Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel

Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte. Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van …

CPV: 72200000 Usluge programiranja i usluge savjetovanja
mjesto izvršenja:
Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel
registar:
Paleis voor Schone Kunsten
nagradni broj:
BOZ-MP ERP 2024

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Paleis voor Schone Kunsten
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Huisvesting en gemeenschappelijke voorzieningen

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel
Beschrijving : Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.
Identificatiecode van de procedure : 3c834046-e1a5-463d-85ca-140ff46b9720
Interne identificatiecode : BOZ-MP ERP 2024
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 480 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : BOZ-MP ERP 2024 - 1
Beschrijving : Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbeperkt

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 480 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 2 480 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat geheel of gedeeltelijk uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte
Beschrijving : 1. Eerste gunningscriterium – De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte (40 punten) Bij de beoordeling van dit prijscriterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de globale prijs voor de gehele duur van de opdracht die op het door de inschrijver ingevulde formulier (bijlage A) werd opgegeven, opgenomen in tabblad "3. Totale bedragen". Voor het deel "A. Implementatie" stemt de prijs overeen met het totaal van de som van de posten van kolom D van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het deel "B. Terugkerende kosten: Licenties", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom E van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het deel "B. Terugkerende kosten: Onderhoud & hosting", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom C van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het voorwaardelijke gedeelte dat aangevuld moet worden in het tabblad "2. Prijsofferte ERP voorwaardelijk gedeelte", van Bijlage B "Prijslijst", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom F. Zodoende zal elke post van de tabbladen 1. en 2. van Bijlage B "Prijslijst" opgeteld worden met de andere en desgevallend vermenigvuldigd worden in functie van de periodiciteit/hoeveelheid om te voldoen aan de totale duur van de raamovereenkomst. De prijs zal op deze manier geëvalueerd worden op basis van een totale prijs die alle diensten omvat die het voorwerp van deze opdracht uitmaken (vast gedeelte en voorwaardelijk gedeelte) zoals aangegeven in het tabblad "3. TOTALE BEDRAGEN" van Bijlage B "Prijslijst" en bijgevolg in Bijlage A "Offerteformulier". De offerte met de laagste prijs behaalt het maximaal aantal punten voor het desbetreffende criterium. Voor de andere offertes wordt het criterium beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregels: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z waarbij: - B = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten; - P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte; - P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte; - Z = de weging voor het criterium "De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte". De prijzen zijn exclusief btw.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : De functionaliteiten van de ERP
Beschrijving : 2. Tweede gunningscriterium – De functionaliteiten van de ERP (30 punten) Voor de evaluatie van dit criterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de antwoorden die door de inschrijver werden bezorgd in Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten", in de tabbladen 1 tot 6. Deze tabbladen en de vragen die we daarin aantreffen, stemmen overeen met de functionele eisen die door het Paleis voor Schone Kunsten beschreven werden bij punt II.5 "Functionaliteiten van de ERP" en per thema gerangschikt werden. Voor elke vraag van voormelde tabbladen/thema's 1 tot 6 moet de inschrijver in de kolom "dekking" de beschikbaarheid van de functionaliteit in kwestie volgen de volgende verdeling aangeven: Dekking Betekenis van de dekking Toegekende punten per type dekking Standaard Beschikbare functionaliteit in de oplossing. Eventueel is een parametrisatie vereist 1 punt Te voorziene ontwikkeling Deze functionaliteit is mogelijk in uw oplossing middels een ontwikkeling. De inschrijver preciseert het aantal dagen ontwikkelingstijd die voorzien moeten worden in kolom E van de tabbladen van Bijlage C - "Evaluatieformulier van de functionaliteiten". 1 punt Niet beschikbaar Niet door de applicatie gedekte functionaliteit 0 punt Een functionaliteit waarvoor geen enkele dekking wordt aangegeven in Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten" zal een score van 0 punten toegekend krijgen. Ongeacht het aantal vragen opgenomen bij elk tabblad/thema 5 (1 tot 6), het overeenkomstige aantal punten zal herleid worden naar een totaal op 10 door toepassing van een evenredigheidsregel. Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten" telt 6 thema's, wat een score op een totaal van 60 punten inhoudt. Deze score zal dan ook omgerekend worden naar een totaal op 30 door toepassing van een evenredigheidsregel teneinde overeen te stemmen met de hierboven gepreciseerde weging voor dit criterium (30 punten). Elk tabblad/thema (1 tot 6) is dus goed voor 5 punten van de totale eindscore. Om een globale coherentie van de ERP en een kwaliteitsvolle dienstverlening voor alle departementen van het Paleis voor Schone Kunsten te garanderen, wenst de aanbestedende overheid een minimumscore vast te leggen voor de evaluatie van de functionaliteiten van elk thema. Zodoende moet de inschrijver voor elk thema een minimale score van 7/10, ofwel 3,5/5 te behalen. Als een inschrijver deze score niet behaalt, zelfs al is het maar voor één thema, zal deze opdracht niet aan hem toegewezen kunnen worden.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Schriftelijke presentatie van de voorgestelde tool en de inplanting ervan in het Paleis voor Schone Kunsten
Beschrijving : 3. Derde gunningscriterium – Schriftelijke presentatie van de voorgestelde tool en de inplanting ervan in het Paleis voor Schone Kunsten (15 punten) De inschrijver moet een methodologische nota van maximum 4 A4-pagina's bezorgen, waarin hij minstens de volgende elementen dient te beschrijven: - voorstelling van de tool; - voorstelling van het concept/de architectuur van de tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o de kwaliteit van de architectuur van de tool o de afstemming op en de interoperabiliteit met de huidige IT-architectuur - de toelichting over de gebruikte technologie. Zullen met name geëvalueerd worden: o de mogelijkheid van toekomstige ontwikkelingen - de toelichting over de analysebenadering en de inplanting van de tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o het realistische karakter o de duidelijkheid en begrijpelijkheid o de aanpassing van het belang/de omvang van het project - de voorstelling van de concepten voor de opleiding van het personeel met betrekking tot de desbetreffende tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o het realistische karakter o de duidelijkheid en begrijpelijkheid o de inaanmerkingneming van de nieuwe ontwikkelingen in termen van opleiding (seminars, video's, gebruiksaanwijzing, workshop, enz.) - de beschrijving van de helpdesk. Zullen met name geëvalueerd worden: o de afstemming van de werking ervan op de eventuele behoeften van het PSK; o de beschikbaarheid ervan; o de benodigde tijd voor de behandeling van query's - de beschrijving van het updatebeleid. Zullen met name geëvalueerd worden: o de terbeschikkingstelling van de laatste versie van de applicatie in overleg met de aanbestedende overheid o de begeleiding van de aanbestedende overheid bij de installatie van een belangrijke nieuwe versie van de applicatie o de beschrijving van de procedures die worden gehanteerd bij de installatie van nieuwe versies en bij storingen na een dergelijke installatie o de impact van updates op de werking en snelheid van het systeem o de manier waarop wordt omgegaan met de ontwikkelingen op maat en de interfacings met de randapplicaties.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : De demonstratie van de kwaliteit en de geschiktheid van de voorgestelde oplossing tijdens de mondelinge presentatie
Beschrijving : 4. Vierde gunningscriterium - De demonstratie van de kwaliteit en de geschiktheid van de voorgestelde oplossing tijdens de mondelinge presentatie (15 punten) Voor de beoordeling van dit criterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de elementen die worden gepresenteerd tijdens de demonstratie van de software beschreven bij punt I.18 van het bestek. Aan de hand van dit criterium wil de aanbestedende overheid met name de volgende elementen evalueren: - De relevantie en de kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de verschillende opdrachten die in bijlage D “Beschrijving van de demonstratie” worden gepresenteerd. - De coherentie tussen de beschrijving van de oplossing die wordt gevraagd voor het derde gunningscriterium (in de methodologische nota) en de mondelinge presentatie van de tool. - De kwaliteit en de coherentie van de antwoorden op de vragen die tijdens de demonstratie werden gesteld. - De “look and feel” en “gebruiksvriendelijkheid” van de gepresenteerde tool zoals beschreven in Bijlage D, “Beschrijving van de demonstratie”. Deze elementen zullen geëvalueerd worden en een score toegewezen krijgen door een evaluatiecomité (zie punt I.18 hieronder) samengesteld uit personeelsleden van het PSK. Na afloop van de presentaties wordt een gemiddelde vastgesteld van de aan dit criterium toegekende scores.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State -
Informatie over de termijnen voor beroep : 09/06/2025

6. Resultaten

Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 2 217 793,07 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 2 480 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 2 480 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 2 480 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Odoo
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : LOT-0001: BOZ-MP ERP 2024 - 1 Odoo
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 2 217 793,07 Euro
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : BOZ-MP ERP 2024
Datum van sluiting van het contract : 29/04/2025

6.1.3 Niet-winnende inschrijvers :

Inschrijver :
Officiële naam : Cortys

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 2 161 846,85 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 2 217 793,07 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Paleis voor Schone Kunsten
Registratienummer : 0895408978_39
Postadres : Ravensteinstraat 23
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +3224866931
Fax : +32 25078515
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Rue de la Science 33, 1040 Bruxelles
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 32 (0)2 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Odoo
Omvang van de ondernemer : Groot
Registratienummer : 0477472701
Stad : Chaussée de Namur 40, 1367 Ramillies, België
Postcode : 1367
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Namur ( BE352 )
Land : België
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001

8.1 ORG-0005

Officiële naam : Cortys
Registratienummer : 0646741560
Stad : Rue Goffin 3, 5380 Fernelmont, België
Postcode : 5380
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Namur ( BE352 )
Land : België
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : c16f9b7f-7847-42e3-9a91-bc8c60f0c578 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 05/05/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 05/05/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands Frans
Publicatienummer aankondiging : 00288497-2025
Nummer uitgave PB S : 87/2025
Datum van bekendmaking : 06/05/2025