RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS

Der Auftraggeber (AG) betreibt ein digitales Vertragsmanagementsystem (VMS). Der Rollout an ca. 80 Instituten des AG ist abgeschlossen, der Dauerbetrieb ist seit geraumer Zeit etabliert. Das System bildet neben einer revisionssicheren Vertragsablage mit Fristenmanagement die Darstellung eines differenzierten Vertragserstellungsprozesses ab. Es ermöglicht die Erstellung von Vertragsvorlagen mittels des Tools Xential. …

CPV: 79994000 Usluge upravljanja ugovorima
mjesto izvršenja:
RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS
registar:
Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
nagradni broj:
22 04 01 02 00 01 22_2024_VMS

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS
Beschreibung : Der Auftraggeber (AG) betreibt ein digitales Vertragsmanagementsystem (VMS). Der Rollout an ca. 80 Instituten des AG ist abgeschlossen, der Dauerbetrieb ist seit geraumer Zeit etabliert. Das System bildet neben einer revisionssicheren Vertragsablage mit Fristenmanagement die Darstellung eines differenzierten Vertragserstellungsprozesses ab. Es ermöglicht die Erstellung von Vertragsvorlagen mittels des Tools Xential. Der Auftraggeber beabsichtigt die Vergabe von fachlichen Beratungsleistungen zur Fortentwicklung im Rahmen der bestehenden VMS-Landschaft. Die Beratung umfasst beispielsweise das Überprüfen des Systems auf Verbesserungspotentiale, die Begleitung der Weiterentwicklung von Vertragsprozessen und -spezifika inklusive agiler fachlicher und technischer Konzeptionierung, Qualitätssicherung der Umsetzung, MPG-weiter Bereitstellung, sowie Unterstützung beim Veränderungsmanagement. Einen wesentlichen Punkt der zu erbringenden Leistung wird die konzeptionelle Vorbereitung und Begleitung der Einbindung von KI-Bausteinen in das VMS darstellen, insbesondere um das Tool noch nutzerfreundlicher zu gestalten. Im Ausnahmefall, zum Beispiel bei einem personellen Engpass des Auftraggebers, umfasst die vom Rahmenvertrag umfasste Beratung auch die Anwenderunterstützung (Support) für die Nutzerinnen und Nutzer, das Durchführen von Schulungen oder sonstige Service- oder Unterstützungsleistungen des Auftraggebers zur Anwendung des VMS im Regelbetrieb. IT-Beratung ist nicht umfasst.
Kennung des Verfahrens : 73f4c4e2-c8d5-4904-a064-a2500ef42d75
Interne Kennung : 22 04 01 02 00 01 22_2024_VMS
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hofgartenstr. 8
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 1 700 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS
Beschreibung : Der Vertrags- und Leistungsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beträgt maximal vier (4) Jahre (48 Monate). Die Vertragslaufzeit ist in die mit Zuschlagserteilung beginnende 24-monatige "Basis-Vertragslaufzeit" sowie die sich daran ggf. anschließende "Optionslaufzeit" von weiteren maximal zweimal jeweils 12 Monaten unterteilt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen auf insgesamt ca. 1.500.000 EUR netto (Schätzwert) über die gesamte Vertragslaufzeit geschätzt. Aus der Rahmenvereinbarung können insgesamt höchstens 1.700.000,00 EUR netto über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstwert). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Die Rahmenvereinbarung verlängert sich 2 mal jeweils um 12 Monate zu denselben Bedingungen, wenn sie nicht mit einer Frist von 1 Monaten zu ihrem Ende durch den Auftraggeber gekündigt wird.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 24 Monat

5.1.5 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 1 700 000 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen :
Kennung der vorherigen Bekanntmachung : 102873-2025

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : einfache Richtwertmethode
Beschreibung : nach UfAb (Z=L/P)
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 100

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement

6. Ergebnisse

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung : 1 700 000 Euro
Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung : Vorliegend hatte nur ein Unternehmen eine Interessensbekundung eingereicht. Das Interessensbekundungsverfahren wurde deshalb nach der erfolgten Öffnung der Interessenbekundung beendet, da sich nur ein Interessent gemeldet hatte, mit dem vorbehaltlich der Eignungsüberprüfung die Vergabe in einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb fortgeführt wurde.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung :
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 1 700 000 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Angebot :
Kennung des Angebots : TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses : 09/07/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer : T:08921080
Postanschrift : Hofgartenstraße 8
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Sachgebiet Vergabemanagement
Telefon : +49 8921081770
Fax : +49 8921081344
Internetadresse : https://www.mpg.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer : 09-0318006-60
Postanschrift : Maximilianstraße 39
Stadt : München
Postleitzahl : 80538
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8921762411
Fax : +49 8921762847
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Registrierungsnummer : T:0892108 0
Postanschrift : Hofgartenstraße 8
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Fax : +49 8921081344
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : DE814811803
Postanschrift : Heidestraße 58
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10557
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 180211991-0450
Fax : +49 30 2068-2000
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-7006

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 4d9b514d-8199-4616-9309-029d0c1d47e4 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 21/07/2025 12:18 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00477347-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 138/2025
Datum der Veröffentlichung : 22/07/2025