Aanvullende opdracht op B11093bis - Raamovereenkomst voor dienstverlening payroll

De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd …

CPV: 79631000 Usluge na području kadrova i obračunavanja plaća
mjesto izvršenja:
Aanvullende opdracht op B11093bis - Raamovereenkomst voor dienstverlening payroll
registar:
Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
nagradni broj:
AO00297

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende instantie : Havenactiviteiten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aanvullende opdracht op B11093bis - Raamovereenkomst voor dienstverlening payroll
Beschrijving : De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Identificatiecode van de procedure : fd17bd1a-9599-4207-939a-cbab93782423
Interne identificatiecode : AO00297
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/25/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : AO00297 - 1
Beschrijving : De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 18/08/2025
Einddatum van de duur : 11/01/2029

5.1.6 Algemene informatie

De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht

6. Resultaten

Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 1 000 000 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 1 000 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : Noodzaak van aanvullende werken of diensten door de oorspronkelijke contractant
Andere rechtvaardiging : Deze aanvullende opdracht wordt gerechtvaardigd op basis van artikel 38/1 KB Uitvoering, waarbij aanvullende diensten door de oorspronkelijke opdrachtnemer kunnen worden uitgevoerd indien: • De diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen: In de oorspronkelijke opdracht (B11093bis), gegund aan Acerta met ingang van 11 januari 2024, voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) en de post-payroll dienstverlening was de overdracht van het bestaande platform naar een extern platform van een sociaal secretariaat as such niet opgenomen. • De verandering van opdrachtnemer is niet mogelijk is om economische of technische redenen én tot een aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder Gelet op het feit dat o Acerta reeds beschikt over een ruime en lopende opdracht die niet zomaar kan stopgezet worden en momenteel instaat voor het technisch onderhoud van het huidige (interne) SAP-platform, evenals de post-payroll verwerking o Een gefaseerde transitie naar een extern sociaal secretariaatsplatform noodzakelijk is geworden ten gevolge van de toenemende complexiteit. Deze complexiteit is grotendeels te wijten aan de fusie tussen de havens van Antwerpen en Zeebrugge, waarbij een 30-tal werknemers van Zeebrugge momenteel nog verloond worden via het sociaal secretariaat CEVI, maar waarbij de RSZ-aangifte wel geconsolideerd dient te gebeuren door Acerta voor zowel POAB-medewerkers als MBZ-medewerkers. o Payroll en post-payroll verwerking steeds sterk met elkaar verbonden zijn en een opsplitsing tussen 2 opdrachtnemers, zeker met het oog op een gefaseerde transitie vandaag niet zonder zeer ernstige risico’s mogelijk is en alleszins zou leiden tot aanzienlijke bijkomende kosten ingevolge de complexe datastromen tussen systemen van de verschillende leveranciers en de problematiek van het werken met twee verschillende sociale secretariaten voor payroll enerzijds en post-payroll anderzijds. Gelet op het bovenstaande is een aanvullende opdracht bij de betrokken dienstverlener noodzakelijk geworden.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 000 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 1 000 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Registratienummer : 0248399380_4277
Afdeling : Haven van Antwerpen-Brugge NV van publiek recht
Postadres : Zaha Hadidplein 1
Stad : Antwerpen
Postcode : 2030
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Telefoon : +32 32052011
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Registratienummer : 0473329910
Stad : Brussel
Postcode : 1020
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 78e2176a-9e2d-4700-8928-b2edb071c59e - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 14/07/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 14/07/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00459488-2025
Nummer uitgave PB S : 133/2025
Datum van bekendmaking : 15/07/2025