evergabe.com

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Ostajan oikeudellinen muoto : Alueviranomainen

Toimivaltaisen viranomaisen oikeudellinen muoto : Alueviranomainen

Pääasiallinen toimiala : Terveys

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta

Kuvaus : TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palvelutuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmää, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta - HRD –toimintoja ei ole käytössä. Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen toimittajan kanssa. Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: - Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. - Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. - HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuki. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. - Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. - Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. - Integraatiot tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta - Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Alustava hankinnan aikataulu on: - Hankintailmoituksen julkaiseminen syyskuun loppuun mennessä. - Osallistumishakemukset lokakuun loppuun mennessä. - Tarjoajien valinta lokakuun loppuun mennessä. - Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsujen lähettäminen marraskuussa. - Kaksi neuvottelukierrosta, jotka ajoittuvat viikoille 48 ja 50. - Lopullinen tarjouspyyntö viikolla 2-3/2026. - Hankintapäätös maaliskuussa 2026 - Käyttöönoton arvioitu aloitusaika huhtikuu 2026 - Palvelut ja järjestelmät tuotantokäyttöön 1.4.2027. Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan 19.9.2025 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: hankinta@luvn.fi . Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “HR kokonaisratkaisun hankinta”. Ilmoittautumisessa tulee olla myös seuraavat tiedot: -Osallistuvan yrityksen nimi -Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite -Yrityksen tarjoaman ratkaisun nimi Markkinakartoitusilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. Markkinakartoitusilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintamenettelyn arvioitu aikataulu sekä muut tiedot ovat alustavia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja. Yritysten vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen hankintamenettelyyn osallistumista. Osallistumisesta ei makseta korvausta. Hankintayksikkö käsittelee ilmoittautuneiden yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti, eikä yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista.

Sisäinen tunniste : 2605/2025

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut

Täydentävä hankintalaji : Tavarat

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Lisäluokitus ( cpv ): 72268000 Ohjelmiston toimituspalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto

Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :

Muu

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta

Kuvaus : TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palvelutuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmää, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta - HRD –toimintoja ei ole käytössä. Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen toimittajan kanssa. Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: - Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. - Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. - HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuki. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. - Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. - Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. - Integraatiot tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta - Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Alustava hankinnan aikataulu on: - Hankintailmoituksen julkaiseminen syyskuun loppuun mennessä. - Osallistumishakemukset lokakuun loppuun mennessä. - Tarjoajien valinta lokakuun loppuun mennessä. - Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsujen lähettäminen marraskuussa. - Kaksi neuvottelukierrosta, jotka ajoittuvat viikoille 48 ja 50. - Lopullinen tarjouspyyntö viikolla 2-3/2026. - Hankintapäätös maaliskuussa 2026 - Käyttöönoton arvioitu aloitusaika huhtikuu 2026 - Palvelut ja järjestelmät tuotantokäyttöön 1.4.2027. Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan 19.9.2025 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: hankinta@luvn.fi . Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “HR kokonaisratkaisun hankinta”. Ilmoittautumisessa tulee olla myös seuraavat tiedot: -Osallistuvan yrityksen nimi -Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite -Yrityksen tarjoaman ratkaisun nimi Markkinakartoitusilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. Markkinakartoitusilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintamenettelyn arvioitu aikataulu sekä muut tiedot ovat alustavia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja. Yritysten vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen hankintamenettelyyn osallistumista. Osallistumisesta ei makseta korvausta. Hankintayksikkö käsittelee ilmoittautuneiden yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti, eikä yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista.

Sisäinen tunniste : 2605/2025

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut

Täydentävä hankintalaji : Tavarat

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Lisäluokitus ( cpv ): 72268000 Ohjelmiston toimituspalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto

Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

5.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

Lisätiedot :

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Hankinta-asiakirjojen osoite : https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=575963&tpk=5951d70d-eabc-4cc7-a821-2fccf4155c4a

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :

Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen

Tarjouksen/hakemuksen toimitusosoite : https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=575963&tpk=5951d70d-eabc-4cc7-a821-2fccf4155c4a

Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi

Vastausten määräaika : 19/09/2025 09:00 +00:00

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Rekisterinumero : 3221347-3

Postiosoite : Tekniikantie 15

Postitoimipaikka : PL 33 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Postinumero : 02033

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

Yhteyspiste : Hankinta

Sähköposti : hankinta@luvn.fi

Puhelin : +358 291512000

Internetosoite : https://www.luvn.fi/fi

Tämän organisaation roolit :

Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)

Rekisterinumero : FI09880841

Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a

Postitoimipaikka : Helsinki

Postinumero : 00100

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

Yhteyspiste : eSender

Sähköposti : tekninen@hankintailmoitukset.fi

Puhelin : 029 55 636 30

Internetosoite : http://hankintailmoitukset.fi

Tämän organisaation roolit :

TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 098a8004-3fc1-4fec-835b-8cd822d2d4cd - 01

Lomakkeen tyyppi : Kartoitus

Ilmoituksen tyyppi : Ennakoivaa markkinakartoitusta koskeva ilmoitus

Ilmoituksen lähetyspäivä : 11/09/2025 05:39 +00:00

Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 11/09/2025 05:39 +00:00

Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

Ilmoituksen julkaisunumero : 00595914-2025

EUVL S -lehden numero : 175/2025

Julkaisupäivä : 12/09/2025