Studentcontactsysteem

De universiteit heeft behoefte aan een geïntegreerd studentcontactsysteem op basis van SaaS dat universiteit breed ingezet kan worden. Dit systeem moet beantwoorden aan de wens om de communicatie met (aspirant-)studenten te stroomlijnen en om kennisbeheer centraal te borgen. De doorontwikkeling naar digitale dienstverlening en eventueel AI-ondersteunde toepassingen staat eveneens hoog …

CPV: 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät, 48190000 Opetusohjelmatuotteet
Määräaika:
7. heinäkuuta 2025 kello 14.00
Määräajan tyyppi:
Tarjouksen jättäminen
Teloituspaikka:
Studentcontactsysteem
Myöntävä elin:
Universiteit Leiden
Myöntämisnumero:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit Leiden
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Studentcontactsysteem
Beschrijving : De universiteit heeft behoefte aan een geïntegreerd studentcontactsysteem op basis van SaaS dat universiteit breed ingezet kan worden. Dit systeem moet beantwoorden aan de wens om de communicatie met (aspirant-)studenten te stroomlijnen en om kennisbeheer centraal te borgen. De doorontwikkeling naar digitale dienstverlening en eventueel AI-ondersteunde toepassingen staat eveneens hoog op de agenda. Het systeem wordt momenteel gebruikt vanuit de centrale organisatie en door enkele faculteiten. Vanuit meerdere faculteiten is er inmiddels ook interesse voor een studentcontactsysteem Er zijn momenteel 106 interne gebruikers en ca. 33.500 studenten
Identificatiecode van de procedure : d189e579-80c6-4a7f-8172-fa998f47314f
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48190000 Software voor onderwijsdoeleinden

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Studentcontactsysteem
Beschrijving : De universiteit heeft behoefte aan een geïntegreerd studentcontactsysteem op basis van SaaS dat universiteit breed ingezet kan worden. Dit systeem moet beantwoorden aan de wens om de communicatie met (aspirant-)studenten te stroomlijnen en om kennisbeheer centraal te borgen. De doorontwikkeling naar digitale dienstverlening en eventueel AI-ondersteunde toepassingen staat eveneens hoog op de agenda. Het systeem wordt momenteel gebruikt vanuit de centrale organisatie en door enkele faculteiten. Vanuit meerdere faculteiten is er inmiddels ook interesse voor een studentcontactsysteem. Er zijn momenteel 106 interne gebruikers en ca. 33.500 studenten
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48190000 Software voor onderwijsdoeleinden
Opties :
Beschrijving van de opties : Universiteit Leiden wenst ten behoeve van de levering van het studentcontactsysteem een Overeenkomst af te sluiten met maximaal een (1) leverancier. De universiteit gunt de Opdracht voor onbepaalde tijd. Dit is uiteraard niet hetzelfde als ‘onbeperkt’. Duurovereenkomsten kenmerken zich doordat ze gedurende de looptijd door opzegging kunnen worden beëindigd. Gelet op de verwachte doorlooptijd van de implementatie en de geschatte life time cycle van het systeem hanteert de universiteit de volgende uitgangspunten: • De ingangsdatum van de Overeenkomst is 1 augustus 2025 en vangt aan met een implementatieperiode van één jaar; • Indien de implementatieperiode succesvol is afgerond garandeert de Opdrachtgever een initiële beheerfase met een looptijd van 2 jaar (collegejaren), onder voorbehoud van het algemene recht van de Opdrachtgever een overeenkomst vanwege verzuim van Opdrachtnemer te ontbinden; • Na afloop van de initiële beheerfase van 2 jaar kan de Opdrachtgever de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden verlengen voor een periode van 2 jaar met het recht de overeenkomst eenzijdig door opzegging te beëindigen. Daarbij wordt een opzegtermijn van 6 maanden in acht genomen; • Na afloop van deze 5 jaar (implementatieperiode opgevolgd door initiële beheersfase van 2 jaar en opgevolgd door de mogelijke verlenging van 2 jaar) wordt de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden voor onbepaalde tijd verlengd en bestaat er voor beide partijen het recht de Overeenkomst door opzegging te beëindigen. De partij die wenst op te zeggen neemt hiervoor een termijn van 12 maanden in acht.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 36 Dag

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit
Beschrijving : Kwaliteit
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 60
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 17/06/2025 14:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 07/07/2025 14:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 07/07/2025 14:05 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Universiteit Leiden - Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Leiden -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Universiteit Leiden -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Leiden -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit Leiden
Registratienummer : 151539485
Postadres : Kolffpad 1
Stad : Leiden
Postcode : 2333 BN
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Contactpunt : Hein Machielse
Telefoon : +31 715273304
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : 's-Gravenhage
Postcode : 2595 AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Contactpunt : Afdeling Civiel
Telefoon : +31 883612011
Fax : +31 883610669
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : a350ca6f-1ce0-492f-90ad-7daaa355cd5b - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 27/05/2025 15:46 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00347595-2025
Nummer uitgave PB S : 103/2025
Datum van bekendmaking : 30/05/2025