Zaak- en archiefsysteem

De scope van deze opdracht omvat het: • Selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en/of archiefsysteem; • Beschrijven en uitwerken van een informatiearchitectuur, passend bij een hybride zaakomgeving en een generieke archiefoplossing; • Ondersteunen van zaakgericht werken en archiveren binnen én buiten vakapplicaties; • Integreren met …

CPV: 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät, 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Teloituspaikka:
Zaak- en archiefsysteem
Myöntävä elin:
Gemeente Heemskerk
Myöntämisnumero:
202401 - 2300318

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Heemskerk
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Rechtsvorm van de bevoegde autoriteit : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Zaak- en archiefsysteem
Beschrijving : De scope van deze opdracht omvat het: • Selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en/of archiefsysteem; • Beschrijven en uitwerken van een informatiearchitectuur, passend bij een hybride zaakomgeving en een generieke archiefoplossing; • Ondersteunen van zaakgericht werken en archiveren binnen én buiten vakapplicaties; • Integreren met bestaande infrastructuur en informatiesystemen binnen de gemeente Heemskerk (o.a. MS365, e-depot, zaakspecifieke applicaties). • Er is expliciete aandacht voor adoptie, training en ondersteuning, zodat de organisatie op duurzame wijze gebruik kan maken van het nieuwe systeem. Bij de inrichting en implementatie wordt uitgegaan van een gefaseerde aanpak met nadruk op draagvlak, hergebruik van bestaande oplossingen waar mogelijk, en het voorkomen van onnodig maatwerk. De impactanalyse wijst op aandachtspunten zoals: • Heldere definitie van zaakgericht werken binnen de gemeentelijke context; • Goede ondersteuning voor informatiebeheer; • Betrokkenheid van gebruikers op een werkbare manier; • Behoefte aan rationalisatie van het applicatielandschap. Zie het marktconsultatiedocument voor meer informatie. Zie voor meer informatie het marktconsultatiedocument.
Interne identificatiecode : 202401 - 2300318

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : IJmond ( NL323 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Gemeente Heemskerk

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Ander

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Zaak- en archiefsysteem
Beschrijving : De scope van deze opdracht omvat het: • Selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en/of archiefsysteem; • Beschrijven en uitwerken van een informatiearchitectuur, passend bij een hybride zaakomgeving en een generieke archiefoplossing; • Ondersteunen van zaakgericht werken en archiveren binnen én buiten vakapplicaties; • Integreren met bestaande infrastructuur en informatiesystemen binnen de gemeente Heemskerk (o.a. MS365, e-depot, zaakspecifieke applicaties). • Er is expliciete aandacht voor adoptie, training en ondersteuning, zodat de organisatie op duurzame wijze gebruik kan maken van het nieuwe systeem. Bij de inrichting en implementatie wordt uitgegaan van een gefaseerde aanpak met nadruk op draagvlak, hergebruik van bestaande oplossingen waar mogelijk, en het voorkomen van onnodig maatwerk. De impactanalyse wijst op aandachtspunten zoals: • Heldere definitie van zaakgericht werken binnen de gemeentelijke context; • Goede ondersteuning voor informatiebeheer; • Betrokkenheid van gebruikers op een werkbare manier; • Behoefte aan rationalisatie van het applicatielandschap. Zie het marktconsultatiedocument voor meer informatie.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : IJmond ( NL323 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Gemeente Heemskerk

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbekend

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Termijn ontvangst antwoorden : 10/06/2025 23:59 +02:00

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Heemskerk - Rechtbank Noord-Holland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Heemskerk - www.tenderned.nl

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Heemskerk
Registratienummer : 451681344
Postadres : Maerten van Heemskerckplein 1
Stad : Heemskerk
Postcode : 1964 EZ
Onderverdeling land (NUTS) : IJmond ( NL323 )
Land : Nederland
Contactpunt : Louis van den Dungen
Telefoon : +31 655005515
Andere contactpunten :
Officiële naam : www.tenderned.nl
Postadres : Postbus 93144
Stad : Den Haag
Postcode : 2509 AC
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Contactpunt : TenderNed
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland
Postadres : Postbus 1621
Stad : Haarlem
Postcode : 2003 BR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL32A )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtbank Noord-Holland
Telefoon : +31 83616100
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 79b2588b-6eb3-47d7-9a68-4eb8aa8fbf3e - 01
Type formulier : Raadpleging
Type aankondiging : Aankondiging van voorafgaande marktconsultatie
Verzenddatum van de aankondiging : 02/05/2025 14:06 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00287340-2025
Nummer uitgave PB S : 86/2025
Datum van bekendmaking : 05/05/2025