Zusätzliche Informationen
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Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und –einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden. Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Ziffer 4.1.3. Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabe-verfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist. Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt. Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden. Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunter-lagen zu verwenden. Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Hinweis zu den Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen beinhalten als Anlagen zum Teil B – Leistungsbeschreibung ein Dokument, das teilweise vertrauliche Informationen über die technische Infrastruktur des Auftraggebers beinhalten. Dieses Dokument wird interessierten Unter-nehmen daher erst nach Übersendung einer entsprechenden Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung gestellt. Die Vertraulichkeitserklärung ist den Vergabeunterlagen beigefügt und kann dem Auftraggeber für bereits registrierte Unternehmen als Nachricht über den Bieterassistenten zugesandt werden. Die Übersendung dieser Anlage erfolgt dann spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag – Freitag). Es gibt 2 verschiedene Vertraulichkeitserklärungen. Eine Vertraulichkeitserklärung („Interessierte Unternehmen“) ist durch das interessierte Unternehmen abzugeben. Sofern eine Weitergabe der vertraulichen Unterlagen zur Angebotserstellung erforderlich sein sollte, hat das interessierte Unternehmen eine Vertraulichkeitserklärung („Beteiligte Unternehmen“) vom beteiligten Unternehmen einzuholen und dem Auftraggeber zusätzlich vor Weitergabe vorzulegen. Interessierte Unternehmen i.S. der Vertraulichkeitserklärung sind Unternehmen, die eine Angebotseinreichung beabsichtigen. Beteiligte Unternehmen können z.B. Unternehmen sein, deren Einsatz als Nachunternehmer vorgesehen ist oder verbundene Unternehmen i.S. des § 15 AktG. Anforderungen an die Abgabe des Angebots Angebote können nur über den Bieterassistenten der o.g. eVergabe-Plattform eingereicht werden (Funktion „Angebot einreichen“). Das Angebot ist in Textform nach § 126b BGB, d.h. von einer autorisierten Person des Bieters durch Eingabe von Vor- und Nachnamen zu signieren. Die Angebotseinreichung wird durch die eVergabe-Plattform mit einer E-Mail bestätigt. Öffnung der Angebote Auf eingereichte Angebote erhält die Vergabestelle frühestens nach Ablauf der Angebotsfrist Zugriff. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden unverzüglich alle eingereichten Angebote in nicht-öffentlicher Sitzung geöffnet und entschlüsselt. Die Öffnung der Angebote wird von zwei Personen der Vergabestelle, die darüber hinaus nicht an dem Vergabeverfahren mitwirken, gemeinsam durchgeführt und dokumentiert. Dabei wird mindestens festgehalten: • Name und Anschrift der Bieter, • die Endbeträge der Angebote und andere den Preis betreffende Angaben, • ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind. Prüfung der Angebote In dieser Prüfung werden die Angebote auf Vollständigkeit sowie auf fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft (§ 56 Abs. 1 VgV). Die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt durch zwei Personen des Auftraggebers. Wertung der Angebote Sodann werden alle Angebote in folgenden vier Stufen gewertet (nach §§ 122 bis 127 GWB, §§ 57 bis 60 VgV), wobei die Reihenfolge der Wertungsschritte von der im Folgen-den aufgeführten Reihenfolge abweichen kann: • Ausschlussgründe (§ 57 VgV) • Eignung (§ 122 bis 126 GWB, § 42 bis 51 VgV, § 57 VgV) • Ungewöhnlich niedrige Angebote (§ 60 VgV) • Wirtschaftlichstes Angebot (§ 127 GWB, §§ 58, 59 VgV). Hinweis: Aus technischen Gründen werden die Punktwerte, die gemäß der nachfolgend beschriebenen Bewertungsregeln vergeben werden, in der Softwareanwendung der Vergabestelle unabhängig von der zu vergebenden Maximalpunktzahl im Rahmen der Bewertung immer durch einen Prozentwert (Beispiel: Maximalpunktzahl = 10 = 100%; erreichte Punktzahl = 6 = 60%) dargestellt. Dies hat keine Auswirkungen auf die Ergebnisse und Rangfolge der Angebote. Ausschlussgründe Zunächst wird geprüft, ob die Angebote gemäß § 57 VgV oder gemäß einzelner Regelungen der Vergabeunterlagen ausgeschlossen werden müssen. In den Vergabeunterlagen sind an mehreren Stellen weitere Regelungen bzw. Anforderungen an das Angebot definiert, deren Nichteinhaltung unter Umständen zum Ausschluss führt. Es empfiehlt sich daher, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen. Diese Regelungen/Anforderungen füllen die o. a. rechtlichen Bestimmungen aus bzw. konkretisieren sie. Wirtschaftlichkeitsbewertung Es wird das wirtschaftlichste Angebot anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien ermittelt. Diese sind in diesem Fall der Preis und die Qualität der Leistung. Die Einzelheiten sowie die jeweiligen Unterkriterien und Mindestanforderungen ergeben sich aus den Anlagen Bewertungsmatrix und Preisblatt. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode. Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: In diesem Verfahren haben die Variablen der vorgenannten einfachen Richtwertmethode mithin folgende Bedeutung: - Z = Zuschlagszahl = Leistungs-Preisverhältnis des Angebots - L = (Gesamt-)Leistungspunktwert gemäß der Bewertungsmatrix (d.h. Gesamtergebnis der Bewertung anhand der einzelnen qualitativen Unterkriterien unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Gewichtung) - P = Preis für die angebotene Leistung = Gesamtpreis gem. Preisblatt Für L muss eine Mindestpunktzahl von 130 Punkten erzielt werden; sollte diese nicht erreicht werden, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Erlangen mehrere Angebote im Rahmen der Bewertung der Wirtschaftlichkeit den ersten Rang („Punktgleichheit“), wird das Angebot vorrangig berücksichtigt, welches den geringsten Angebotspreis ausweist. Sollte auch dann noch ein Punktegleichstand bestehen, entscheidet – wenn eine Wettbewerbsabsprache ausgeschlossen werden kann – das Los. Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden; die Verwendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung. Der Inhalt der Vergabeunterlagen und sämtliche im Verfahren getätigte Kommunikation sind vertraulich zu behandeln; dies gilt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens. Darauf hat der Bieter auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter/innen sowie einbezogene Dritte (z.B. Unterauftragnehmer und Lieferanten) hinzuweisen.