Überlassung und Einführung eines CRM-Systems

Die Stiftung EVZ plant die Anschaffung, Inbetriebnahme und den langfristigen Betrieb eines „Customer Relationship Management“ (CRM) Systems, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das CRM-System soll dazu dienen, Projekte, Kontakte und Beziehungen zu verschiedenen Anspruchsgruppen wie Partnern, Experten, Förderern und Projektbeteiligten zentral zu verwalten und zu optimieren. Bei der EVZ …

CPV: 48445000 Logiciels de gestion de la relation clientèle
Délai:
17 octobre 2025 12:00
Type de délai:
Soumission d'offres
Lieu d'exécution:
Überlassung und Einführung eines CRM-Systems
Service d'adjudication:
Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)
Numéro d'adjudication:
2025-I-056

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Überlassung und Einführung eines CRM-Systems
Beschreibung : Die Stiftung EVZ plant die Anschaffung, Inbetriebnahme und den langfristigen Betrieb eines „Customer Relationship Management“ (CRM) Systems, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das CRM-System soll dazu dienen, Projekte, Kontakte und Beziehungen zu verschiedenen Anspruchsgruppen wie Partnern, Experten, Förderern und Projektbeteiligten zentral zu verwalten und zu optimieren. Bei der EVZ wäre das CRM-System beispielsweise für die Bereiche "Handeln", "Bilden" und die Administration von Dritt- und Fördermitteln relevant. Es soll den Austausch mit Antragstellern, Partnern und Projektbeteiligten erleichtern, die Verwaltung von Fördermitteln unterstützen und die Kommunikation sowie die Organisation von Kampagnen und Projekten optimieren. Ziel ist es, Transparenz und Effizienz bei der administrativen Steuerung zu fördern, um die strategischen und operativen Ziele der Stiftung besser umzusetzen. Eingebettet ist die Einführung des CRM-Systems in eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie, die ihrerseits zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements der Stiftung ist.
Kennung des Verfahrens : 00990715-822d-474f-a46c-d0f21fd555a7
Interne Kennung : 2025-I-056
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48445000 Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Auftragsunterlagen, Bekanntmachung, Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : bankr-nat
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : crime-org
Betrug : fraud

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Überlassung und Einführung eines CRM-Systems
Beschreibung : Die Stiftung EVZ plant die Anschaffung, Inbetriebnahme und den langfristigen Betrieb eines „Customer Relationship Management“ (CRM) Systems, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das CRM-System soll dazu dienen, Projekte, Kontakte und Beziehungen zu verschiedenen Anspruchsgruppen wie Partnern, Experten, Förderern und Projektbeteiligten zentral zu verwalten und zu optimieren. Bei der EVZ wäre das CRM-System beispielsweise für die Bereiche "Handeln", "Bilden" und die Administration von Dritt- und Fördermitteln relevant. Es soll den Austausch mit Antragstellern, Partnern und Projektbeteiligten erleichtern, die Verwaltung von Fördermitteln unterstützen und die Kommunikation sowie die Organisation von Kampagnen und Projekten optimieren. Ziel ist es, Transparenz und Effizienz bei der administrativen Steuerung zu fördern, um die strategischen und operativen Ziele der Stiftung besser umzusetzen. Eingebettet ist die Einführung des CRM-Systems in eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie, die ihrerseits zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements der Stiftung ist.
Interne Kennung : 1

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48445000 Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Berlin

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbekannt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:startup#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Eigenerklärung zur VERORDNUNG (EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlun-gen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren (Art. 5k EU-VO Nr. 833/2014) Vollständig ausgefüllte Eigenerklärung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Vollständig ausgefüllte Verpflichtungserklärung
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder sofern derzeit keine Versicherung in erforderlicher Höhe geführt wird, Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird, bei einem Versicherer, der im Gebiet der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) niedergelassen ist. Mind. Deckungssumme von 1 Mio EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden, jeweils mind. zweifach maximiert.
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : Eigenerklärungen zu Umsatz und Eigenkapitalquote Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch die Angabe von Umsatz und Eigenkapitalquote aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren nach. Mindestanforderung: Umsatz in Höhe von mind. 800.000 EUR p.a.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Eigenerklärung zu Referenzen/Referenzprojekte Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Angabe von mind. drei Referenzprojekten über erbrachte vergleichbare Leistungen unter Berücksichtigung der angegebenen Mindestanforderungen nach. Mindestanforderungen: 1. Auftrag wurde für vergleichbare Stiftungen (Stiftung des öffentlichen Rechts) ausgeführt 2. Die Einführungsphase wurde von Berater/innen durchgeführt, die nachweislich über langjährige Stiftungserfahrung und belastbares Stiftungs-Knowhow verfügen

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Preis
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Einführungskonzept
Beschreibung : Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Einführungskonzept einzureichen. Das Zuschlagskriterium „Einführungskonzept“ wird mit 40 % gewichtet. Es wird erwartet, dass der Bieter darin die vorgesehene Herangehensweise bei der Einführung des CRM-Systems in der Stiftung EVZ darstellt. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Erfüllungsgrade Lastenheft
Beschreibung : Der Bieter hat mit seinem Angebot das ausgefüllte Lastenheft einzureichen. Hierbei werden die Erfüllungsgrade der einzelnen Anforderungen bewertet. Das Zuschlagskriterium „Erfüllungsgrade Lastenheft“ wird mit 30% gewichtet. Insgesamt können im Zuschlagskriterium „Erfüllungsgrade Lastenheft“ maximal 300 Punkte erreicht werden. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 17/10/2025 12:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 55 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : gem. Vorgaben
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 17/10/2025 10:00 +02:00
Ort : Berlin
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Die Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen : § 160 GWB lautet: „(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Die Vergabekammern des Bundes

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Die Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : 98137_10004916
Postanschrift : Villemombler Straße 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 00000000
Fax : +49 228 9499163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Die Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : 98137_10004917
Postanschrift : Villemombler Straße 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 00000000
Fax : +49 228 9499163
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)
Registrierungsnummer : 98005_10000319
Postanschrift : Friedrichstraße 200
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10117
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Stiftung
Telefon : +49 00000000
Profil des Erwerbers : https://www.stiftung-evz.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
Registrierungsnummer : 98137_10004914
Postanschrift : Friedrichstraße 149
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10117
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Marktbereich Vergabe
Telefon : +49 00000000
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 602d5092-ce55-45c2-84de-257580f03ee8 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 05/09/2025 16:02 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00588314-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 172/2025
Datum der Veröffentlichung : 09/09/2025