Redesign website - Fase 2: bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be

Context Bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be volgens de specificaties die het resultaat zijn van de eerder uitgevoerde Analyse Fase. Aanleiding: Stad Hasselt heeft vandaag een aantal publieke websites met in die websites ook een aantal online loketten voor diverse doelgroepen (samen te vatten als burgers, ondernemingen, verenigingen …

CPV: 72413000 World wide web (www) site design services
áit fhorghníomhaithe:
Redesign website - Fase 2: bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be
clárlann:
Stad Hasselt
uimhir dámhachtana:
PPP0D1-6311/5286/2025-6311

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stad Hasselt
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Sociale bescherming

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Redesign website - Fase 2: bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be
Beschrijving : Context Bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be volgens de specificaties die het resultaat zijn van de eerder uitgevoerde Analyse Fase. Aanleiding: Stad Hasselt heeft vandaag een aantal publieke websites met in die websites ook een aantal online loketten voor diverse doelgroepen (samen te vatten als burgers, ondernemingen, verenigingen en partners) en met verschillende manieren van aanmelden (sterk en zwak). Doelstelling van deze opdracht is de vernieuwing van de website Hasselt.be om deze klantgerichter te maken en onze interne werking rond content creatie efficiënter in te richten. Er zijn 3 fasen in het project “redesign website Hasselt.be”: • Fase 1 – de Analyse fase – hebben we eind 2024 afgerond met als belangrijkste deliverables de nieuwe Informatie Architectuur, designs en functionele analyse met beschrijving van de werking van de nieuwe website. Midden mei ronden we nog de Technische Analyse af met als doelstelling het uitvoeren van een vergelijkende studie van een aantal geschikte CMS systemen voor de bouw van de nieuwe website en een oplossing voor het werken met formulieren op onze website. • Fase 2 – bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be. Dit is het onderwerp van deze opdracht. • Fase 3 – migratie van de content van onze andere publieke websites naar het nieuwe centrale CMS met als doelstelling om alle content op één plek te beheren en over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals de StadsApp) te kunnen publiceren. Fase 3 is GEEN onderdeel van deze opdracht. Onderdelen opdracht: Deze opdracht gaat over Fase 2 en omvat de volgende onderdelen: • Technische ontwikkelingen nieuw CMS Technische ontwikkelingen in het nieuw op te zetten CMS volgens de specificaties vermeld in de functionele analyse en Figma designs (in bijlage bij het bestek). Minimaal inbegrepen zijn: - Technische analyse voor de bouw van de website en de integraties - Ontwikkeling front-end op basis van wireframes en design - Integratie externe tools (as-is) - Integratie met technische componenten (bijv. bouwstenen Digitaal Vlaanderen, Piwik Pro web analytics, content uit externe databronnen, etc.) - Opzet workflows, rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van de content - Opzet oplossing voor formulieren op de website zoals beschreven in de Technische Analyse - Testing (functioneel, mobile, OS & devices) - Integratie toekomstige MijnHasselt webportaal Het CMS moet zodanig gebouwd worden dat content van alle publieke websites centraal beheerd kan worden en een vlotte publicatie over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals bv. de StadsApp) mogelijk is. • Migratie Contentmigratie van de huidige website Hasselt.be naar de nieuwe webomgeving. Grootorde van de contentmigratie: 1800+ pagina's 600+ formulieren 1750 contactfiches • Opleiding en handleiding CMS Opleiding CMS + uitschrijven van een handleiding voor gebruik CMS • Gebruikerstesten nieuwe website Tijdens de analyse fase werden reeds gebruikerstesten uitgevoerd op de nieuwe Informatie Architectuur, maar nog niet op de nieuwe designs. Een onderdeel van deze opdracht is dan ook om gebruikerstesten uit te voeren op de nieuwe website voor de GoLive en op basis van deze feedback de nodige aanpassingen door te voeren. • SLA, hosting, onderhoud en support van de nieuwe website na de GoLive Bijlagen bij het bestek (nu nog niet beschikbaar): Bij het uitsturen van het bestek voor deze opdracht zullen de volgende documenten toegevoegd worden: o InformatieArchitectuur van de nieuwe website o Designs van de belangrijkste templates en bouwstenen voor de vernieuwde website (met de nodige annotaties voor de on-page user journey) o Een functionele analyse met een beschrijving van de vereisten waaraan het nieuwe CMS moet voldoen o De Technische analyse met een vergelijking van een aantal CMS systemen volgens de specificaties in de functionele analyse en een oplossing voor het beheer van formulieren op de website en in het klantenportaal MijnHasselt. 1.2. Huidige ecosysteem digitale communicatiekanalen Websites: Groep Hasselt heeft meerdere publieke websites. Deze zijn: • www.hasselt.be • www.visitHasselt.be • www.uitinhasselt.be • bibliotheek.hasselt.be • www.hasselt.be/nl/crematorium • www.hasselt.be/nl/knst • www.hasselt.be/nl/circulairwerkt (en andere initiatieven waar Stad Hasselt deelneemt als partner en de website beheert) • www.domeinkiewit.be • www.hetstadsmus.be • www.hogevijf.be • www.japansetuin.be • www.jenevermuseum.be • www.modemuseumhasselt.be • Meetinhasselt.be • sbsXXX.be (8 websites voor Stedelijke Basisscholen, bv. sbsrapertingen.be) • meerdere aparte websites voor evenementen of tijdelijke campagnes, bv. Kunstennacht, jeneverfeesten, tourneelocale, amuse, etc. Het huidige CMS van de website Hasselt.be draait op Drupal versie 10.3.14 Zaaksystemen waarin digitale transacties worden afgehandeld: Een aantal veelgebruikte zaaksystemen van waarin online transacties van klanten worden afgehandeld en die vanaf de website toegankelijk zijn: o Q-Matic (afspraken maken) o Topdesk (meldingen en klachten beheer) o Egovflow (aanvragen van attesten en aktes burgerlijke stand) o Salesforce (subsidie aanvragen) o Intouch (parkeervergunningen en doorlaatbewijzen) o Spotbooking (vergunning inname openbaar domein) o Voucherplatform (hasseltbonnen en broeikasbomen) o Delcom (ticketing en reservaties van musea, zwembad, sportkampen, ...) o Facilitator (organisatie van events en aanvragen van alle bijhorende vergunningen) Stadsapp MijnHasselt: We hebben een stadsapp MijnHasselt die gebaseerd is op het MijnBurgerProfiel App platform. Email: We werken vandaag met Sendtex voor de verzending van nieuwsbrieven. Aanvullend wordt Sendtex ook steeds meer gebruikt als SMPT server voor transactionele emails vanuit verschillende zaaksystemen naar de aanvrager. (Bvb. de bevestiging en herinnering van een afspraa...
Identificatiecode van de procedure : db8d0739-4608-4fbc-bb57-d6dfa018f45a
Interne identificatiecode : PPP0D1-6311/5286/2025-6311
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72413000 Diensten voor het ontwerpen van websites

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Redesign website - Fase 2: bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be
Beschrijving : Context Bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be volgens de specificaties die het resultaat zijn van de eerder uitgevoerde Analyse Fase. Aanleiding: Stad Hasselt heeft vandaag een aantal publieke websites met in die websites ook een aantal online loketten voor diverse doelgroepen (samen te vatten als burgers, ondernemingen, verenigingen en partners) en met verschillende manieren van aanmelden (sterk en zwak). Doelstelling van deze opdracht is de vernieuwing van de website Hasselt.be om deze klantgerichter te maken en onze interne werking rond content creatie efficiënter in te richten. Er zijn 3 fasen in het project “redesign website Hasselt.be”: • Fase 1 – de Analyse fase – hebben we eind 2024 afgerond met als belangrijkste deliverables de nieuwe Informatie Architectuur, designs en functionele analyse met beschrijving van de werking van de nieuwe website. Midden mei ronden we nog de Technische Analyse af met als doelstelling het uitvoeren van een vergelijkende studie van een aantal geschikte CMS systemen voor de bouw van de nieuwe website en een oplossing voor het werken met formulieren op onze website. • Fase 2 – bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be. Dit is het onderwerp van deze opdracht. • Fase 3 – migratie van de content van onze andere publieke websites naar het nieuwe centrale CMS met als doelstelling om alle content op één plek te beheren en over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals de StadsApp) te kunnen publiceren. Fase 3 is GEEN onderdeel van deze opdracht. Onderdelen opdracht: Deze opdracht gaat over Fase 2 en omvat de volgende onderdelen: • Technische ontwikkelingen nieuw CMS Technische ontwikkelingen in het nieuw op te zetten CMS volgens de specificaties vermeld in de functionele analyse en Figma designs (in bijlage bij het bestek). Minimaal inbegrepen zijn: - Technische analyse voor de bouw van de website en de integraties - Ontwikkeling front-end op basis van wireframes en design - Integratie externe tools (as-is) - Integratie met technische componenten (bijv. bouwstenen Digitaal Vlaanderen, Piwik Pro web analytics, content uit externe databronnen, etc.) - Opzet workflows, rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van de content - Opzet oplossing voor formulieren op de website zoals beschreven in de Technische Analyse - Testing (functioneel, mobile, OS & devices) - Integratie toekomstige MijnHasselt webportaal Het CMS moet zodanig gebouwd worden dat content van alle publieke websites centraal beheerd kan worden en een vlotte publicatie over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals bv. de StadsApp) mogelijk is. • Migratie Contentmigratie van de huidige website Hasselt.be naar de nieuwe webomgeving. Grootorde van de contentmigratie: 1800+ pagina's 600+ formulieren 1750 contactfiches • Opleiding en handleiding CMS Opleiding CMS + uitschrijven van een handleiding voor gebruik CMS • Gebruikerstesten nieuwe website Tijdens de analyse fase werden reeds gebruikerstesten uitgevoerd op de nieuwe Informatie Architectuur, maar nog niet op de nieuwe designs. Een onderdeel van deze opdracht is dan ook om gebruikerstesten uit te voeren op de nieuwe website voor de GoLive en op basis van deze feedback de nodige aanpassingen door te voeren. • SLA, hosting, onderhoud en support van de nieuwe website na de GoLive Bijlagen bij het bestek (nu nog niet beschikbaar): Bij het uitsturen van het bestek voor deze opdracht zullen de volgende documenten toegevoegd worden: o InformatieArchitectuur van de nieuwe website o Designs van de belangrijkste templates en bouwstenen voor de vernieuwde website (met de nodige annotaties voor de on-page user journey) o Een functionele analyse met een beschrijving van de vereisten waaraan het nieuwe CMS moet voldoen o De Technische analyse met een vergelijking van een aantal CMS systemen volgens de specificaties in de functionele analyse en een oplossing voor het beheer van formulieren op de website en in het klantenportaal MijnHasselt. 1.2. Huidige ecosysteem digitale communicatiekanalen Websites: Groep Hasselt heeft meerdere publieke websites. Deze zijn: • www.hasselt.be • www.visitHasselt.be • www.uitinhasselt.be • bibliotheek.hasselt.be • www.hasselt.be/nl/crematorium • www.hasselt.be/nl/knst • www.hasselt.be/nl/circulairwerkt (en andere initiatieven waar Stad Hasselt deelneemt als partner en de website beheert) • www.domeinkiewit.be • www.hetstadsmus.be • www.hogevijf.be • www.japansetuin.be • www.jenevermuseum.be • www.modemuseumhasselt.be • Meetinhasselt.be • sbsXXX.be (8 websites voor Stedelijke Basisscholen, bv. sbsrapertingen.be) • meerdere aparte websites voor evenementen of tijdelijke campagnes, bv. Kunstennacht, jeneverfeesten, tourneelocale, amuse, etc. Het huidige CMS van de website Hasselt.be draait op Drupal versie 10.3.14 Zaaksystemen waarin digitale transacties worden afgehandeld: Een aantal veelgebruikte zaaksystemen van waarin online transacties van klanten worden afgehandeld en die vanaf de website toegankelijk zijn: o Q-Matic (afspraken maken) o Topdesk (meldingen en klachten beheer) o Egovflow (aanvragen van attesten en aktes burgerlijke stand) o Salesforce (subsidie aanvragen) o Intouch (parkeervergunningen en doorlaatbewijzen) o Spotbooking (vergunning inname openbaar domein) o Voucherplatform (hasseltbonnen en broeikasbomen) o Delcom (ticketing en reservaties van musea, zwembad, sportkampen, ...) o Facilitator (organisatie van events en aanvragen van alle bijhorende vergunningen) Stadsapp MijnHasselt: We hebben een stadsapp MijnHasselt die gebaseerd is op het MijnBurgerProfiel App platform. Email: We werken vandaag met Sendtex voor de verzending van nieuwsbrieven. Aanvullend wordt Sendtex ook steeds meer gebruikt als SMPT server voor transactionele emails vanuit verschillende zaaksystemen naar de aanvrager. (Bvb. de bevestiging en herinnering van een afspraa...
Interne identificatiecode : 2025-6311 1_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72413000 Diensten voor het ontwerpen van websites

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbekend

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 1
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Kwaliteit
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 2
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/6311/D1/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 03/07/2025 10:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State -
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stad Hasselt -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad Van State -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Stad Hasselt -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stad Hasselt
Registratienummer : BE0207466964
Postadres : Limburgplein 1
Stad : Hasselt
Postcode : 3500
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België
Contactpunt : Marjolein Cuyvers
Telefoon : +32 11239983
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : BE 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel (Etterbeek)
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 39d716f2-f2cf-448e-9b2e-26d1829ff5a6 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 02/06/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 02/06/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00361254-2025
Nummer uitgave PB S : 106/2025
Datum van bekendmaking : 04/06/2025