Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365

Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365 für alle Gesellschaften der RKH Holding. Es gibt in der RKH derzeit noch keinen flächendeckenden Standard eines Meeting-, Aufgaben- und Projekt-Managements. Besprechungen erfolgen daher häufig ohne Agenda und Ziele und sind dadurch wenig effizient. Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Aufgaben …

CPV: 72224100 Järjestelmän toteutuksen suunnittelupalvelut, 72227000 Ohjelmiston integrointia koskevat konsulttipalvelut, 72263000 Ohjelmiston toteutuspalvelut
Teloituspaikka:
Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365
Myöntävä elin:
RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Myöntämisnumero:
2025-022-JK-VV

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365
Beschreibung : Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365 für alle Gesellschaften der RKH Holding.
Kennung des Verfahrens : 859b7c49-45a1-4cb1-82d3-c00057ba79e7
Interne Kennung : 2025-022-JK-VV
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Zentrale Elemente des Verfahrens : Es ist vorgesehen, dass die 3 Teilnehmer, die die höchste Punktzahl im Teilnahmewettbewerb erreicht haben, zum weiteren Verfahren zuzulassen und zur Abgabe eines 1. Indikativen Angebotes aufzufordern. Kommt es zwischen Bietern zum Punktgleichstand, entscheidet das Los.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Posilipostr. 4
Stadt : Ludwigsburg
Postleitzahl : 71640
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Riedstraße
Stadt : Bietigheim
Postleitzahl : 71321
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Kurt-Lindemann-Weg 10
Stadt : Markgröningen
Postleitzahl : 71706
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hermann-Hesse-Str. 34
Stadt : Mühlacker
Postleitzahl : 75417
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hermann-Hesse-Str. 34
Stadt : Mühlacker
Postleitzahl : 75417
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Marxzeller Str. 46
Stadt : Neuenbürg
Postleitzahl : 75305
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Gutleutstr. 1-14
Stadt : Bruchsal
Postleitzahl : 76646
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Landkreis ( DE123 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Edisonstr. 10
Stadt : Bretten
Postleitzahl : 75015
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Landkreis ( DE123 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4YCS53KE
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Implementierung eines Aufgaben-, Meeting- und Projektmanagements auf Basis M365
Beschreibung : Es gibt in der RKH derzeit noch keinen flächendeckenden Standard eines Meeting-, Aufgaben- und Projekt-Managements. Besprechungen erfolgen daher häufig ohne Agenda und Ziele und sind dadurch wenig effizient. Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Aufgaben und Meetings sind intransparent. Es gibt keinen leicht nutzbaren IT-Arbeitsplatz für Anwender bzgl. Meeting-, Aufgaben- und Projekt-Management, da Tools verschiedener Hersteller zur Zusammenarbeit benutzt werden (für Dateiablagen, Mails, Telefonie). Daher soll ein flächendeckender Standard eines Meeting-, Aufgaben- und Projektmanagements auf Basis M365 etabliert werden, um die Zusammenarbeit effizient zu machen und zur Attraktivität des Arbeitsplatzes beizutragen. Dies beinhaltet ein nachhaltiges Steuerungs- und Führungssystem für Aufgaben und Projekte zwecks Steuerung der Mitarbeiter-Ressourcen, um der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Rechnung zu tragen und Führung und Steuerung auch erlebbar und greifbar zu machen. Der Standard soll unter Verwendung der IT-Anwendungen und weiterer Dienste des Anbieters Microsoft wie z.B. Microsoft Office, Outlook, Teams, ToDo und Planner sowie der nötigen Serverseitigen Microsoft-Dienste erfolgen. Ein Grobkonzept für die Einführung eines Meeting-, Aufgaben- und Projektmanagements wurde erstellt. Die Ausschreibung richtet sich an Bieter zur Implementierung. Die Beschaffung von Lizenzen ist nicht Teil der Vergabe. Für detailliertere Informationen siehe Lastenheft
Interne Kennung : 2025-022-JK-VV

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Posilipostr. 4
Stadt : Ludwigsburg
Postleitzahl : 71640
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Riedstraße
Stadt : Bietigheim
Postleitzahl : 71321
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Kurt-Lindemann-Weg 10
Stadt : Markgröningen
Postleitzahl : 71706
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hermann-Hesse-Str. 34
Stadt : Mühlacker
Postleitzahl : 75417
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hermann-Hesse-Str. 34
Stadt : Mühlacker
Postleitzahl : 75417
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Marxzeller Str. 46
Stadt : Neuenbürg
Postleitzahl : 75305
Land, Gliederung (NUTS) : Enzkreis ( DE12B )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Gutleutstr. 1-14
Stadt : Bruchsal
Postleitzahl : 76646
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Landkreis ( DE123 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Edisonstr. 10
Stadt : Bretten
Postleitzahl : 75015
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Landkreis ( DE123 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbekannt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Der Bieter muss zum Nachweis der Eignung mindestens eine Referenz über mit dem Auftraggegenstand vergleichbaren Projekten vorlegen. Der Projektstart muss innerhalb der letzten 24 Monate erfolgt sein. Die Angaben zur Referenz sind in der Anlage "Eignungskriterienkatalog" vorzunehmen.
Kriterium : Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung : Der Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen muss erkennen lassen, dass der Bieter/die Bietergemeinschaft dazu in der Lage ist, einen Auftrag mit dem angegebenen Auftragsvolumen ohne Komplikationen in Hinblick auf Personaldichte, Marktzugehörigkeit und Auftragslage ausführen zu können. Bitte geben Sie auf dem Formblatt "Bewerbungsbogen" den spezifischen Jahresumsatz für den abgeforderten Leistungsinhalt an.
Kriterium : Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung : Nachweis der Fähigkeit zur Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen gem. DSGVO in Microsoft 365 - siehe Nr. 14 in der Anlage "Eignungskriterienkatalog".
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss ein Nachweis vorgelegt werden, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug). Dieser darf nicht älter als ein Jahr sein.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Vorlage des Nachweises einer bestehenden Haftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherer durch mindestens Vorlage der Versicherungspolice oder einer Bestätigung des Bewerbers/des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft, dass im Auftragsfall eine solche Versicherung abgeschlossen wird. Der eingereichte Nachweis darf nicht älter als 12 Monate sein. - Personen- und Sachschäden pauschal 3 Mio. EUR pro Schadensfall - Vermögensschäden 5 Mio. EUR pro Schadensfall - wenigstens 50.000 Euro für Vermögensschäden durch Verletzung des Datenschutzgesetzes.
Kriterium : Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung : Zertifizierung wie Microsoft Solutions Partner in den Bereichen Business Applications, Data & AI, Digital & App Innovation, Infrastructure Azure, Modern Work sowie Security oder vergleichbar - iehe Nr. 4 in der Anlage "Eignungskriterienkatalog".
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Kommunikation im Einführungs-Projekt muss auf Deutsch erfolgen (Sprachniveau C2) - siehe Nr. 11 in der Anlage "Eignungskriterienkatalog".
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Zur Bewertung der Eignung über die A-Kriterien hinaus hat der AG einen Eignungskriterienkatalog mit B-Kriterien erstellt, welcher den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügt ist. Bitte nehmen Sie Ihre Eintragungen/Angaben in diesem vor und reichen, wenn angegeben der erforderlichen Anlagen ein. Die B-Kriterien werden mit Punkten zwischen gemäß Leistungsverzeichnis bewertet. Weitere Informationen dazu können der Anlage "Wertungsmatrix Eignung für TNW" entnommen werden. Die 3 Bieter mit der höchsten Punkzahl werden zum weiteren Verfahren (Stufe 2) zugelassen. Bei Gleichstand zwischen Bietern entscheidet das Los.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 57
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Bei Zulässigkeit des finalen Angebotes, erfolgt die Wertung zu 30 % anhand des Preises. Die genaue Wertung kann der Wertungsmatrix für die Angebotsphase entnommen werden. Diese wird abschließend nach dem Teilnahmewettbewerb bekanntgegeben.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Qualität der Leistung
Beschreibung : Bei Zulässigkeit des finalen Angebotes, erfolgt die Wertung zu 70 % anhand der bewerteten B-Kriterien des Leistungsverzeichnisses. Die genaue Wertung kann der Wertungsmatrix für die Angebotsphase entnommen werden. Diese wird abschließend nach dem Teilnahmewettbewerb bekanntgegeben.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 70

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 14/08/2025 23:59 +02:00
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YCS53KE/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal :
Name : über DTVP-Vergabeplattform

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 25/08/2025 12:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen unter Einhaltung der Vorgaben des § 56 VgV vom Bieter nachzufordern. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach, wird das Angebot gemäß § 57 (1) Nr. 2 VgV von der Wertung ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : 1. Die Vorgaben der Vergabeunterlagen sind in Verbindung mit dem eingereichten Teilnahmeantrag und dem Angebot zwingend bei der Ausführung des Auftrages einzuhalten. 2. Der AN akzeptiert und unterschreibt den der Ausschreibung beigefügten AVV und die EVB-IT Vertrag.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt; (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; (4) mehr als 15 Kalender nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim gGmbH
Registrierungsnummer : HRB 204454
Postanschrift : Posilipostr. 4
Stadt : Ludwigsburg
Postleitzahl : 71640
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigsburg ( DE115 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabekoordination
Telefon : +4971419981632
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer : 08-A9866-40
Postanschrift : Durlacher Allee 100
Stadt : Karlsruhe
Postleitzahl : 76137
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Stadtkreis ( DE122 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 7219268730
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 48f05be9-0d42-4bb4-90a1-f171f910c0c6 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 23/07/2025 12:17 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00483782-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 140/2025
Datum der Veröffentlichung : 24/07/2025