Mietlizenzen DMS

Das in der Zentralen Universitätsverwaltung seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb sowie für die geplante Integration zusätzlicher …

CPV: 48218000 Licenckezelő szoftvercsomag
A végrehajtás helye:
Mietlizenzen DMS
Díjat odaítélő szervezet:
Universität Rostock
Díj száma:
25-00912

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universität Rostock
Rechtsform des Erwerbers : Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Mietlizenzen DMS
Beschreibung : Das in der Zentralen Universitätsverwaltung seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb sowie für die geplante Integration zusätzlicher Module (z. B. Vertragsmanagement, Aussonderungstool, Process Studio) ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Die benötigten Mietlizenzen können ausschließlich über den bisherigen Systemlieferanten bezogen werden. Eine Lizenzierung durch Drittanbieter ist herstellerseitig ausgeschlossen. Technischer Alleinauftragnehmer: Die für den Weiterbetrieb erforderlichen Mietlizenzen sind proprietär und ausschließlich über den bisherigen Anbieter verfügbar. Ein Bezug über andere Wirtschaftsteilnehmer ist ausgeschlossen, da Dritte nicht über die Berechtigungen zur Lizenzvergabe verfügen. Damit liegt ein technischer Ausschluss des Wettbewerbs vor (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV). Unverhältnismäßiger Aufwand bei einem Systemwechsel: Ein Anbieterwechsel würde den vollständigen Ersatz des bestehenden Systems erfordern. Dies schließt die Migration sämtlicher Bestandsdaten, die Re-Integration in bestehende Fachverfahren und Prozesse sowie umfangreiche Schulungen der Mitarbeitenden ein. Der damit verbundene finanzielle, personelle und organisatorische Aufwand stünde in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum möglichen Nutzen eines Systemwechsels. Die im Rahmen der Markterkundung vorliegende Analyse bestätigt, dass ein funktional gleichwertiges System nicht ohne erheblichen Mehraufwand eingeführt werden könnte. Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit: Der Umstieg auf Mietlizenzen beim bestehenden Anbieter ermöglicht eine wirtschaftliche Fortführung des Systems. Ein vorzeitiger Wechsel ist sinnvoll, da dadurch geplante Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten integriert werden können. Zudem gewährt der Anbieter aktuell einen Rabatt für den frühzeitigen Umstieg, wodurch weitere finanzielle Vorteile realisiert werden. Ein neues System müsste vollständig neu lizenziert werden, sodass bereits getätigte Investitionen verloren gingen. Fazit: Die Voraussetzungen für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV sind erfüllt. Es liegt ein Fall des fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen vor. Ein funktional gleichwertiges Angebot eines anderen Wirtschaftsteilnehmers ist objektiv nicht verfügbar. Eine Ausschreibung würde zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis führen und wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Kennung des Verfahrens : 6bad7053-83d2-4801-97be-1ce796f5fa29
Interne Kennung : 25-00912
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Schwaansche Str. 2
Stadt : Rostock
Postleitzahl : 18055
Land, Gliederung (NUTS) : Rostock, Kreisfreie Stadt ( DE803 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Mietlizenzen DMS
Beschreibung : Das in der Zentralen Universitätsverwaltung seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb sowie für die geplante Integration zusätzlicher Module (z. B. Vertragsmanagement, Aussonderungstool, Process Studio) ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Die benötigten Mietlizenzen können ausschließlich über den bisherigen Systemlieferanten bezogen werden. Eine Lizenzierung durch Drittanbieter ist herstellerseitig ausgeschlossen. Technischer Alleinauftragnehmer: Die für den Weiterbetrieb erforderlichen Mietlizenzen sind proprietär und ausschließlich über den bisherigen Anbieter verfügbar. Ein Bezug über andere Wirtschaftsteilnehmer ist ausgeschlossen, da Dritte nicht über die Berechtigungen zur Lizenzvergabe verfügen. Damit liegt ein technischer Ausschluss des Wettbewerbs vor (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV). Unverhältnismäßiger Aufwand bei einem Systemwechsel: Ein Anbieterwechsel würde den vollständigen Ersatz des bestehenden Systems erfordern. Dies schließt die Migration sämtlicher Bestandsdaten, die Re-Integration in bestehende Fachverfahren und Prozesse sowie umfangreiche Schulungen der Mitarbeitenden ein. Der damit verbundene finanzielle, personelle und organisatorische Aufwand stünde in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum möglichen Nutzen eines Systemwechsels. Die im Rahmen der Markterkundung vorliegende Analyse bestätigt, dass ein funktional gleichwertiges System nicht ohne erheblichen Mehraufwand eingeführt werden könnte. Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit: Der Umstieg auf Mietlizenzen beim bestehenden Anbieter ermöglicht eine wirtschaftliche Fortführung des Systems. Ein vorzeitiger Wechsel ist sinnvoll, da dadurch geplante Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten integriert werden können. Zudem gewährt der Anbieter aktuell einen Rabatt für den frühzeitigen Umstieg, wodurch weitere finanzielle Vorteile realisiert werden. Ein neues System müsste vollständig neu lizenziert werden, sodass bereits getätigte Investitionen verloren gingen. Fazit: Die Voraussetzungen für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV sind erfüllt. Es liegt ein Fall des fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen vor. Ein funktional gleichwertiges Angebot eines anderen Wirtschaftsteilnehmers ist objektiv nicht verfügbar. Eine Ausschreibung würde zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis führen und wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Interne Kennung : 25-00921

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen :

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern

6. Ergebnisse

Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung : Das in der Zentralen Universitätsverwaltung seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb sowie für die geplante Integration zusätzlicher Module (z. B. Vertragsmanagement, Aussonderungstool, Process Studio) ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Die benötigten Mietlizenzen können ausschließlich über den bisherigen Systemlieferanten bezogen werden. Eine Lizenzierung durch Drittanbieter ist herstellerseitig ausgeschlossen. Technischer Alleinauftragnehmer: Die für den Weiterbetrieb erforderlichen Mietlizenzen sind proprietär und ausschließlich über den bisherigen Anbieter verfügbar. Ein Bezug über andere Wirtschaftsteilnehmer ist ausgeschlossen, da Dritte nicht über die Berechtigungen zur Lizenzvergabe verfügen. Damit liegt ein technischer Ausschluss des Wettbewerbs vor (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV). Unverhältnismäßiger Aufwand bei einem Systemwechsel: Ein Anbieterwechsel würde den vollständigen Ersatz des bestehenden Systems erfordern. Dies schließt die Migration sämtlicher Bestandsdaten, die Re-Integration in bestehende Fachverfahren und Prozesse sowie umfangreiche Schulungen der Mitarbeitenden ein. Der damit verbundene finanzielle, personelle und organisatorische Aufwand stünde in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum möglichen Nutzen eines Systemwechsels. Die im Rahmen der Markterkundung vorliegende Analyse bestätigt, dass ein funktional gleichwertiges System nicht ohne erheblichen Mehraufwand eingeführt werden könnte. Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit: Der Umstieg auf Mietlizenzen beim bestehenden Anbieter ermöglicht eine wirtschaftliche Fortführung des Systems. Ein vorzeitiger Wechsel ist sinnvoll, da dadurch geplante Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten integriert werden können. Zudem gewährt der Anbieter aktuell einen Rabatt für den frühzeitigen Umstieg, wodurch weitere finanzielle Vorteile realisiert werden. Ein neues System müsste vollständig neu lizenziert werden, sodass bereits getätigte Investitionen verloren gingen. Fazit: Die Voraussetzungen für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV sind erfüllt. Es liegt ein Fall des fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen vor. Ein funktional gleichwertiges Angebot eines anderen Wirtschaftsteilnehmers ist objektiv nicht verfügbar. Eine Ausschreibung würde zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis führen und wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : d.velop AG
Angebot :
Kennung des Angebots : AN25-0862
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 25-00912

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Universität Rostock
Abteilung : Beschaffung
Postanschrift : Schwaansche Str. 2
Stadt : Rostock
Postleitzahl : 18055
Land, Gliederung (NUTS) : Rostock, Kreisfreie Stadt ( DE803 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Mathias Evert
Telefon : +49 381 498 1530
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL) : https://www.uni-rostock.de/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern
Registrierungsnummer : VKMV
Postanschrift : Johannes-Stelling Straße 14
Stadt : Schwerin
Postleitzahl : 19053
Land, Gliederung (NUTS) : Schwerin, Kreisfreie Stadt ( DE804 )
Land : Deutschland
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL) : https://www.mv-regierung.de
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : d.velop AG
Registrierungsnummer : DE813062165
Postanschrift : Schildarpstrasse 6-8
Stadt : Gescher
Postleitzahl : 48712
Land, Gliederung (NUTS) : Borken ( DEA34 )
Land : Deutschland
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer : PUBL
Stadt : Luxembourg
Postleitzahl : 2417
Land, Gliederung (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Land : Luxemburg
Telefon : +352 29291
Internetadresse : https://op.europa.eu
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : b13b3cc3-2d3f-4a89-8379-7cb588f76e08 - 01
Formulartyp : Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung : Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 25/08/2025 12:43 +00:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00555265-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 162/2025
Datum der Veröffentlichung : 26/08/2025