Personalmanagement-Software

Die SWP GmbH plant die Beschaffung und Implementierung einer neuen Personalmanagement-Software. Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung und der Betrieb eines vollumfänglichen, cloudbasierten Personalmanagement-Systems (Software-as-a-Service). Das System soll es ermöglichen, die gesamte Personalverwaltung und -entwicklung abdecken, einschließlich u. a. Personalstammdaten, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Recruiting, Onboarding, Talent- und Leistungsmanagement sowie Learning-Management. …

CPV: 72263000 Szoftvermegvalósítási szolgáltatások
A végrehajtás helye:
Personalmanagement-Software
Díjat odaítélő szervezet:
Stadtwerke Postdam GmbH
Díj száma:
250123_SWP_02_ HR-Management-System_Ablösung SAP-HCM_DS

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stadtwerke Postdam GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Personalmanagement-Software
Beschreibung : Die SWP GmbH plant die Beschaffung und Implementierung einer neuen Personalmanagement-Software. Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung und der Betrieb eines vollumfänglichen, cloudbasierten Personalmanagement-Systems (Software-as-a-Service). Das System soll es ermöglichen, die gesamte Personalverwaltung und -entwicklung abdecken, einschließlich u. a. Personalstammdaten, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Recruiting, Onboarding, Talent- und Leistungsmanagement sowie Learning-Management. Die zu vergebende Leistung umfasst neben der Softwarebereitstellung auch die Implementierung und Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers (u. a. Customizing, Schnittstellenanbindung, Datenmigration, Rechte- und Rollenkonzept), die Bereitstellung erforderlicher Schulungsunterlagen sowie den Betrieb, Support und die Wartung der Lösung über die Vertragslaufzeit.
Kennung des Verfahrens : 916e2eb6-42c8-41eb-8463-4815d0e2977f
Interne Kennung : 250123_SWP_02_ HR-Management-System_Ablösung SAP-HCM_DS
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Steinstraße 104-106, Haus 14
Stadt : Potsdam
Postleitzahl : 14480
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt ( DE403 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP9YX3HEL3
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Personalmanagement-Software
Beschreibung : Details zum Leistungsspektrum entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Interne Kennung : 250123_SWP_02_ HR-Management-System_Ablösung SAP-HCM_DS

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Optionale Bestandteile sind in den Vergabeunterlagen explizit ausgewiesen.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Steinstraße 104-106, Haus 14
Stadt : Potsdam
Postleitzahl : 14480
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt ( DE403 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 48 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Bonität: Creditreform-Scoring unter 350 Punkten
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : Umsatz: Mindestumsatz (netto) von mindestens 50 Mio. EUR im Durchschnitt der vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 10
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : Mitarbeiter: Mindestens 50 festangestellte FTE im Bereich Entwicklung, Betrieb und Support von HR-Softwarelösungen im Durchschnitt der vergangenen 3 Geschäftsjahre.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Versicherung: Nachweis einer Unternehmenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 2 Mio. EUR.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Referenz: Mindestens drei Referenzen (Leistungsende nicht länger als 24 Monate zurückliegend), mit einem Leistungsspektrum, welches mit dem in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsspektrum und der Anzahl der Tarifverträge vergleichbar ist.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium : Informationssicherheit
Beschreibung : Zertifizierung BSI C5 Typ 1 - Der Bewerber hat eine Zertifizierung gemäß BSI C5 Typ 1 oder eine gleichwertige Zertifizierung/Prüfung vorzulegen, die ein mit C5 vergleichbares Sicherheitsniveau im Cloud-Betrieb nachweist (z. B. SOC 2 Typ II in Verbindung mit ISO/IEC 27001).
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : Zertifizierung ISO/IEC 27001:2022
Kriterium : Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung : Rechenzentrum: Das System wird beim Auftragnehmer in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union gehostet. Gleiches gilt für das Backup-Rechenzentrum.
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Nachweis zur Eintragung in das Handelsregister.
Kriterium : Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung : Insofern Implementierung nicht durch den HR-Software-Hersteller, sondern Partner erfolgt: Partnerstatus des Herstellers - mindestens zweithöchster Partnerstatus des Softwareherstellers (Partner mit hoher Expertise und umfangreicher Erfahrung in der Implementierung der HR-Software).
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : Zertifizierungen: Nachweis von nachfolgenden Zertifizierungen oder vergleichbaren Erklärungen: - Zertifizierung ISO/IEC 9001 Qualitätsmanagement - Zertifizierung ISO/IEC 27017 Informationssicherheit in Cloud-Diensten - Zertifizierung ISO/IEC 27018 Schutz personenbezogener Daten in der Cloud
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : Vollkostenbetrachtung über 6 Jahre
Beschreibung : Vollkostenbetrachtung über 6 Jahre (Total cost of ownership)
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Technische und funktionale Anforderungen
Beschreibung : Erreichungsgrad der technischen und funktionalen Anforderungen
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Projektkonzept & Erfahrung
Beschreibung : Bewertung des Einführungskonzeptes und der eingesetzten Berater
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 10

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 15/09/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 19/09/2025 12:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : entfällt
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : siehe beiliegende Verfahrensunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB), - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB), - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB), - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Stadtwerke Postdam GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Stadtwerke Postdam GmbH

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Stadtwerke Postdam GmbH
Registrierungsnummer : 12-121092720493633-21
Postanschrift : Steinstraße 104-106, Haus 14
Stadt : Potsdam
Postleitzahl : 14480
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt ( DE403 )
Land : Deutschland
Telefon : 0331 661 9400
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Registrierungsnummer : t:03318661719
Postanschrift : Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt : Potsdam
Postleitzahl : 14473
Land, Gliederung (NUTS) : Potsdam, Kreisfreie Stadt ( DE404 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 331866-1719
Fax : +49 331866-1652
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 530515d2-2129-407e-9ecb-9f0c29dbc563 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 20/08/2025 15:36 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00550440-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 160/2025
Datum der Veröffentlichung : 22/08/2025