Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus

Hankinnan kohteena on Suomen Lähetysseuran käyttöön hankittava ulkoistettu palkkahallinto, joka kattaa tarjouspyynnössä ja alla mainitut palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Henkilöstön määrä yhteensä: noin 140 työntekijää. Työntekijöistä noin 100 tekevät töitä Suomesta käsin ja noin 40 lähetettyinä työntekijöinä ulkomaista käsin (Aasia, Afrikka, Etelä-Amerikka, Lähi-Itä). Lisäksi Lähetysseuralla on palkkionsaajia keskimäärin noin 10 kpl …

CPV: 79211110 Usluge obračunavanja plaća, 79631000 Usluge na području kadrova i obračunavanja plaća
mjesto izvršenja:
Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus
registar:
Suomen Lähetysseura ry
nagradni broj:
2025-019764-LOT-0001

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Suomen Lähetysseura ry
Ostajan oikeudellinen muoto : Kansainvälinen järjestö
Pääasiallinen toimiala : Virkistys, kulttuuri ja uskonto

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus
Kuvaus : Hankinnan kohteena on Suomen Lähetysseuran käyttöön hankittava ulkoistettu palkkahallinto, joka kattaa tarjouspyynnössä ja alla mainitut palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Henkilöstön määrä yhteensä: noin 140 työntekijää. Työntekijöistä noin 100 tekevät töitä Suomesta käsin ja noin 40 lähetettyinä työntekijöinä ulkomaista käsin (Aasia, Afrikka, Etelä-Amerikka, Lähi-Itä). Lisäksi Lähetysseuralla on palkkionsaajia keskimäärin noin 10 kpl / kuukausi. Palkkahallinnon piirissä olevien henkilöiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana (myös alaspäin eli tarjouspyynnössä esitetty työntekijöiden vähimmäismäärä ei ole taattu). Palkanmaksu tapahtuu kuun 20. päivänä tai sitä edeltävänä pankkipäivänä. Lomarahat maksetaan vuosittain kesäkuussa. Työehtosopimus on Kristillisiä järjestöjä koskeva työehtosopimus. Suomen lähetysseuralla on käytössä HRM- ja palkanmaksujärjestelmänä Mepco. Mepco on tällä hetkellä Suomen Lähetysseuran hallinnoima ja tuleva Ulkoistuskumppani (jäljempänä myös ”Toimittaja”) saa Mepcoon käyttöoikeudet. Tulevaisuudessa (noin vuoden sisällä) HRM- ja palkanmaksujärjestelmä on tarkoitus kilpailuttaa (yhteistyössä ulkoistuskumppanin kanssa tai ulkoistuskumppanille ulkoistaen), jolloin myös järjestelmän hallinnointi siirtyy ulkoistuskumppanille.
Menettelyn tunniste : ebbb78af-f122-42aa-aa1e-0f8dd820f9e0
Menettelyn tyyppi : Avoin
Käytetään nopeutettua menettelyä : ei
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet :

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus
Kuvaus : Hankinnan kohteena on Suomen Lähetysseuran käyttöön hankittava ulkoistettu palkkahallinto, joka kattaa tarjouspyynnössä ja alla mainitut palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Henkilöstön määrä yhteensä: noin 140 työntekijää. Työntekijöistä noin 100 tekevät töitä Suomesta käsin ja noin 40 lähetettyinä työntekijöinä ulkomaista käsin (Aasia, Afrikka, Etelä-Amerikka, Lähi-Itä). Lisäksi Lähetysseuralla on palkkionsaajia keskimäärin noin 10 kpl / kuukausi. Palkkahallinnon piirissä olevien henkilöiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana (myös alaspäin eli tarjouspyynnössä esitetty työntekijöiden vähimmäismäärä ei ole taattu). Palkanmaksu tapahtuu kuun 20. päivänä tai sitä edeltävänä pankkipäivänä. Lomarahat maksetaan vuosittain kesäkuussa. Työehtosopimus on Kristillisiä järjestöjä koskeva työehtosopimus. Suomen lähetysseuralla on käytössä HRM- ja palkanmaksujärjestelmänä Mepco. Mepco on tällä hetkellä Suomen Lähetysseuran hallinnoima ja tuleva Ulkoistuskumppani (jäljempänä myös ”Toimittaja”) saa Mepcoon käyttöoikeudet. Tulevaisuudessa (noin vuoden sisällä) HRM- ja palkanmaksujärjestelmä on tarkoitus kilpailuttaa (yhteistyössä ulkoistuskumppanin kanssa tai ulkoistuskumppanille ulkoistaen), jolloin myös järjestelmän hallinnointi siirtyy ulkoistuskumppanille.
Sisäinen tunniste : 2025-019764-LOT-0001

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut
Optiot :
Optioiden kuvaus : Lähetysseura voi tehdä ulkoistuskumppanilta palkkahallintoon liittyviä lisätilauksia ilman erillistä kilpailutusta. Tällaisia lisätilauksia voivat esimerkiksi olla ulkomailta rekrytoitavien henkilöiden palkkahallinto Suomessa ja heihin liittyvät viranomaisilmoitukset ja maksutiedot sekä neuvonta. Myös Lähetysseuran ja ulkoistuskumppanin keskinäistä tehtävänjakoa voidaan muuttaa. Lähetysseura voi tehdä yhteistyössä uuden palkkahallinnon järjestelmän hankinnan / teetättää hankinnan ulkoistuskumppanilla, missä yhteydessä palkkahallinnon järjestelmä siirtyy ulkoistusyrityksen hallintaan. Lisähankinnan ovat sisällöltään ja tarvittavan tai syntyvän osaamisen suhteen kytköksissä tämän kilpailutuksen sisällön kanssa.

5.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 01/05/2025
Muu kesto : Rajoittamaton

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : ei
Lisätiedot : ks. Tarjouspyyntö

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa, Oikeudenmukaiset työolot

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Kuukausihinta
Kuvaus : Kk-palkan ja palkkion kpl hinta Säännöllisesti tuotettavien raporttien kpl hinta Palkanlaskijan tuntihinta Hankintayksikön arvio keskimääräisestä kuukausihinnasta.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 40
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Ennalta nimetty tiimi
Kuvaus : Nimet, tittelit ja kielitaito; minimissään yksi vastuullinen palkanlaskija ja kaksi lisähenkilöä, täytä LIITE Laatukriteereiden tiedot; ulkoistuskumppani sitoutuu tähän tiimiin, jollei tiimin jäsen irtisanoudu tai hän jää lakisääteiselle vapaalle. Toimittaja voi jättää nimeämättä tässä vaiheessa tiimin jäsenen, mutta se vaikuttaa tämän osion pisteytykseen.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 10
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Tiimin kokemus
Kuvaus : Tiimin kokemus seuraavista osa-alueista: a. Tiimin kokemus palkkahallinnosta b. Palkkahallinnosta järjestökentässä c. Kokemus Kristillisten järjestöjen TES:stä d. Kokemus ulkomaankomennuksella olevien lähetettyjen työntekijöiden palkkahallinnosta (voi olla myös järjestökentän ulkopuolelta) Täytä LIITE Laatukriteereiden tiedot, ilmoita kunkin nimetyn tiiminjäsenen kokemus kuukausissa kussakin osa-alueessa erikseen ja yhteenlasketut kuukaudet, nimetyn tiimin CV:t pdf muodossa.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 25
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Tiimin työn laatu
Kuvaus : Tiimin työn laatu: Täytä LIITE Laatukriteereiden tiedot -lomakkeeseen kaksi-kolme yritys- / järjestöreferenssiä, joita nimetyn tiimin jäsenet ovat hoitaneet.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 10
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Yrityksen kokemus palkkahallinnon järjestelmän kilpailutuksesta
Kuvaus : Yrityksen kokemus asiakkaan palkkahallinnon järjestelmän kilpailutusprojektista ja mahdollinen datamigraatio uuteen järjestelmään Yhden sivun mittainen kuvaus (pdf) max. kolmesta vastaavasta projektista ja valitusta järjestelmästä, mainitse esimerkeissä, onko noudatettu julkista hankintalakia; huom. tämän ei tarvitse olla nimetyn tiimin suorittamia; hankinta tullaan joko tekemään yhteistyössä tai ulkoistamaan ulkoistuskumppanille, joten kokemukset voivat olla vastaavia.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 10
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Palvelun aloitusajankohta
Kuvaus : Palvelun aloitus aikaisintaan xx/2025 Täydet pisteet saa, jos pystyy aloittamaan 1.5.2025 alkaen. Täytä LIITE Laatukriteereiden tiedot. Huom. Hankintaprosessin kesto huomioon ottaen.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, tarkka)
Vertailuperusteen luku : 5
Kuvaus käytettävästä pisteytyksestä, jos pisteytystä ei voida määrittää käyttämällä kriteerikohtaisia valintakenttiä :
Perustelut vertailuperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Suomen Lähetysseura ry -

6. Tulokset

Kaikkien tällä ilmoituksella ilmoitettujen sopimusten arvo : 348 000 Euro

6.1 Tulokset – Osan tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : Azets Insight Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjous on vaihtoehtoinen tarjous : ei
Alihankinta : Ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : 2025-024310 (CON-0001)
Voittajan valintapäivä : 03/04/2025
Sopimuksen tekopäivä : 17/04/2025

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 1
Tarjousten arvoväli :
Alhaisin hyväksyttävän tarjouksen arvo : 348 000 Euro
Korkein hyväksyttävän tarjouksen arvo : 348 000 Euro

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Suomen Lähetysseura ry
Rekisterinumero : 0116962-5
Postiosoite : Maistraatinportti 2A, PL 56
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00241
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 9 12 971
Tämän organisaation roolit :
Ostaja
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295563630
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Azets Insight Oy
Rekisterinumero : 0220227-1
Postiosoite : Elielinaukio 5 B
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 405031461
Internetosoite : https://www.azets.fi
Tämän organisaation roolit :
Tarjoaja
Näiden osien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : FI30061576
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 69be0522-d8e1-40b1-8210-352ce4e103d1 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 06/05/2025 15:09 +03:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00291477-2025
EUVL S -lehden numero : 88/2025
Julkaisupäivä : 07/05/2025