Markedsdialog – EDMS/EQMS-standardsoftware

Statens Serum Institut inviterer hermed leverandører til en indledende markedsdialog om anskaffelse af en samlet EDMS/EQMS-løsning. Dialogen har til formål at afklare markedets muligheder, indhente input til kravspecifikation og vurdere, om anskaffelsen skal ske via SKI-aftale eller EU-udbud. Baggrund: Tidligere i år blev anskaffelsen udbudt på SKI 02.06 Standardsoftware (DIS) …

CPV: 48000000 Paquetes de software y sistemas de información, 72222000 Servicios de planificación y revisión estratégica de sistemas de información o de tecnología de la información, 72222300 Servicios de tecnología de la información, 72224000 Servicios de consultoría en gestión de proyectos, 72263000 Servicios de implementación de software, 72265000 Servicios de configuración de software
Lugar de ejecución:
Markedsdialog – EDMS/EQMS-standardsoftware
Organismo adjudicador:
Statens Serum Institut
Número de premio:
25/02046

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Statens Serum Institut
Køberens retlige status : Offentligretligt organ
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Sundhed

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Markedsdialog – EDMS/EQMS-standardsoftware
Beskrivelse : Statens Serum Institut inviterer hermed leverandører til en indledende markedsdialog om anskaffelse af en samlet EDMS/EQMS-løsning. Dialogen har til formål at afklare markedets muligheder, indhente input til kravspecifikation og vurdere, om anskaffelsen skal ske via SKI-aftale eller EU-udbud. Baggrund: Tidligere i år blev anskaffelsen udbudt på SKI 02.06 Standardsoftware (DIS) uden modtagne tilbud. Indkøbet var kategoriseret under “8. Content Services”. Om Statens Serum Institut: Statens Serum Institut er et nationalt institut under Indenrigs- og Sundhedsministeriet med specialiserede enheder inden for forebyggelse og beredskab mod infektionssygdomme og biologiske trusler. SSI varetager bl.a. sikring af vaccineforsyning, specialdiagnostik (DANAK-akkrediteret ISO 17025/15189), Danmarks Nationale Biobank (ISO 20387) samt internationalt niveau forskning, herunder udvikling af lægemidler og aktive vaccinekomponenter. Om den ønskede løsning: 1. EDMS til GxP-kvalitetsdokumentation (SOP’er, auditrapporter m.v.). Ca. 7.000 dokumenter (30.000 filer) skal migreres. 2. EQMS til håndtering af afvigelser, CAPA og ændringskontrol. Estimeret brugerantal: ca. 750. Efterspurgte ydelser * Standardsoftware * Support- og vedligeholdsaftaler * Installation, implementering og/eller konfiguration * Undervisning * Rådgivning SSI ønsker kort skriftlig redegørelse som indeholder følgende: Spørgsmål til skriftligt svar (14 dage) 1. Dækker jeres standardsoftware både EDMS og EQMS? 2. Hosting: Tilbydes GxP-compliant hosting, eller kan SSI selv hoste? 3. Validering: Dækker I EudraLex Volume 4 Annex 11 og GAMP 5, eller kan I medvirke ved resterende valideringsaktiviteter? 4. Datasikkerhed: Opfylder løsningen GDPR og NIS 2-direktivet? 5. Markedskonformitet: Vurderer I, at kravene i “Kundens opgavebeskrivelse” er markedskonforme? SSI afholder også gerne et kort opfølgende møde (1,5–2 timer, virtuelt eller fysisk). Bemærk, at antal møder kan begrænses ved stor interesse. • Svarfrist: 4. juni 2025, kl. 13:00 • Opfølgende møder: efter aftale
Intern ID : 25/02046

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72222000 Strategisk gennemgang og planlægning af informationssystemer eller -teknologi
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72222300 Tjenesteydelser i forbindelse med informationsteknologi
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72224000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med projektstyring
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72263000 Implementering af programmel
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72265000 Konfigurering af programmel

2.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Artillerivej 5
By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Statens Serum Institut har behov for at anskaffe et nyt EDMS/EQMS-løsning. Nærværende forhåndsmeddelelse har til formål at gøre potentielle tilbudsgivere opmærksom på anskaffelsen, samt at skabe åbenhed omkring udbudsmaterialet samt sikre at der udarbejdes et markedskonformt materiale. Alle interesserede bedes afgive et svar som angivet i nærværende meddelelse. Der henvises derudover til materiale som kan tilgås via EU-Supply. Til orientering gennemføres markedsdialogen parallelt via denne forhåndsmeddelelse og via SKI værktøjet for 02.06 Standardsoftware. Da anskaffelsen forventes foretaget via SKI 02.06 opfordres interesserede tilbudsgivere til at søge optagelse i det Dynamiske Indkøbssystem 02.06 Standardsoftware.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU

3. Del

3.1 Teknisk ID for delen : PAR-0000

Titel : Markedsdialog – EDMS/EQMS-standardsoftware
Beskrivelse : Statens Serum Institut inviterer hermed leverandører til en indledende markedsdialog om anskaffelse af en samlet EDMS/EQMS-løsning. Dialogen har til formål at afklare markedets muligheder, indhente input til kravspecifikation og vurdere, om anskaffelsen skal ske via SKI-aftale eller EU-udbud. Baggrund: Tidligere i år blev anskaffelsen udbudt på SKI 02.06 Standardsoftware (DIS) uden modtagne tilbud. Indkøbet var kategoriseret under “8. Content Services”. Om Statens Serum Institut: Statens Serum Institut er et nationalt institut under Indenrigs- og Sundhedsministeriet med specialiserede enheder inden for forebyggelse og beredskab mod infektionssygdomme og biologiske trusler. SSI varetager bl.a. sikring af vaccineforsyning, specialdiagnostik (DANAK-akkrediteret ISO 17025/15189), Danmarks Nationale Biobank (ISO 20387) samt internationalt niveau forskning, herunder udvikling af lægemidler og aktive vaccinekomponenter. Om den ønskede løsning: 1. EDMS til GxP-kvalitetsdokumentation (SOP’er, auditrapporter m.v.). Ca. 7.000 dokumenter (30.000 filer) skal migreres. 2. EQMS til håndtering af afvigelser, CAPA og ændringskontrol. Estimeret brugerantal: ca. 750. Efterspurgte ydelser * Standardsoftware * Support- og vedligeholdsaftaler * Installation, implementering og/eller konfiguration * Undervisning * Rådgivning SSI ønsker kort skriftlig redegørelse som indeholder følgende: Spørgsmål til skriftligt svar (14 dage) 1. Dækker jeres standardsoftware både EDMS og EQMS? 2. Hosting: Tilbydes GxP-compliant hosting, eller kan SSI selv hoste? 3. Validering: Dækker I EudraLex Volume 4 Annex 11 og GAMP 5, eller kan I medvirke ved resterende valideringsaktiviteter? 4. Datasikkerhed: Opfylder løsningen GDPR og NIS 2-direktivet? 5. Markedskonformitet: Vurderer I, at kravene i “Kundens opgavebeskrivelse” er markedskonforme? SSI afholder også gerne et kort opfølgende møde (1,5–2 timer, virtuelt eller fysisk). Bemærk, at antal møder kan begrænses ved stor interesse. • Svarfrist: 4. juni 2025, kl. 13:00 • Opfølgende møder: efter aftale
Intern ID : 25/02046

3.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72222000 Strategisk gennemgang og planlægning af informationssystemer eller -teknologi
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72222300 Tjenesteydelser i forbindelse med informationsteknologi
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72224000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med projektstyring
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72263000 Implementering af programmel
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72265000 Konfigurering af programmel

3.1.2 Udførelsessted

By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark

3.1.3 Varighed

Varighed : 4 År

3.1.5 Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) : ja
Yderligere oplysninger : Statens Serum Institut har behov for at anskaffe et nyt EDMS/EQMS-løsning. Nærværende forhåndsmeddelelse har til formål at gøre potentielle tilbudsgivere opmærksom på anskaffelsen, samt at skabe åbenhed omkring udbudsmaterialet samt sikre at der udarbejdes et markedskonformt materiale. Alle interesserede bedes afgive et svar som angivet i nærværende meddelelse. Der henvises derudover til materiale som kan tilgås via EU-Supply. Til orientering gennemføres markedsdialogen parallelt via denne forhåndsmeddelelse og via SKI værktøjet for 02.06 Standardsoftware. Da anskaffelsen forventes foretaget via SKI 02.06 opfordres interesserede tilbudsgivere til at søge optagelse i det Dynamiske Indkøbssystem 02.06 Standardsoftware.

3.1.6 Udbudsdokumenter

Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 03/06/2025 11:00 +00:00

3.1.7 Udbudsvilkår

Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej

3.1.9 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud -
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Statens Serum Institut -
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Statens Serum Institut -
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Klagenævnet for Udbud -

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Statens Serum Institut
Registreringsnummer : 46837428
Postadresse : Artillerivej 5
By : København S
Postnummer : 2300
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Aase Larsen
E-mail : aase@ssi.dk
Telefon : +45 32688536
Internetadresse : https://www.ssi.dk/
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark
Telefon : +45 35291000
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender
Oplysninger om bekendtgørelsen
Bekendtgørelsens ID : 400af9cf-3c7f-47c0-b5df-f7a27b9320a2 - 01
Formulartype : Planlægning
Bekendtgørelsestype : Forhåndsmeddelelse eller vejledende periodisk bekendtgørelse, der kun er anvendt til informationsformål
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 21/05/2025 15:49 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 21/05/2025 16:00 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk
Bekendtgørelsesnummer : 00333751-2025
EUT-S-nummer : 99/2025
Offentliggørelsesdato : 23/05/2025
Den påtænkte dato for offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse inden for denne procedure : 26/06/2025