Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf- geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance

De opdracht betreft een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden. ROC Midden Nederland is op zoek naar een zoveel mogelijk standaardoplossing en geen maatwerk, waarbij ROC Midden Nederland wel in staat moet zijn om de Financiële en HRM-processen zelf …

CPV: 72200000 Szoftverprogramozási és tanácsadási szolgáltatások, 72210000 Szoftvercsomag-programozási szolgáltatások
A végrehajtás helye:
Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf- geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Díjat odaítélő szervezet:
Stichting ROC Midden Nederland
Díj száma:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stichting ROC Midden Nederland
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf- geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Beschrijving : De opdracht betreft een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden. ROC Midden Nederland is op zoek naar een zoveel mogelijk standaardoplossing en geen maatwerk, waarbij ROC Midden Nederland wel in staat moet zijn om de Financiële en HRM-processen zelf aan te kunnen passen waar dat noodzakelijk is. Daarnaast dient het softwarepakket over een cloudoplossing te beschikken zodat het systeem 24/7 beschikbaar is en cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch kunnen worden geïnstalleerd. 1,0
Identificatiecode van de procedure : 86700cad-b20f-4992-8457-216007c1d00f
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72210000 Programmering van softwarepakketten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Utrecht

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf- geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Beschrijving : ROC MN is op zoek naar een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden: • Financiële administratie o Integratie met andere modules zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA). o Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals het Gegevens Uitwisselings Platform (= GUP, het Operationele Data Store-systeem van ROCMN), Spend Cloud (voor processen van bestellen tot betalen en contractbeheer), Eduarte (studenten informatiesysteem) en SURFConext (voor ‘single sign on’ inloggen). o Rapportagemogelijkheden voor financiële analyses en budgettering. o Geautomatiseerde terugkerende financiële processen. o Ondersteunen van meerdere verbijzonderingsdimensies (en vrije velden). o Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten (grootboekadministratie inclusief grootboek en alle dimensies). o UBD Aangifte (IB47) aanmaken, controleren en rechtstreeks doorsturen naar de Belastingdienst. o Voldoen aan de laatste (fiscale) wet- en regelgeving. • HRM o Intuïtieve gebruikersinterface met een zelfservice-optie voor zowel medewerkers) als managers om zelf gegevens te beheren en aanvragen in te dienen. o Tools voor prestatiebeoordelingen en talentontwikkeling. o Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten. o Voldoen aan (laatste) arbeidswetgeving en privacyregels. o Automatisch doorsturen van de verschillende wettelijke HRM-gerelateerde aangiftes, zoals loonheffing, pensioen, etc. o Dashboardmogelijkheden voor HRM-gerelateerde analyses, zoals verzuim en de wettelijk verplichte CO2-registratie. o Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals StudyTube (een leerplatform voor medewerkers), Applicant Tracking System (ATS), arbodienst, etc. o Automatische installering van cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen. • Payroll o Betrouwbare en nauwkeurige salarisverwerking. o Gedetailleerde salarisrapportages en analyses o Koppeling met HRM-systeem en Financiële administratie. o Geautomatiseerde controles als gevolg van fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. o Voldoen aan fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. • CRM o Effectief beheer van relaties met studenten, medewerkers en externe partners. o Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. o Inzicht in klantgedrag en -behoeften. o Dossiervastlegging, inclusief vastlegging van dossier gekoppeld vanuit declaraties modules van intern personeel en externen. • Workflows en AI o Automatiseren van administratieve processen en workflows, inclusief ingerichte goedkeuringsworkflows. o Integratie met andere modules, zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA). • Dashboards o Realtime inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren. o Mogelijkheid om dashboards aan te passen aan de behoeften van verschillende gebruikers. o Eenvoudige navigatie en visualisatie van gegevens. • Documentenbeheer o Veilige opslag en beheer van documenten. o Gemakkelijke toegang tot documenten voor bevoegde gebruikers. o Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. o Voldoen aan regelgeving omtrent gegevensbescherming. • Projecten o Tools voor projectplanning en -beheer. o Gedetailleerde projectrapportages en voortgangsanalyses. o Koppeling met financiële en HRM-systemen. o Faciliteren van samenwerking tussen projectteams. • Organisatiestructuur o Duidelijke visualisatie van de organisatiestructuur. o Eenvoudig beheer en bijwerken van het organigram. o Koppeling met HRM-systemen voor actuele gegevens. o Intuïtieve interface voor het beheren van de organisatiestructuur. 1,0
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Utrecht

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Einddatum van de duur : 31/12/2029

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.8 Toegankelijkheidscriteria

Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, omdat de aanbesteding niet bestemd is voor gebruik door natuurlijke personen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Beschrijving : Kwaliteit- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 90
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Beschrijving : Prijs- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Stichting ROC Midden Nederland - Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stichting ROC Midden Nederland - Stichting ROC Midden Nederland
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Stichting ROC Midden Nederland - Stichting ROC Midden Nederland
Organisatie die het contract ondertekent : Stichting ROC Midden Nederland

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 1 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : Specifieke uitsluitingen voor opdrachten voor diensten
Andere rechtvaardiging : Beroep op artikel 2.32 Aw omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Uit de marktconsultatie komt naar voren dat er geen andere leveranciers zijn die een SaaS softwarepakket kunnen leveren waarbij Human Resources (HR) processen en financieel managementprocessen geïntegreerd in een systeem worden aangeboden.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Afas Software B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 1 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf- geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Datum waarop de winnaar is gekozen : 23/05/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Stichting ROC Midden Nederland

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stichting ROC Midden Nederland
Registratienummer : 25638009
Postadres : Brandenburchdreef 20
Stad : Utrecht
Postcode : 3562 CS
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : Aynur Onal
Telefoon : +31 307541700
Internetadres : http://www.rocmn.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht
Postadres : Vrouwe Justitiaplein 1
Stad : Utrecht
Postcode : 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Stichting ROC Midden Nederland
Postadres : Brandenburchdreef 20Brandenburchdreef
Stad : Utrecht
Postcode : 3562CS
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : afdeling inkoop
Telefoon : +31 307541700
Internetadres : http://www.rocmn.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Stichting ROC Midden Nederland
Postadres : Brandenburchdreef 20
Stad : Utrecht
Postcode : 3562CS
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : afdeling inkoop
Internetadres : http://www.rocmn.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Afas Software B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 31046821
Postadres : Inspiratielaan 1
Stad : Leusden
Postcode : 3833AV
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 93558cbd-ba33-481d-906c-5f6e4e9cb6b7 - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 26/05/2025 10:59 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00340165-2025
Nummer uitgave PB S : 101/2025
Datum van bekendmaking : 27/05/2025