studierendenWERK BERLIN Beschaffung von Software as a Service für Finanzbuchhaltung und Controlling

Einführung einer einheitlichen und integrierten neuen Standardsoftware für die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (inkl.KLR) und das Controlling (Planung und Berichtswesen). Einführung einer einheitlichen und integrierten neuen Standardsoftware für die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (inkl.KLR) und das Controlling (Planung und Berichtswesen). Dabei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen …

CPV: 48440000 Paquetes de software de análisis financiero y contabilidad
Lugar de ejecución:
studierendenWERK BERLIN Beschaffung von Software as a Service für Finanzbuchhaltung und Controlling
Organismo adjudicador:
studierendenWERK BERLIN
Número de premio:
2025-017-01

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : studierendenWERK BERLIN
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Sozialwesen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : studierendenWERK BERLIN Beschaffung von Software as a Service für Finanzbuchhaltung und Controlling
Beschreibung : Einführung einer einheitlichen und integrierten neuen Standardsoftware für die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (inkl.KLR) und das Controlling (Planung und Berichtswesen).
Kennung des Verfahrens : a0109f1f-7faa-4fd7-9d8a-76f3887b25f9
Interne Kennung : 2025-017-01
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hardenbergstr. 34
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10623
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6TYT0NLR2QE Bitte Beachten: Die Ausschreibung wird rein elektronisch durchgeführt. Es sind keine postalischen Angebote zulässig. Wir möchten dringend darauf hinweisen, dass die Kommunikation, betreffs aller Anfragen zum Ausschreibungsverfahren, ausschließlich über das Vergabeportal einzureichen sind. Angebote, die über "Kommunikation" oder als E-Mail eingereicht werden, sind nicht zulässig und werden vom Verfahren ausgeschlossen. Vielen Dank im Voraus.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : studierendenWERK BERLIN Beschaffung von Software as a Service für Finanzbuchhaltung und Controlling
Beschreibung : Einführung einer einheitlichen und integrierten neuen Standardsoftware für die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (inkl.KLR) und das Controlling (Planung und Berichtswesen). Dabei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einzuhalten. Das Controlling des studierendenWERKs Berlin wird derzeit nicht fachverfahrensgestützt durchgeführt. Der Auftraggeber möchte mit Hilfe der Software einen hohen Automatisierungsgrad durch standardisierte Prozesse und im System hinterlegte Berichte erreichen. Darüber hinaus sollen Medienbrüche abgebaut und ein hohes Maß an Transparenz und Nachverfolgbarkeit erreicht werden. Neben der Bereitstellung der Software as a Service müssen Dienstleistungen zur Konfiguration, Konzepterstellung, Migration, Schulung und Projektmanagement erbracht werden.
Interne Kennung : 2025-017-01

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Hardenbergstr. 34
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10623
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 48 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 1
Weitere Informationen zur Verlängerung : SaaS-Lösung Fibu/ Controlling - Automatische Verlängerung um Anzahl Monate 12, siehe Anlage 1-EVB-IT Cloudvertrag

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein
Zusätzliche Informationen : Angabe zur Zeitplanung unter Punkt 4.9.4 der Leistungsbeschreibung Mit Zuschlagserteilung und Projektbeginn muss der Auftragnehmer eine Neuplanung in Abstimmung mit dem Auftraggeber durchführen. Hierbei müssen vom Auftragnehmer insbesondere die für den Auftraggeber relevanten gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt und gegenüber den anderen Modulen priorisiert werden.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung : siehe Vergabeunterlagen - Vertragsbedingungen
Gefördertes soziales Ziel : Zugang für alle, Gleichstellung von ethnischen Gruppen, Gleichstellung der Geschlechter, Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten, Beschäftigungsmöglichkeiten für Langzeitarbeitslose, Benachteiligte und/oder für Menschen mit Behinderungen., Faire Arbeitsbedingungen, Sonstiges

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung : Angaben zu Referenzen, die über eine Präqualifikation hinausgehen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Formblatt Referenzen zum Nachweis der Eignung - Controllingsoftware Formblatt Referenzen zum Nachweis der Eignung - Tätigkeitsbereich Abgabenordnung Formblatt Referenzen zum Nachweis der Eignung- Finanzbuchführungssoftware
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Nachweis der Präqualifikation oder Angaben über Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Arbeitskräften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung : Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zum Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung : Schriftliche Bestätigung des Auftraggebers zu den benannten Referenzen, dass die Leistungen auftragsgemäß erbracht wurden. (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung):
Kriterium : Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung : Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Betriebshaftpflichtversicherung
Kriterium : Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Angaben zum Gesamtumsatz
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Mitarbeitendenanzahl
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Unternehmensreferenzen Einführung Finanzbuchführung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Unternehmensreferenzen Einführung Controlling
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Unternehmensreferenzen im Tätigkeitsbereich § 53 Abgabenordnung (AO) und / oder § 66 Abgabenordnung (AO)
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Unternehmensreferenzen Finanzbuchführung öffentlicher Sektor
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 70
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : siehe Eignungskriterien FiBu und Controlling - Unternehmensreferenzen Finanzbuchführung als SaaS-Lösung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 21/07/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 20/08/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit : siehe Punkt 17.4.3 EVB-IT Systemvertrag
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 29/07/2025 10:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : § 56 VgV
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : siehe Vergabeunterlagen,
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : Die Auftragnehmer haben die Rechnung (Teilrechnung) in PDF- besser PDF/A - Format per E-Mail zu versenden und im Betreff der E-Mail muss das Wort: "Rechnung" enthalten sein. Eine Versendung einer sogenannten X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist ebenfalls möglich. Die Lieferscheine, der bestätigte Leistungsnachweis und das Qualitätsprotokoll müssen als PDF-Datei zusammengefasst gesendet werden. Der Dateiname soll mit RG_ beginnen und kann dann nach dem Unterstrich die Rechnungsnummer enthalten. Die E-Mail-Adresse lautet: Rechnung@stw.berlin . Versand per Post, ausschließlich an nachstehender Adresse, bleibt weiterhin möglich. Rechnungsanschrift: studierendenWERK BERLIN Anstalt des öffentlichen Rechts Postfach 12 02 32 10592 Berlin

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin
Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen : Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund des Gesetzes gestattet ist. Setzt sich der Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, in dem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsabschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe der Europäischen Union (§135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : studierendenWERK BERLIN
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : studierendenWERK BERLIN

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : studierendenWERK BERLIN
Registrierungsnummer : 11-200041000-19
Postanschrift : Hardenbergstr. 34
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10623
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabestelle
Telefon : +49 3093939-7286
Fax : +49 3093939-887285
Internetadresse : https://www.stw.berlin
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer : 11-1300000V00-74
Postanschrift : Martin-Luther-Str. 105
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : t:03090138316
Telefon : +49 03090138316
Fax : +49 03090137613
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 3e1de9f2-88ab-477f-af65-89a12c3e55da - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 27/06/2025 19:17 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00424076-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 123/2025
Datum der Veröffentlichung : 01/07/2025