Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen

Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen …

CPV: 72212442 Usluge razvoja programske podrške za financijske sustave, 48442000 Programski paket za financijske sustave
mjesto izvršenja:
Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
registar:
Provincie Groningen
nagradni broj:
T92129

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Provincie Groningen
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Beschrijving : Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen (R&V) Workflow Managementrapportages Financiële afwikkeling subsidieaanvragen Projectenadministratie Leningenadministratie
Identificatiecode van de procedure : 6b3844ee-6cec-494d-b7bf-fd2fef0d713c
Eerdere aankondiging : 2cd049f5-633f-45a0-a161-c637b9a5ac06-01
Interne identificatiecode : T92129
Type procedure : Openbaar

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Aanvullende aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212442 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 17 750 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Na publicatie van de aanbestedingsstukken vindt er een toelichting (via Teams) plaats op Samenwerking Op Maat en de methodiek van de aanbesteding (1e marktbijeenkomst). Tijdens deze voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure zijn twee inlichtingenrondes ingebouwd. Tussen de inlichtingenrondes in is een individuele inlichtingen ronde ingebouwd. Eventuele vragen ter zake van het Beschrijvend document dienen via de vraag & antwoordmodule van Mercell te worden ingediend. De planning met data en tijden is opgenomen onder het kopje 'planning' in Mercell
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Beschrijving : Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen (R&V) Workflow Managementrapportages Financiële afwikkeling subsidieaanvragen Projectenadministratie Leningenadministratie
Interne identificatiecode : T92129

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Aanvullende aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212442 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen
Opties :
Beschrijving van de opties : 1. Verandermanagement gedurende de implementatieperiode 2. Portaal subsidieverlening 3. Module Contractmanagement- en -beheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/02/2025
Einddatum van de duur : 01/02/2030

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 17
Overige informatie over verlengingen : De totale initiële contractperiode (fase 1 en 2) bedraagt vijf (5) jaar, met de eenzijdige optie voor Opdrachtgever de Overeenkomst één (1) maal met drie (3) jaar te verlengen en één (1) maal met twee (2) jaar te verlengen. Na 10 jaar kan de overeenkomst 2-jaarlijks worden verlengd. De overeenkomst loopt na 30 jaar van rechtswege af. Tien jaar na de ingangsdatum van deze overeenkomst, en vervolgens elke vijf (5) jaar, zullen partijen een evaluatiegesprek voeren om de toekomstbestendigheid van de overeenkomst te bespreken en te beoordelen of aanpassingen noodzakelijk zijn. Deze gesprekken zijn bedoeld om de samenwerking te versterken en te zorgen dat deze blijft voldoen aan de veranderende behoeften en verwachtingen van zowel de provincie als de opdrachtnemer. Indien een van de partijen overweegt de overeenkomst te beëindigen na de evaluatie, dient deze partij de andere partij minimaal twee (2) jaar voor de beoogde beëindigingsdatum hierover schriftelijk te informeren. Dit stelt beide partijen in staat om adequate voorbereidingen te treffen en een overgangsperiode te beheren. Er is gekozen voor mogelijk een relatief lange contractperiode vanwege hoge transitiekosten. Een wijziging van het Financieel Systeem heeft bovendien een grote impact op de organisatie en de medewerkers (onder meer vanwege verandering van rollen). Daarnaast is de intentie een partnerschap voor langere periode aan te gaan, waarbij Opdrachtgever gebruik maakt van de expertise van de Opdrachtnemer om het Financieel Systeem te kunnen door ontwikkelen en toekomst vast in te richten. Het beoogde resultaat van deze aanbesteding is een op professionele en effectieve wijze afgesloten Overeenkomst met een Opdrachtnemer die heeft aangetoond expert te zijn voor het leveren, implementeren van een Financieel Systeem binnen de provincie Groningen alsmede de bijbehorende werkzaamheden, waarbij de projectdoelstellingen worden gerealiseerd binnen het budget en de planning, conform de vraagscope, voor de overeengekomen kwaliteit en binnen de gestelde randvoorwaarden.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 17 750 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Na publicatie van de aanbestedingsstukken vindt er een toelichting (via Teams) plaats op Samenwerking Op Maat en de methodiek van de aanbesteding (1e marktbijeenkomst). Tijdens deze voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure zijn twee inlichtingenrondes ingebouwd. Tussen de inlichtingenrondes in is een individuele inlichtingen ronde ingebouwd. Eventuele vragen ter zake van het Beschrijvend document dienen via de vraag & antwoordmodule van Mercell te worden ingediend. De planning met data en tijden is opgenomen onder het kopje 'planning' in Mercell

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Plan van Aanpak
Beschrijving : Opdrachtgever is op zoek naar een Opdrachtnemer die in staat is de lead te nemen in het project, zijn verantwoordelijkheid daarin te nemen en optimaal invulling te geven aan de samenwerking, gebaseerd op Samenwerking Op Maat en uitgaande van de ‘win-win gedachte’.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 1 312 500
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Risico- en kansendossier
Beschrijving : Inschrijver toont met dominante informatie aan dat hij “over het project” heen kan kijken, kan inschatten welke “externe risico’s” een bedreiging vormen voor het te behalen projectresultaat en in staat is dankzij preventieve beheersmaatregelen de risico’s te voorkomen dan wel de gevolgen te minimaliseren. LET OP: In het plan van aanpak wordt het risicomanagement uitgevraagd en in dit dossier de belangrijkste project specifieke risico's.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 787 500
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Wensen
Beschrijving : Inschrijver laat met dominante informatie zien op welke wijze hij in staat is op basis van Best Practice invulling te geven aan de wensen die zijn opgesomd in de toelichting en daarmee tevens optimaal invulling geeft aan de projectdoelstellingen voor deze aanbesteding.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 1 050 000
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Demonstratie
Beschrijving : Inschrijver laat met zijn demonstratie van zijn systeem/oplossingsrichting zien dat hij in staat is een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem te leveren dat tevens ertoe bijdraagt dat medewerkers in staat zijn efficiënter te werken en een professionele invulling te geven aan de taken voor de gebruikers van de Oplossing.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 1 050 000

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Noord Nederland
Informatie over de termijnen voor beroep : Indien een verificatiegesprek naar het oordeel van de aanbestedende dienst niet nodig is of de verificatie als bedoeld in paragraaf 7.1 succesvol is verlopen, is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs- kwaliteitverhouding (de beoogd Opdrachtnemer) definitief bekend. Deze bekendmaking (bekendmaking beoogd Opdrachtnemer) zal schriftelijk via Mercell worden medegedeeld aan de inschrijvers. De afgewezen Inschrijvers krijgen de gelegenheid tegen het besluit tot bekendmaking beoogd opdrachtnemer en of de ranking bezwaar in te dienen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5. Indien de Concretiseringsfase positief verloopt zal het voornemen tot gunnen (de gunningsbeslissing) bekend worden gemaakt aan de Inschrijvers die ook de bekendmaking beoogd Opdrachtnemer hebben ontvangen. Deze Inschrijvers hebben alleen de mogelijkheid tegen het gunningvoornemen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5 bezwaar in te dienen, indien ze van mening zijn dat zich onrechtmatigheden in de Concretiseringsfase hebben voorgedaan. Indien de bezwaartermijn ongebruikt verstrijkt en er overigens geen (juridische) belemmeringen zijn, sluit de Aanbestedende dienst de Concretiseringsfase af met definitieve gunning. Opdrachtnemer is er dan voor verantwoordelijk de Opdracht uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd alsmede binnen de geldende (wettelijke) eisen en randvoorwaarden. Inschrijvers die zich niet kunnen verenigen met de gunningsbeslissing en daartegen een rechtsmiddel willen instellen, dienen uiterlijk 20 kalenderdagen na dagtekening van de aan hen verzonden mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding geëntameerd te hebben bij de Voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen. Voor de duidelijkheid wordt erop gewezen dat voornoemde termijn kwalificeert als contractuele vervaltermijn op grond waarvan inschrijvers niet ontvankelijk in hun vorderingen zijn indien niet binnen de hierboven gestelde termijn een dagvaarding in kort geding aan aanbestedende dienst is betekend. Deze spelregel is opgenomen in het in het belang van de voortvarendheid van de procedure en de gerechtvaardigde belangen van onder andere de winnende inschrijver. Door in te schrijven stemmen inschrijvers uitdrukkelijk in met deze spelregel en heeft deze als wederzijds overgekomen vervalbeding te gelden.
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Provincie Groningen
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Provincie Groningen
Organisatie die het contract ondertekent : Provincie Groningen

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 6 500 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : UNIT4 B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T92129
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 6 500 000 Euro
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : C00071
Datum van sluiting van het contract : 01/07/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Provincie Groningen

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 4

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Provincie Groningen
Registratienummer : 01182023
Postadres : Sint Jansstraat 4
Stad : Groningen
Postcode : 9712JN
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Contactpunt : Arjan Dortmans
Telefoon : +31621316042
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Noord Nederland
Registratienummer : 00000
Postadres : Guyotplein 1
Stad : Groningen
Postcode : 9712NX
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883614444
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : UNIT4 B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 23087578
Postadres : Stationspark 1000
Stad : Sliedrecht
Postcode : 3364DA
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Contactpunt : Katrien De Cupere
Telefoon : +32468124205
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 82e82f86-8b1a-400f-9ce8-744ac0c95818 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 30/09/2025 08:45 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 30/09/2025 08:46 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00642400-2025
Nummer uitgave PB S : 188/2025
Datum van bekendmaking : 01/10/2025