Universität zu Köln - Implementierung einer SAP-integrierten Softwarelösung für das Baumanagement und -controlling

Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für Baumaßnahmen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe erhält die UzK vom Land ein Unterbringungsbudget (UB). Das Bau- und Liegenschaftsdezernat (D5) plant und setzt die Baumaßnahmen um. Für das Bauprojektmanagement nutzt das D5 eine separate Software Conject, welche …

CPV: 48100000 Programski paket za industriju
mjesto izvršenja:
Universität zu Köln - Implementierung einer SAP-integrierten Softwarelösung für das Baumanagement und -controlling
registar:
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
nagradni broj:
2025_64_0130

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Universität zu Köln - Implementierung einer SAP-integrierten Softwarelösung für das Baumanagement und -controlling
Beschreibung : Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für Baumaßnahmen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe erhält die UzK vom Land ein Unterbringungsbudget (UB). Das Bau- und Liegenschaftsdezernat (D5) plant und setzt die Baumaßnahmen um. Für das Bauprojektmanagement nutzt das D5 eine separate Software Conject, welche zwar Daten aus SAP nutzt, ihrerseits Daten aber nicht in SAP überträgt. Sie hat darüber hinaus nur einen eingeschränkten Bezug zu kaufmännischen Prozessen. Im Rahmen des Baukosten- und -projektcontrollings gibt es diverse Schnittmengen zwischen D5 und D6 (Finanzdezernat). Bei der Bauvergabe, dem Controlling der Zu- und Abflüsse von Baumitteln der jeweiligen Finanzierungsquelle und Verbuchung der Kosten als Aufwand, Anlagen im Bau oder einer Interimsfinanzierung über Haushaltsmittel im Rahmen des externen Rechnungswesens sowie steuerrechtlichen Themen ist D6 federführend. Da für die aktuelle Software kein Support des Herstellers zur Verfügung steht und die Software in ihrer jetzigen Form nicht den gemeinsamen Bedarf von D5 und D6 abbildet, benötigen D5 und D6 für das Baumanagement und -controlling und als Schnittstelle zu Folgeprozessen die Implementierung einer neuen SAP-integrierten Softwarelösung. In einem Vorprojekt wurde das entsprechende Lastenheft nebst Sollprozessen erarbeitet. Aktuell nutzt die UzK ein SAP-ERP-System. Zum Jahreswechsel 2027/2028 ist ein Umstieg auf S4-HANA projektiert. Der Auftragnehmer hat die Implementierung einer neuen SAP-integrierten Softwarelösung zu erbringen.
Kennung des Verfahrens : 1c086476-e482-4888-acfc-f26a01343b64
Interne Kennung : 2025_64_0130
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Erfüllungsorte sind diverse Gebäude der Universität zu Köln im Stadtgebiet Köln insbesondere die Stadtteile Lindenthal, Sülz und Zollstock, wo die verschiedenen Einrichtungen in eigenen und angemieteten Gebäuden untergebracht sind

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTFLBD6QF Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Die Bewerber reichen in dieser Phase Teilnahmeanträge ein, in denen sie alle geforderten Nachweise und Informationen zur Eignungsprüfung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen übermitteln. Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Anschließend werden alle Bewerber zur indikativen Angebotsabgabe aufgefordert, die einen formalen mit den Mindestanforderungen an die Eignung geeigneten Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen)
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
Betrug : § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden
Korruption : § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Verstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Zahlungsunfähigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Das Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Der öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Es besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Es liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Das Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Das Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhalten c) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Universität zu Köln - Implementierung einer SAP-integrierten Softwarelösung für das Baumanagement und -controlling
Beschreibung : Die Softwarelösung hat dabei die fachlichen und technischen Anforderungen gemäß Lastenheft zu erfüllen. Im Rahmen der Implementierung ist die Datenmigration zu begleiten. Überdies sind im Rahmen der Umsetzung die Reportinganforderungen in Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern der UzK noch zu erheben und die Reportings software-seitig umzusetzen. Die softwareseitigen Anforderungen sind voraussichtlich im Zeitraum 01.02. bis spätestens 31.08.2026 zu erfüllen, der go-live hat bis spätestens 31.11.2026 zu erfolgen. Der Wartungsvertrag soll über 10 Jahre abgeschlossen werden.
Interne Kennung : 2025_64_0130

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Erfüllungsorte sind diverse Gebäude der Universität zu Köln im Stadtgebiet Köln insbesondere die Stadtteile Lindenthal, Sülz und Zollstock, wo die verschiedenen Einrichtungen in eigenen und angemieteten Gebäuden untergebracht sind

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 120 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 8
Weitere Informationen zur Verlängerung : mindestens für die Dauer von 24 Monaten (Mindestvertragsdauer) bezogen auf die Wartung für die Dauer von 120 Monaten in Bezug auf die Wartung

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Nutzen Sie dafür ausschließlich unser Dokument: Referenzen Mindestanforderungen Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber eine Software bereit, welche die Bearbeitung von Sachverhalten aus dem Bereich Baumanagement und -controlling unterstützt; und - Die Softwarelösung bildet dabei die fachlichen und technischen Anforderungen gemäß Lastenheft (Anlage) ab; und - Die Bereitstellung erfolgt als Kauflizenz und - Die auftragsgegenständliche Software wird vom Referenzauftraggeber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten produktiv genutzt. Die Nutzung muss zu diesem Zeitpunkt nicht andauern.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 27/10/2025 23:59 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 07/11/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 06/11/2025 09:00 +01:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Mit Angebotsabgabe erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT), einschließlich aller zugehörigen Vertragsmuster und Anlage, zur Kenntnis genommen habe/n und diese als für mich/uns als verbindliche Vertragsbasis akzeptiere/n.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : Die Zahlungsbedingungen/Konditionen sind den AGB´s und/oder dem gültigen EVB-IT Vertrag zu entnehmen. Im übrigen gelten nachrangig die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Registrierungsnummer : 05315-06008-84
Postanschrift : Albertus-Magnus-Platz
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50923
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Abteilung 64 - Einkauf
Telefon : +49 2214700
Internetadresse : https://uni-koeln.de/
Profil des Erwerbers : https://www.vergabe.nrw.de/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Postanschrift : Zeughausstr. 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2211473045
Fax : +49 2211472889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 66be6460-fb04-43cb-9c56-f24918525bc3 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 06/10/2025 00:18 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00655518-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 192/2025
Datum der Veröffentlichung : 07/10/2025