evergabe.com

Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę: 1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”. 2) Usługa hotelowa (1/2 …

CPV: 79952000 Usluge organiziranja događanja, 55300000 Usluge restorana i usluge posluživanja hranom, 55120000 Hotelske usluge za sastanke i konferencije, 55110000 Usluge hotelskog smještaja, 79960000 Fotografske i pomoćne usluge, 92100000 Usluge u području kinematografskih filmova i videofilmova, 92111220 Produkcija promidžbenih videofilmova, 22462000 Promidžbeni materijal, 39294100 Obavijesni i promotivni proizvodi, 98322140 Usluge šminkanja, 98351110 Usluge provedbe propisa o parkiranju

rok:

13. listopada 2025. 11:00

vrsta roka:

nadmetanje

mjesto izvršenja:

Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

registar:

Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy

nagradni broj:

ZZOSE.2611.53.2025.440.PKD[OSE2025]

1. Nabywca

1.1 Nabywca

Oficjalna nazwa : Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy

Status prawny nabywcy : Podmiot prawa publicznego

Sektor działalności instytucji zamawiającej : Ogólne usługi publiczne

2. Procedura

2.1 Procedura

Tytuł : Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

Opis : 1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę: 1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”. 2) Usługa hotelowa (1/2 grudnia 2025 r.) tj. zakwaterowanie na jedną dobę z 1.12.2025 r. na 2.12.2025 r.; do pięciu pokoi jednoosobowych z łazienkami oraz ze śniadaniem, wymagany standard hotelu minimum 3*. 3) Miejsca na recepcję „Kongresu OSE 2025” oraz sali służącej jako zaplecze dla organizatorów, opis wymagań znajduje się w Rozdziale V pt.: „Dodatkowe wymagania organizacyjne”. 4) Przygotowania akcesoriów konferencyjnych wraz z ich wizualizacją, konfekcjonowaniem i transportem (dostawą). Opis wymagań znajduje się w Rozdziale VI pt.: „Wymagania dotyczące akcesoriów konferencyjnych”. 5) Usługi cateringowej dla Uczestników „Kongresu OSE 2025”, o której mowa w Rozdziale VII pt.: „Obsługa cateringowa”. 6) Do 20 miejsc parkingowych w miejscu, w którym organizowany będzie „Kongres OSE 2025”. 7) Usługi technicznej w postaci sieci działającej w niezakłócony sposób, której szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale VIII pt.: „Dodatkowe wymagania techniczne (szczegółowe wymagania dotyczące zapewnienia łączności z siecią internet)”. 8) Przygotowania projektów i produkcji materiałów brandingowych, tj. do dwóch ścianek dwustronnych o aluminiowej konstrukcji i wymiarach 300x230, łatwych w montażu, które będą umieszczone w przestrzeni wydarzenia. Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale IX pt. „Wymagania dotyczące materiałów graficznych i brandingowych oraz oznakowania przestrzeni ”. 9) Zrealizowania transmisji online wydarzenia na kanale otwartym/kanałach otwartych Zamawiającego. W trakcie transmisji Wykonawca zapewni, zgodnie z wymogami WCAG, tłumaczy migowych. Scenariusz realizacji transmisji zostanie opracowany po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Więcej w Rozdziale X pt.: „Transmisja online”. 10) Oprawy wizualnej i dźwiękowej „Kongresu OSE 2025”, o których mowa w Rozdziale XI pt.: „Oprawa wizualna i dźwiękowa”. 11) Pełnej obsługi technicznej, merytorycznej oraz client service podczas realizacji wydarzenia. 12) Personelu biorącego udział w wydarzeniu tj.: Prowadzącego/Prowadzącej „Kongres OSE 2025”; promotorów (powinni oni mieć element stroju z widocznym oznakowaniem Zamawiającego oraz pełnić rolę informatorów dla Uczestników wydarzenia przez cały czas jego trwania). Prelegentów „Kongresu OSE 2025” zapewnia Zamawiający. Informacje o personelu znajdują się w Rozdziale XII pt.: „Obsługa personelu”. 13) Usługi makijażu i fryzjera dla prelegentów „Kongresu OSE 2025” i Prowadzącego/Prowadzącej. 14) Imiennych certyfikatów w formacie pdf dla stacjonarnych Uczestników wydarzenia. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego listę osób, dla których przygotuje certyfikaty. 15) Dokumentacji filmowej i fotograficznej wydarzenia. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale XIV pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”. 16) Wykonawca ma za zadanie umieszczać wskazane logotypy w wersji full color na wszystkich materiałach, w tym również na gadżetach wchodzących w skład realizacji „Kongresu OSE 2025” . Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. 2. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.: -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlega uzupełnieniu. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załączniku do SOPZ - KV. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Identyfikator procedury : 8bf4e430-b436-4538-87fb-4c55675c89be

Wewnętrzny identyfikator : ZZOSE.2611.53.2025.440.PKD[OSE2025]

Rodzaj procedury : Otwarta

Główne aspekty procedury : 1. Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320), zwanej dalej ustawą Pzp. 2. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 3. Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 300 000.00 złotych brutto. 4. Na podstawie art. 310 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane. 5. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy PZp.

2.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi

Główna klasyfikacja ( cpv ): 79952000 Usługi w zakresie organizacji imprez

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55300000 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55120000 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 55110000 Hotelarskie usługi noclegowe

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 79960000 Usługi fotograficzne i pomocnicze

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 92100000 Usługi kinematograficzne oraz wideo

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 92111220 Produkcja reklamowych taśm wideo

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 22462000 Materiały reklamowe

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 39294100 Artykuły informacyjne i promocyjne

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 98322140 Usługi w zakresie makijażu

Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 98351110 Usługi zapewniania miejsc parkingowych

2.1.2 Miejsce realizacji

Miejscowość : Warszawa

Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )

Kraj : Polska

Informacje dodatkowe : Lokalizacja realizacji zamówienia: Warszawa, nie więcej niż 10 km od Dworca PKP Warszawa Centralna (ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa), odległość mierzona za pomocą Google Maps, uwzględniająca najkrótszą trasę przejazdu samochodem. Przestrzeń, w której odbędzie się wydarzenie powinna być nowoczesna – szczegółowe wytyczne dotyczące miejsca wydarzenia znajdują się w treści SOPZ w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”.

2.1.4 Informacje ogólne

Podstawa prawna :

Dyrektywa 2014/24/UE

2.1.6 Podstawy wykluczenia

Powody wykluczenia źródła : Uwaga

Aktywami zarządza likwidator : Zamawiający stosuje przesłanki wykluczenia wykonawcy określone w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4-10 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej oraz art. 5k Rozporządzenia 833/2014. 2. W celu wstępnego potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania każdy wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie wskazanym w SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do SWZ. 1) Zgodnie z art. 359 pkt 1 w zw. z art. 360 ustawy Pzp Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia na wzorze stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ. 3. Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia oraz podmiotowych środków dowodowych wskazanych w ust. 4 poniżej przez: 1) wykonawcę, 2) w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – przez każdego z wykonawców. Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: A. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; W przypadku gdy odpis jest dostępny bezpłatnie w publicznej bazie danych Zamawiający nie wymaga złożenia odpisu. 3) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ; Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast: 1) odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej o której mowa w lit. A pkt 2) – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. 2) Dokumenty, o których mowa w pkt 1, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem. Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania znajdują się w SWZ zamieszczonej na stronie postępowania.

5. Część zamówienia

5.1 Techniczny ID partii : LOT-0001

Tytuł : Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

Wewnętrzny identyfikator : ZZOSE.2611.53.2025.440.PKD[OSE2025]

5.1.1 Przeznaczenie