ubo’) voor alle bankrekeningen die opgenomen zullen worden. Het gaat over een 1000-tal bankrekeningen. Elk van de 26 scholengroepen heeft een eigen KBO-nummer. - Dat de technologie duidelijk en volledig gedocumenteerd wordt, zodat minimale ondersteuning nodig zal zijn om de oplossing te implementeren. Implementatie capaciteit is voorzien aan de kant van CNT Consulting voor de aansluiting op SAP S4/HANA Public Cloud en het testen van deze aansluiting maar de aanbieder dient capaciteit voor ondersteuning te kunnen bieden bij de integratie met SAP en het testen hiervan, waar nodig; - De contractstructuur die aangeboden wordt parallel kan lopen met de contractstructuur van de SAP licentie die momenteel geïmplementeerd wordt: een vaste periode die afloopt op het einde van het kalenderjaar 2030, optioneel verlengbaar door het GO! voor telkens een periode van 2 jaar; - De facturatie voor het GO moet transparant en efficiënt kunnen aangeboden worden tot op het niveau van de scholen (verbruik en kosten moeten kunnen doorgerekend worden tot op dat niveau of direct aangerekend worden op dat niveau); Het GO! schat dat het per jaar, netbreed, ongeveer 3,5 miljoen facturen zal versturen. Het merendeel van deze facturen wordt verstuurd aan ouders van leerlingen, een typische doelgroep van smartphone gebruikers. De ontvangers van de facturen zullen ook de mogelijkheid blijven hebben om via overschrijving of domiciliëring te betalen. Er bestaat een belangrijke vraag bij de scholen en scholengroepen om online betalingen van facturen mogelijk te maken maar scholen zullen niet verplicht worden om de aangeboden technologie te gebruiken.
Interne identificatiecode : GO!-NEO-2025-2-FIN-RO_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212720 Diensten voor ontwikkeling van barcodesoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Willebroekkaai 36
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Aanvullende informatie : Centrale diensten GO!

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 108 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Aantal transacties = 50.000.000 over looptijd van 9 jaar

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : PRIJS
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 1
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : KWALITEIT
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 2
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/6728/95/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 27/05/2025 10:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Dit is onlosmakelijk verbonden met het gebruik van het financieel systeem dat een zelfde contractstructuur/looptijd (5 jaar +2+2) zal volgen. Motivatie Finago!: De argumentatie voor de vooropgestelde duurtijd van de overeenkomst is mee ingegeven door de complexiteit om een financieel systeem bij de verschillende entiteiten en scholen van het GO! te implementeren.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Raad van State -
Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State -
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeenschapsonderwijs -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van State -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeenschapsonderwijs -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeenschapsonderwijs
Registratienummer : GO!
Postadres : Willebroekkaai 36
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Contactpunt : Team Aanbestedingen
Telefoon : +32 27909200
Fax : +32 27909201
Internetadres : http://www.g-o.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 20df71ba-0e6c-4d34-8a3a-68ce04f7affb - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 23/04/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 23/04/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00267829-2025
Nummer uitgave PB S : 81/2025
Datum van bekendmaking : 25/04/2025