Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...

Groep Dilbeek is op zoek naar een software om de opvolging en bijsturing van haar beleids-en beheerscyclus te ondersteunen. Het gaat meer concreet in ondersteuning van de rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan, om opvolging en bijsturing van het meerjarenplan, doorvertaling ervan in jaaractieplannen en projecten, om de integratie …

CPV: 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Teloituspaikka:
Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...
Myöntävä elin:
Gemeente Dilbeek
Myöntämisnumero:
PPP07V-2026/5055/2025175

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Dilbeek
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...
Beschrijving : Groep Dilbeek is op zoek naar een software om de opvolging en bijsturing van haar beleids-en beheerscyclus te ondersteunen. Het gaat meer concreet in ondersteuning van de rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan, om opvolging en bijsturing van het meerjarenplan, doorvertaling ervan in jaaractieplannen en projecten, om de integratie van projectmatig werken en de uitvoering van de meerjarenplanning... Bedoeling is ook om de transparantie in de organisatie en naar de gemeenteraadsleden toe te vergroten. De opdracht bestaat uit 5 onderdelen: 1) Definitiefase: in deze fase wordt de opzet vanuit de doelstellingen en noden van Groep DIlbeek in overleg met de dienstverlener bepaald. De dienstverlener adviseert Groep Dilbeek in de best aansluitende opzet voor haar werking en werkt op basis hiervan een installatiefase, implementatiefase en testfase uit. 2) Installatiefase: de toepassing wordt opgezet en de omgeving wordt ingericht op basis van de afspraken op fase 1. De sjablonen worden aangemaakt en klaargezet voor gebruik. De link met de boekhouding is gelegd. 3) Implementatiefase: de fase waarin de softwaretoepassing volledig zal geïmplementeerd worden. De inschrijver dient in het plan van aanpak de uitrol te omschrijven. 4) Testfase: aansluitend op de implementatiefase zal een testfase volgen. Er zal nagegaan worden of de software voldoet aan de technische bepalingen en de werking ervan zal getest worden tijdens een testfase. Pas na de goedkeuring van de implementatiefase en de testfase kan er overgegaan worden tot de voorlopige oplevering van de implementatiefase. 5) Onderhoudsfase: de fase waarin de softwaretoepassing succesvol is geïmplementeerd. Deze fase omvat het opvolgen, onderhouden en up-to-date houden van de softwaretoepassing. Deze fase omvat eveneens het garanderen van een continuïteit van de software en de connectie met evt. overige zaken. 6) Transitiefase: op het einde van de opdracht kan er desgevallend ook een transitiefase worden voorzien (tijdens de transitiefase dient de opdrachtnemer kosteloos – en naast het blijvend naleven van zijn verplichtingen inzake de onderhoudsfase – (mee) in te staan voor het mogelijk maken van de transitie / digitale overgang naar de software van de aanbestedende overheid / een (nieuwe) opdrachtnemer). De software moet geïntegreerd worden in het huidige applicatielandschap van de aanbestedende overheid. Als onderdeel van deze opdracht zal de opdrachtnemer voor elk van de integraties een voorstudie moeten doen om de kosten en impact te bepalen. De beslissing omtrent de uitvoering van de integraties zal op basis van de voorstudies gebeuren en kan aan de opdrachtnemer gevraagd worden om uit te voeren. Gemeente Dilbeek is opdrachtgever en beheert de omgeving voor Groep DIlbeek. Dit betekent dat de omgeving ook gebruikt zal worden door de 2 andere partners binnen Groep Dilbeek, zijnde ocmw Dilbeek en de eva-vzw Kinderopvang Dilbeek. Hier dient mogelijks bij de opzet rekening mee gehouden worden (bijvoorbeeld integratie met boekhouding - waar de entiteiten ook in 1 geheel zitten). De testfase moet uiterlijk 1/1/2026 afgerond zijn.
Identificatiecode van de procedure : 797b208a-c1a6-424c-9dd1-8e974093ade0
Interne identificatiecode : PPP07V-2026/5122/2025175
Type procedure : Openbaar
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...
Beschrijving : Groep Dilbeek is op zoek naar een software om de opvolging en bijsturing van haar beleids-en beheerscyclus te ondersteunen. Het gaat meer concreet in ondersteuning van de rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan, om opvolging en bijsturing van het meerjarenplan, doorvertaling ervan in jaaractieplannen en projecten, om de integratie van projectmatig werken en de uitvoering van de meerjarenplanning... Bedoeling is ook om de transparantie in de organisatie en naar de gemeenteraadsleden toe te vergroten. De opdracht bestaat uit 5 onderdelen: 1) Definitiefase: in deze fase wordt de opzet vanuit de doelstellingen en noden van Groep DIlbeek in overleg met de dienstverlener bepaald. De dienstverlener adviseert Groep Dilbeek in de best aansluitende opzet voor haar werking en werkt op basis hiervan een installatiefase, implementatiefase en testfase uit. 2) Installatiefase: de toepassing wordt opgezet en de omgeving wordt ingericht op basis van de afspraken op fase 1. De sjablonen worden aangemaakt en klaargezet voor gebruik. De link met de boekhouding is gelegd. 3) Implementatiefase: de fase waarin de softwaretoepassing volledig zal geïmplementeerd worden. De inschrijver dient in het plan van aanpak de uitrol te omschrijven. 4) Testfase: aansluitend op de implementatiefase zal een testfase volgen. Er zal nagegaan worden of de software voldoet aan de technische bepalingen en de werking ervan zal getest worden tijdens een testfase. Pas na de goedkeuring van de implementatiefase en de testfase kan er overgegaan worden tot de voorlopige oplevering van de implementatiefase. 5) Onderhoudsfase: de fase waarin de softwaretoepassing succesvol is geïmplementeerd. Deze fase omvat het opvolgen, onderhouden en up-to-date houden van de softwaretoepassing. Deze fase omvat eveneens het garanderen van een continuïteit van de software en de connectie met evt. overige zaken. 6) Transitiefase: op het einde van de opdracht kan er desgevallend ook een transitiefase worden voorzien (tijdens de transitiefase dient de opdrachtnemer kosteloos – en naast het blijvend naleven van zijn verplichtingen inzake de onderhoudsfase – (mee) in te staan voor het mogelijk maken van de transitie / digitale overgang naar de software van de aanbestedende overheid / een (nieuwe) opdrachtnemer). De software moet geïntegreerd worden in het huidige applicatielandschap van de aanbestedende overheid. Als onderdeel van deze opdracht zal de opdrachtnemer voor elk van de integraties een voorstudie moeten doen om de kosten en impact te bepalen. De beslissing omtrent de uitvoering van de integraties zal op basis van de voorstudies gebeuren en kan aan de opdrachtnemer gevraagd worden om uit te voeren. Gemeente Dilbeek is opdrachtgever en beheert de omgeving voor Groep DIlbeek. Dit betekent dat de omgeving ook gebruikt zal worden door de 2 andere partners binnen Groep Dilbeek, zijnde ocmw Dilbeek en de eva-vzw Kinderopvang Dilbeek. Hier dient mogelijks bij de opzet rekening mee gehouden worden (bijvoorbeeld integratie met boekhouding - waar de entiteiten ook in 1 geheel zitten). De testfase moet uiterlijk 1/1/2026 afgerond zijn.
Interne identificatiecode : 2025175_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Gemeenteplein 1
Stad : Dilbeek
Postcode : 1700
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Aanvullende informatie : Gemeente Dilbeek

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 72 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Beoordeling van de minimale verwachtingen in deel III
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Plan van aanpak en klaar voor start voor 1/1/2026
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Dienst na verkoop, helpdesk en servicecontract
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Lokaal bestuur Dilbeek -
Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State -
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Lokaal bestuur Dilbeek
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Dilbeek -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Lokaal bestuur Dilbeek -
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Dilbeek

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 233 737,5 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : PEPPERFLOW
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : PEPPERFLOW
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 233 737,5 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 3698-7811
Titel : Software voor BBC, projectmatig werken, organisatiebeheersing,...
Datum van sluiting van het contract : 15/05/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Dilbeek

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Type van de ontvangen inschrijvingen : Verzoeken tot deelname
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 233 737,5 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 233 737,5 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Dilbeek
Registratienummer : 0207507645
Postadres : Gemeenteplein 1
Stad : Dilbeek
Postcode : 1700
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Contactpunt : Vanessa Rouquart
Telefoon : +32 24810190
Internetadres : http://www.dilbeek.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Lokaal bestuur Dilbeek
Registratienummer : 0207.507.645
Postadres : Gemeenteplein 1
Stad : Dilbeek
Postcode : 1700
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Internetadres : http://www.dilbeek.be/
Rollen van deze organisatie :
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetensschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0005

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0006

Officiële naam : PEPPERFLOW
Omvang van de ondernemer : Groot
Registratienummer : BE 0784799086
Postadres : Antwerpsesteenweg 45
Stad : Willebroek
Postcode : 2830
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Mechelen ( BE212 )
Land : België
Contactpunt : Eddy Piedfort
Telefoon : +31 714013263
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 2c6017fb-8537-4fad-bbf2-99f93055ec5d - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 19/05/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 19/05/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00325756-2025
Nummer uitgave PB S : 97/2025
Datum van bekendmaking : 21/05/2025