SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement im folgenden Umfang Anzahl an Nutzer:innen: - 3 Administrator:innen (optionale Erweiterung um 2) - 6 Key-User (optionale Erweiterung um 4) - 10 Endanwender:innen (optionale Erweiterung um 50) Vertrags- und Vorgangsmengen pro Jahr: - ca. 300 bis 500 Vertragsakten …

CPV: 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Määräaika:
11. marraskuuta 2025 kello 9.00
Määräajan tyyppi:
Tarjouksen jättäminen
Teloituspaikka:
SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Myöntävä elin:
Forschungsverbund Berlin e.V.
Myöntämisnumero:
FVB-2025-0011

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Forschungsverbund Berlin e.V.
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Beschreibung : SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Kennung des Verfahrens : 100b5e22-f31e-4191-a24a-f3dc5cb75e0e
Interne Kennung : FVB-2025-0011
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Rudower Chaussee 17
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 12489
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Korruption : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Betrug : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Zahlungsunfähigkeit : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Beschreibung : SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement im folgenden Umfang Anzahl an Nutzer:innen: - 3 Administrator:innen (optionale Erweiterung um 2) - 6 Key-User (optionale Erweiterung um 4) - 10 Endanwender:innen (optionale Erweiterung um 50) Vertrags- und Vorgangsmengen pro Jahr: - ca. 300 bis 500 Vertragsakten - ca. 600 bis 800 Vorgangsakten - ca. 1.000 bis 1.500 Fristen und Aufgaben - ca. 5.000 bis 8.000 Einmalige Schulungsleistungen: - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 3 Administrator:innen (remote) - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 6 Key-User (remote) Konfigurationskontingent für insgesamt 4 Jahre: - 200 Stunden abrufbare Konfigurationsleistungen Das hier genannte Mengengerüst dient der Orientierung und als Grundlage für die Angebotskalkulation. Es stellt eine realistische, aber nicht verbindliche Bedarfsschätzung für die Vertragslaufzeit dar. Eine Mindestabnahmemenge ergibt sich hieraus nicht. Die detaillierten Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Verlängerungsoption: einmalig um weitere 12 Monate durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers spätestens 3 Monate vor Vertragsende

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 36 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 1
Weitere Informationen zur Verlängerung : optionale Leistungen gem. Preisblatt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Kriteriengruppe 2b: Bewertungskriterien zu allgemeine funktionale Anforderungen an die Softwarelösung
Beschreibung : Beschreibung der mandantenfähigen Architektur, ergänzt durch Screenshots der Administrationsoberfläche, die die Trennung der Organisationseinheiten zeigt. Beschreibung der 2FA-Implementierung, inkl. unterstützter Authentifizierungsmethoden (z. B. App, Hardware-Token). Screenshots der Nutzeranmeldung mit aktiviertem 2FA. Screenshots der Dashboard-Ansicht mit Darstellung beider Module und Beispielen für konfigurierbare Widgets. Screenshots mit Beispielansichten für Statusübersichten und Auswertungen. Technische Schnittstellenbeschreibung mit Dokumentation (z. B. API-Dokumentation, unterstützte Datenformate). Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten, ergänzt durch Screenshots. Screenshots einer Akte mit aktiver Kommentarfunktion. Screenshots und Beschreibung der Administrationsoberfläche für das Self-Service-Portal. Beschreibung der Dublettenprüfung und Screenshots einer typischen Dublettenwarnung Screenshots, die individuelle Anpassungsmöglichkeiten durch verschiedene Nutzerprofile darstellen Beschreibung des Berechtigungskonzepts inkl. Rollenmodell, ergänzt durch Screenshots der Rechteverwaltung. Beschreibung der DMS-Funktionalitäten und Screenshots der genannten Kernfunktionen. Screenshots der Aktenansicht inkl. Dokumentenbaum und Beschreibung der administrativen Konfigurationsmöglichkeiten. Muster der deutschsprachigen Benutzeroberfläche und Auszug aus der Benutzerdokumentation. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten zur Nummerierungslogik und Indexfeldverwaltung, ergänzt durch Screenshots der administrativen Oberfläche (z. B. Anlage neuer Nummernkomponenten, Definition von Metadatenfeldern, Filteransicht).
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 12,5
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Kriteriengruppe 3b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vorgangsmanagement
Beschreibung : Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vorgangsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer administrativen Maske zur Anpassung von Aktentypen. Screenshots einer Vorgangsakte mit Klassifizierungsfeldern sowie Auswertungsoptionen. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots von Fristenbenachrichtigungen. Screenshot eines nutzerspezifischen Fristenkalenders mit Beispielterminen. Screenshot eines organisationsweiten Fristenkalenders mit aggregierten Fristen. Beschreibung und Screenshots, die die Abbildung der Struktur innerhalb der Aktenansicht verdeutlichen. Screenshot einer Vorgangsakte mit Verknüpfung zu Vorgänger- und Nachfolgerakten Beschreibung der Protokollierungsmechanismen und Screenshots eines Audit-Trail-Protokolls. Beschreibung des Rechtekonzepts und Screenshots der administrativen Rechteverwaltung. Screenshots der Suchmaske und Beispiel-Suchergebnisse mit Filteroptionen. Beschreibung der Funktion sowie Screenshots, die den differenzierten Zugriff für Beteiligte zeigen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 12,5
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Kriteriengruppe 4b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vertragsmanagement
Beschreibung : Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vertragsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer Administrationsmaske zur Anpassung von Vertragsarten. Screenshots, die die hierarchische Darstellung von Rahmen- und Einzelverträgen zeigen. Beschreibung des Vorlagenmanagements und Screenshots der Konfiguration und Nutzung. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots der Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Screenshots einer Vertragsakte mit der Darstellung der Laufzeiten und Fristen. Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten sowie Screenshots, die den Freigabeprozess darstellen. Screenshots und Beschreibung der Protokollierungsmechanismen, inklusive Beispielprotokoll. Beschreibung und Screenshots, die den differenzierten Lesezugriff für Beteiligte darstellen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 12,5
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Kriteriengruppe 6: Konzeptbewertungen
Beschreibung : Der Bieter hat ein Einführungskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das den geplanten Ablauf der Einführung der SaaS-Lösung beim Auftraggeber darstellt. Das Konzept muss mindestens folgende Inhalte umfassen: - Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und kritischen Pfaden (z. B. Gantt-Darstellung oder vergleichbar) - Beschreibung der Projektphasen (Kick-off, Konfiguration, Tests, Schulungen, Go-Live, Nachbetreuung) - Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Verantwortlichkeiten - Darstellung der Qualitätssicherung und des Risikomanagements - Beschreibung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Bieter und Auftraggeber Der Bieter hat ein Support- und Betriebskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das beschreibt, wie der stabile Betrieb der SaaS-Lösung nach dem Go-Live gewährleistet wird. Das Konzept muss insbesondere enthalten: - Struktur und Erreichbarkeit des Supports (z. B. 1st, 2nd, 3rd Level) - Reaktions- und Bearbeitungszeiten (SLA) - Eskalationswege bei Störungen - Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb - Vorgehen für Wartungsfenster und geplante Updates
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 12,5
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Die Gewichtung kann hier systemseitig nicht korrekt dargestellt werden, darum ist eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen der Wertung in der Anlage "Angebotsbewertung" aufgeführt. Die dort beschriebene Wertungsmethode gilt für diese Ausschreibung.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Zulässig
Adresse für die Einreichung : https://vergabekooperation.berlin/NetServer/
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 11/11/2025 09:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 2 Monat
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : gem. Angaben im "Formblatt Eignung"
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 11/11/2025 09:01 +01:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen : Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Forschungsverbund Berlin e.V.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Forschungsverbund Berlin e.V.
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Forschungsverbund Berlin e.V.

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Forschungsverbund Berlin e.V.
Registrierungsnummer : DE136785011
Postanschrift : Rudower Chaussee 17
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 12489
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Forschungsverbund Berlin e.V.
Telefon : +49 30 63923350
Internetadresse : http://www.fv-berlin.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer : 11-1300000V00-74
Postanschrift : Martin-Luther-Straße 105
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 3090138316
Fax : +49 3090137613
Internetadresse : http://www.berlin.de/
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Forschungsverbund Berlin e.V.
Registrierungsnummer : DE136785011
Postanschrift : Rudower Chaussee 17
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 12489
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : 0049 030 63923350
Internetadresse : https://www.fv-berlin.de
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-7006

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

10. Änderung

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung : a36de557-ad27-44d9-90e6-90080965e802-01
Hauptgrund für die Änderung : Korrektur – Beschaffer
Beschreibung : Aufgrund einer Beantwortung zu Nr. 2 des Fragen-Antwort-Katalogs wurde der dei "Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung" in den Vergabeunterlagen ergänzt.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : f6d97d24-26d0-4090-9e83-d10c490b91a5 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 22/10/2025 06:19 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00699863-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 204/2025
Datum der Veröffentlichung : 23/10/2025