CaMS HdBA

Werkleistungen zur Einführung eines Campus-Managementsystems (CaMS) als SaaS-Lösung bei der HdBA. Anschließend Bereitstellung und Betrieb dieser SaaS-Lösung, inkl. der zugehörigen Betriebsservices, für 6 Jahre + 2 Verlängerungsoptionen à 24 Monate. Ergänzend ein optionales Dienstleistungskontingent zur Unterstützung (20 PS Vor-Ort + 380 PS online) sowie ein Stundenkontingent für Einweisungen / Schulungen …

CPV: 48000000 Software package and information systems
spriocdháta:
DFómh. 2, 2025, 2 i.n.
cineál spriocdháta:
tairisceana
áit fhorghníomhaithe:
CaMS HdBA
clárlann:
Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
uimhir dámhachtana:
12-25-00135

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Sozialwesen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : CaMS HdBA
Beschreibung : Werkleistungen zur Einführung eines Campus-Managementsystems (CaMS) als SaaS-Lösung bei der HdBA. Anschließend Bereitstellung und Betrieb dieser SaaS-Lösung, inkl. der zugehörigen Betriebsservices, für 6 Jahre + 2 Verlängerungsoptionen à 24 Monate. Ergänzend ein optionales Dienstleistungskontingent zur Unterstützung (20 PS Vor-Ort + 380 PS online) sowie ein Stundenkontingent für Einweisungen / Schulungen (440 PS)
Kennung des Verfahrens : 61168a70-4d21-4e08-abbf-c14357de193d
Interne Kennung : 12-25-00135
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bundesweit
Postleitzahl : 00000
Land, Gliederung (NUTS) : Extra-Regio NUTS 3 ( DEZZZ )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Vordrucke D.7 und D.8 (Erklärung zwingende und fakultative Ausschlussgründe): Eigenerklärungen des Bieters/des bevollmächtigten Mitglieds der Bietergemeinschaft (BG) zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, Insolvenz, anderen schweren beruflichen Verfehlungen, wettbewerbsverzerrenden Verhaltensweisen, Interessenkonflikt aus Beratungstätigkeiten, Auskünften und Informationen. Bei Bildung von Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaften ist hinsichtlich des Nichtvorliegens von zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) auf alle Teilnehmer der Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaft abzustellen. Bei Bildung von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften müssen die Erklärungen für alle Teilnehmer der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft abgegeben werden. Sollte bei einem Teilnehmer oder mehreren Teilnehmern der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft ein einschlägiger Ausschlusstatbestand vorliegen, ist dessen Name bzw. sind deren Namen auf der gesondert beizufügenden Anlage zu vermerken und zu erläutern, warum dennoch eine Teilnahme an dem gegenständlichen Vergabeverfahren möglich sein soll. Vordruck D.6 (Erklärung Eignungsleihe) und Vordruck D.2 (Erklärung Unterauftrag): Angabe der Teile des Auftrags mit Absicht der Unterbeauftragung/Eignungsleihe und Benennung der bereits feststehenden Unterauftragnehmer. Bestätigung, dass im Hinblick auf die angegebenen Unternehmen keine Ausschlusstatbestände im Sinne der in den Vordrucken D.7 und D.8 angegebenen Tatbestände vorliegen bzw. dass die Vergabestelle entsprechend informiert wird, wenn derartige Ausschlussgründe vorliegen und die entsprechenden Nachweise (z.B. Verpflichtungserklärungen) beigefügt sind oder spätestens nach entsprechender Aufforderung vor Zuschlagserteilung eingereicht werden. Vordruck D.0 (Angebotsschreiben): Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 € ohne Mwst. fordert die Vergabestelle für den Bieter/jedes Mitglied einer BG, der/die den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) an. Dafür sind mit dem Vordruck D.0 die benötigten Angaben zu übermitteln. Vordruck Eigenerklärung Russland (Erklärung bzgl. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 2022/576):Es ist gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen: a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln, auch solche, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Sinne der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe in Anspruch genommen werden.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : CaMS HdBA
Beschreibung : Die HdBA verwendet aktuell das CaMS HIS-GX der HIS eG zur Abbildung und Verwaltung u.a. des Student-Life-Cycle der Bachelorstudiengänge AMM und BBB und eingeschränkt des Masterstudiengangs AMB. Das Nutzungsrecht wurde durch die HIS e.G. phasenweise abgekündigt; die erste Abkündigung betrifft das Modul der Stammdatenverwaltung, welches die Schnittstelle zu den weiteren Modulen für die Prüfungs- und das Veranstaltungsmanagement bildet, es endet zum 31.05.2027. Die Kontaktstudienangebote der HdBA werden aktuell in Excel-Listen verwaltet. Ein Campus Management System ist eine Softwarelösung, die eine HdBA bei der Verwaltung administrativer und akademischer Prozesse unterstützt. Sie organisiert und automatisiert wichtige Abläufe im Student-Life-Cycle wie die Bewerber- und Zulassungsverwaltung, Studierendenverwaltung, Kurs- und Prüfungsorganisation, Raum- und Lehrplanung, Fach- und Studiengangsübergreifend, Im- und Exmatrikulation, Notenverwaltung und Kommunikation sowie die für die Deputatsverwaltung notwendigen Auswertungen und die obligatorische Auswertung der amtlichen Statistiken zwei Bundesländer übergreifend (Baden-Württemberg, Mecklenburg-Vorpommern). Ab dem 01.06.2027 soll der HdBA ein neues Campus Management System als SaaS-Lösung zur Verfügung stehen. Die gesamte Organisation der HdBA sowie alle dazugehörigen Prozesse werden in der Software abgebildet. Der genaue Umfang wird im Rahmen der Leistungsbeschreibung dargestellt. Um den unter Kapitel 1.4 der Leistungsbeschreibung beschriebenen Soll-Zustand zu erreichen, erbringt der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit folgende Leistungen: Nicht-optionale Leistung: ➢ Bereitstellung und Betrieb eines CaMS als SaaS-Lösung • inkl. Betriebsservices (Hosting beim AN, Pflege- und Support) ➢ Werkleistung Einführung des CaMS • Startphase (fachliche Teilabnahme) • CaMS-Implementierung Teil 1 (fachliche Teilabnahme) • CaMS-Implementierung Teil 2 (fachliche Teilabnahme) • Migration (fachliche Teilabnahme) • fachliche Gesamtabnahme Optionale Leistungen: • Dienstleistungskontingent zur Unterstützung • Stundenkontingent für Einweisungen/ Schulungen Der Vertrag beginnt mit Zuschlag. Der Leistungszeitraum beginnt ebenfalls mit Zuschlag und endet nach Ablauf von 6 Jahren, gleichzeitig mit der Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die BA hat die Möglichkeit der zweimaligen Verlängerung um je 24 Monate. Es besteht seitens der BA keine Abrufverpflichtung für die Verlängerungsoption Leistungen, welche innerhalb der Vertragslaufzeit abgerufen werden, sind zu den Bedingungen des Vertrages auch nach Vertragsende zu erbringen (z.B. eine Fehlerbehebung).
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Der Vertrag beginnt mit Zuschlag. Der Leistungszeitraum beginnt ebenfalls mit Zuschlag und endet nach Ablauf von 6 Jahren, gleichzeitig mit der Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die BA hat die Möglichkeit der zweimaligen Verlängerung um je 24 Monate. Es besteht seitens der BA keine Abrufverpflichtung für die Verlängerungsoption. Leistungen, welche innerhalb der Vertragslaufzeit abgerufen werden, sind auch nach Vertragsende zu erbringen (z.B. eine Fehlerbehebung).

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 120 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Vorhandensein ausreichender Berufserfahrung, nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.5) sowie Vorlage von fünf (B.3 bis B.7) mit dem Beschaffungsgegenstand vergleichbaren Unternehmensreferenzen (vgl. Vordruck E.2 Eignungsanforderungen). Erwartet werden fünf mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Liechtenstein, deutschsprachiger Teil der Schweiz). Bei den geforderten Referenzen muss mind. eine Referenz von einer Verwaltungshochschule sein. Die weiteren vier Referenzen können auch von anderen/allgemeinen Hochschulen/Universitäten sein. In mind. zwei Referenzen muss die Projektphase bereits abgeschlossen sein, sprich die CaMS mit allen Funktionen und vollständiger Freigabe/Abnahme durch den Referenzgeber im Betrieb genommen worden sein.  Referenzen können sowohl von deutschen Hochschulen/Universitäten als auch solchen aus Ländern der europäischen Union (EU) sein. Die vorgelegten Referenzen dürfen nicht älter als fünf Jahre - gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung - sein. Erwartet werden Projekte mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten. Die Leistungserbringung in den Referenzen muss noch nicht abgeschlossen sein, d.h. es kann auch ein laufender Vertrag/eine laufende Leistungserbringung herangezogen werden. Diese muss jedoch seit min. 18 Monaten aktiv (d.h. Leistungszeitraum min. 18 Monate) sein. Mindestens zwei der nachfolgenden Prozessfelder sind gleichzeitig im Betrieb und werden genutzt: o Interessentenmanagement o Bewerbungsmanagement o Zulassungsmanagement o Prüfungsmanagement o Studierendenverwaltung o Lehrendenmanagement o Lehrveranstaltungsmanagement o Raumplanung o Studiengangsmanagement o Evaluation o Controlling und Reporting o Alumnimanagement o Doktorandenmanagement Hinweis zu den Kriterien B1 - B7: Maximal können 7.500 Eignungspunkte erreicht werden. Es müssen insgesamt mindestens 2.500 Eignungspunkte erreicht werden (vgl. Vordruck E.3 Bewertungsmatrix Eignung)
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : Darstellung der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl in den Jahren 2022, 2023 und 2024; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.5) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (vgl. Eignungsanforderungen E.2; Kriterium B 2). Bei Bietergemeinschaften und Generalunternehmen/Subunternehmen werden die Mitarbeiterzahlen addiert. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiterzahlen getrennt auszuweisen sind, sofern diese im Zuge der Eignungsleihe einbezogen werden sollen. Ebenso verhält es sich mit den Mitarbeiterzahlen der Unternehmen der Bietergemeinschaft oder des Generalunternehmers bzw. der geplanten Subunternehmer. Hinweis zu den Kriterien B1 - B7: Maximal können 7.500 Eignungspunkte erreicht werden. Es müssen insgesamt mindestens 2.500 Eignungspunkte erreicht werden (vgl. Vordruck E.3 Bewertungsmatrix Eignung).
Kriterium : Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung : Darstellung des durchschnittlichen Netto-Jahresumsatz in den Jahren 2022, 2023 und 2024; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.4) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (vgl. Eignungsanforderungen E.2; Kriterium B 1). Bei Bietergemeinschaften und Generalunternehmen/Subunternehmen werden die Umsätze addiert. Bitte beachten Sie, dass die Umsätze getrennt auszuweisen sind, sofern diese im Zuge der Eignungsleihe einbezogen werden sollen. Ebenso verhält es sich mit den Umsätzen der Unternehmen der Bietergemeinschaft oder des Generalunterneh-mers bzw. der geplanten Subunternehmer. Hinweis zu den Kriterien B1 - B7: Maximal können 7.500 Eignungspunkte erreicht werden. Es müssen insgesamt mindestens 2.500 Eignungspunkte erreicht werden (vgl. Vordruck E.3 Bewertungsmatrix Eignung)

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistung
Beschreibung : Einfache UfAB Richtwertmethode
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Einfache UfAB Richtwertmethode
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 02/10/2025 14:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 81 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß § 56 VgV.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 02/10/2025 14:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : C.1: Erklärung zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Registrierungsnummer : DE811458858
Postanschrift : Regensburger Str. 104
Stadt : Nürnberg
Postleitzahl : 90478
Land, Gliederung (NUTS) : Nürnberg, Kreisfreie Stadt ( DE254 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 911-179-7136
Fax : +49 911-179-908051
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : ---
Postanschrift : Kaiser-Friedrich-Str. 16
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53113
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 228 9499-0
Fax : +49 228-9499-163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : ff475b1f-8328-4313-a83c-bf7442d92b24 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 28/08/2025 07:46 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00563691-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 165/2025
Datum der Veröffentlichung : 29/08/2025