Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS

Przedmiotem zamówienia jest utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS wraz z dodatkowymi usługami w postaci: 1) 24 miesięcy: - System kadry - jHMS/kadr; - Wynagrodzenia osobowe; HMS/plac, jHMS/plac; - Bezosobowy fundusz wynagrodzeń; HMS/bfpl, jHMS/bfpl; - Działalność socjalna uczelni; jHMS/soc; - Kasa zapomogowo pożyczkowa; HMS/kazp; - Wirtualne kadry; eHMS/kadr. …

CPV: 48000000 Software package and information systems, 72267000 Software maintenance and repair services
Place of execution:
Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS
Awarding body:
Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Award number:
KA-2/063/2025

1. Nabywca

1.1 Nabywca

Oficjalna nazwa : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Status prawny nabywcy : Podmiot prawa publicznego
Sektor działalności instytucji zamawiającej : Edukacja

2. Procedura

2.1 Procedura

Tytuł : Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS
Opis : Przedmiotem zamówienia jest utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS wraz z dodatkowymi usługami w postaci: 1) 24 miesięcy: - System kadry - jHMS/kadr; - Wynagrodzenia osobowe; HMS/plac, jHMS/plac; - Bezosobowy fundusz wynagrodzeń; HMS/bfpl, jHMS/bfpl; - Działalność socjalna uczelni; jHMS/soc; - Kasa zapomogowo pożyczkowa; HMS/kazp; - Wirtualne kadry; eHMS/kadr. - Płatności masowe; HMS/dkas; - Osiedle akademickie; HMS/dees i jHMS/dees; - Obsługa toku studiów - system dziekanatowy; HMS/dsys, jHMS/dsys; - Rekrutacja internetowa; eHMS/irka; - Wirtualny dziekanat; eHMS/dsys; - Pensum; eHMS/pens; - Sylabus; eHMS/syla: - REST API POL-on. 2) Usługi rozwojowe w ramach zamówienia podstawowego w wymiarze do 1000 roboczogodzin w okresie 24 miesięcy od dnia 01.07.2025 z zastrzeżeniem, że liczba roboczogodzin w okresie jednego miesiąca nie przekroczy 100 roboczogodzin.
Identyfikator procedury : a2b9f988-a295-446e-8e92-afae924d4e8d
Poprzednie ogłoszenie : 335951-2025
Wewnętrzny identyfikator : KA-2/063/2025
Rodzaj procedury : Otwarta
Procedura jest przyspieszona : tak
Uzasadnienie procedury przyspieszonej : Zamawiający wyznacza termin składania ofert krótszy niż termin określony w art. 138 ust 1 ustawy Pzp. Zamawiający uprzednio przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS, znak sprawy: KA-2/098/2024 i KA-2/001/2025, w których nie zostały złożone żadne oferty. Zamawiający również prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, które zostało unieważnione, ponieważ strony nie osiągnęły porozumienia. Zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS, znak sprawy: KA-2/036/2025, które zostało unieważnione. Obecnie obowiązująca umowa na utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS zawarta jest do dnia 28.04.2025 r. Pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenia terminu składania ofert wynika z konieczności zagwarantowania ciągłości zachowania usług.
Główne aspekty procedury : Zamawiający informuje, że na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

2.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Dodatkowy charakter zamówienia : Dostawy
Główna klasyfikacja ( cpv ): 72267000 Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 48000000 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

2.1.2 Miejsce realizacji

Adres pocztowy : Politechnika Krakowska im.T.Kościuszki, ul. Warszawska 24
Miejscowość : Kraków
Kod pocztowy : 31-155
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Kraków ( PL213 )
Kraj : Polska
Informacje dodatkowe : Zamawiający nie przewiduje obowiązku odbycia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 95 Ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.) przynajmniej 1 osoby przez cały okres realizacji Umowy przy wykonaniu prac administracyjnych związanych z realizacją Umowy. Sposób dokumentowania zatrudnienia tych osób i uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Ustawy, oraz sankcji z tytułu ich niespełnienia zostały określone w projekcie umowy (Załącznik nr 7 do SWZ). Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://pk.ezamawiajacy.pl.Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne - szczegóły w pkt 14 SWZ. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:a) Oświadczenie Wykonawcy (w formie Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia) stanowiące wstępne potwierdzenie spełniania na dzień składania ofert warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia,b) Wypełniony formularz ofertowy zawierający cenę – edytowalny wzór stanowi załącznik nr 2 do SWZ, c) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące odrębnych przesłanek wykluczenia – wg Załącznika nr 4 do SWZ,d) jeśli dotyczy - zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia (wg Załącznika nr 8 do SWZ) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów,e) jeśli dotyczy - dokument ”Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia” podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzający brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, f) jeśli dotyczy - oświadczenie dotyczące odrębnych przesłanek wykluczenia podmiotu udostępniającego zasoby – wg Załącznika nr 4 do SWZ, g) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wg Załącznika 9 do SWZ, h) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą, a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie. Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego: 1. Wykaz usług wg Załącznika nr 6 do SWZ, 2. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem, 3. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej - wg Załącznika nr 5 do SWZ, wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, 4. Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, - wg Załącznika nr 10 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy, b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy, e) art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014, f) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Dokumenty podmiotów zagranicznych: Informacja z odpowiedniego rejestru lub inny równoważny dokument jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast Informacji z Krajowego Rejestru Karnego. RODO- szczegóły w pkt 29 SWZ. Wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 06.09.2025 r.

2.1.4 Informacje ogólne

Informacje dodatkowe : Przed zawarciem umowy Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązany jest do podania wszelkich informacji niezbędnych do wypełnienia treści umowy oraz przedłożenia kopii polisy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę nie mniejszą niż 1 000 000 złotych (słownie: jeden milion złotych).
Podstawa prawna :
Dyrektywa 2014/24/UE
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).

5. Część zamówienia

5.1 Techniczny ID partii : LOT-0001

Tytuł : Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS
Opis : Przedmiotem zamówienia jest utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS wraz z dodatkowymi usługami w postaci: 1) 24 miesięcy: - System kadry - jHMS/kadr; - Wynagrodzenia osobowe; HMS/plac, jHMS/plac; - Bezosobowy fundusz wynagrodzeń; HMS/bfpl, jHMS/bfpl; - Działalność socjalna uczelni; jHMS/soc; - Kasa zapomogowo pożyczkowa; HMS/kazp; - Wirtualne kadry; eHMS/kadr. - Płatności masowe; HMS/dkas; - Osiedle akademickie; HMS/dees i jHMS/dees; - Obsługa toku studiów - system dziekanatowy; HMS/dsys, jHMS/dsys; - Rekrutacja internetowa; eHMS/irka; - Wirtualny dziekanat; eHMS/dsys; - Pensum; eHMS/pens; - Sylabus; eHMS/syla; - REST API POL-on. 2) Usługi rozwojowe w ramach zamówienia podstawowego w wymiarze do 1000 roboczogodzin w okresie 24 miesięcy od dnia 01.07.2025 z zastrzeżeniem, że liczba roboczogodzin w okresie jednego miesiąca nie przekroczy 100 roboczogodzin.
Wewnętrzny identyfikator : KA-2/063/2025

5.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Dodatkowy charakter zamówienia : Dostawy
Główna klasyfikacja ( cpv ): 72267000 Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 48000000 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
Opcje :
Opis opcji : Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z opcji przedłużenia umowy o terminy kolejnych 12 miesięcy w zakresie: 1) dwukrotnie: - System kadry - jHMS/kadr; - Wynagrodzenia osobowe; HMS/plac, jHMS/plac; - Bezosobowy fundusz wynagrodzeń; HMS/bfpl, jHMS/bfpl; - Działalność socjalna uczelni; jHMS/soc; - Kasa zapomogowo pożyczkowa; HMS/kazp; - Wirtualne kadry; eHMS/kadr. - Płatności masowe; HMS/dkas; - Obsługa toku studiów - system dziekanatowy; HMS/dsys, jHMS/dsys; - Rekrutacja internetowa; eHMS/irka; - Wirtualny dziekanat; eHMS/dsys; - Pensum; eHMS/pens; - Osiedle akademickie; HMS/dees; jHMS/dees - Sylabus; eHMS/syla., 2) usług rozwojowych do wysokości maksymalnie 500 roboczogodzin. Warunki skorzystania z prawa opcji zostały zawarte w Załączniku nr 7 do SWZ - Projekt umowy.

5.1.2 Miejsce realizacji

Miejscowość : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki, ul. Warszawska 24
Kod pocztowy : 31-155
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Kraków ( PL213 )
Kraj : Polska
Informacje dodatkowe : Realizacja umowy będzie odbywać się w siedzibie Zamawiającego lub za pomocą platformy MS Teams.

5.1.3 Szacowany okres obowiązywania

Okres obowiązywania : 24 Miesiąc

5.1.6 Informacje ogólne

Projekt zamówienia niefinansowany z funduszy UE
Zamówienie jest objęte zakresem Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA) : tak
Informacje dodatkowe : Termin obowiązywania Umowy - od dnia zawarcia umowy do dnia zakończenia okresu świadczenia usług określonego w § 1 ust. 1 Projektu umowy – Załącznik nr 7 do SWZ, jednak świadczenie usług rozpocznie się nie wcześniej niż 01.07.2025 r. i będzie trwało przez okres: 1) 24 miesięcy w zakresie §2 pkt 2) Projektu umowy – Załącznik nr 7 do SWZ, 2) 24 miesięcy w zakresie §2 pkt 1) Projektu umowy – Załącznik nr 7 do SWZ.

5.1.10 Kryteria udzielenia zamówienia

Kryterium :
Rodzaj : Cena
Nazwa : cena brutto 100%
Opis : Cena Liczba punktów = ( Cmin/Cof ) * 100 * waga gdzie: - Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert - Cof - cena podana w ofercie badanej
Kategoria kryterium udzielenia zamówienia próg : Waga (wartość procentowa, dokładna)
Kryterium udzielenia - Liczba : 100

5.1.15 Techniki

Umowa ramowa :
Brak umowy ramowej
Informacje o dynamicznym systemie zakupów :
Brak dynamicznego systemu zakupów

5.1.16 Dalsze informacje, mediacja i odwołanie

Organ odwoławczy : Krajowa Izba Odwoławcza
Informacje o terminach odwołania : Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w art. 505 – 590 ustawy Pzp.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat postępowania o udzielenie zamówienia : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych : Krajowa Izba Odwoławcza
Organizacja, której budżet jest wykorzystywany do sfinansowania umowy : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Organizacja realizująca płatność : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Organizacja podpisująca umowę : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

6. Wyniki

Wartość wszystkich umów przyznanych w tym zawiadomieniu : 1 902 439,02 Złoty

6.1 Wyniki – ID części zamówienia : LOT-0001

Wyłoniono co najmniej jednego zwycięzcę.

6.1.2 Informacje o zwycięzcach

Zwycięzca :
Oficjalna nazwa : KALASOFT Sp. z o.o.
Oferta :
Identyfikator oferty : KALASOFT sp z o.o.
Identyfikator części zamówienia lub grupy części : LOT-0001
Wartość przetargu : 1 902 439,02 Złoty
Oferta została sklasyfikowana : tak
Miejsce na liście zwycięzców : 1
Oferta jest ofertą wariantowÄ : nie
Podwykonawstwo : Nie
Informacje dotyczące zamówienia :
Identyfikator umowy : KA-2/063/2025
Tytuł : Utrzymanie i serwisowanie systemu HMS, eHMS i jHMS
Data wyboru zwycięzcy : 24/06/2025
Data zawarcia umowy : 27/06/2025
Organizacja podpisująca umowę : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

6.1.4 Informacje statystyczne

Otrzymane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału :
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty złożone drogą elektronicznÄ
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 1
Zakres ofert :
Wartość najniższej dopuszczalnej oferty : 1 902 439,02 Złoty
Wartość najwyższej dopuszczalnej oferty : 1 902 439,02 Złoty

8. Organizacje

8.1 ORG-0001

Oficjalna nazwa : Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
Numer rejestracyjny : NIP 675-000-62-57
Departament : Dział Zamówień Publicznych
Adres pocztowy : ul. Warszawska 24
Miejscowość : Kraków
Kod pocztowy : 31-155
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Kraków ( PL213 )
Kraj : Polska
Punkt kontaktowy : Dział Zamówień Publicznych
Telefon : +48 6282647
Adres strony internetowej : www.pk.edu.pl
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://pk.ezamawiajacy.pl
Role tej organizacji :
Nabywca
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat postępowania o udzielenie zamówienia
Organizacja podpisująca umowę
Organizacja, której budżet jest wykorzystywany do sfinansowania umowy
Organizacja realizująca płatność

8.1 ORG-0002

Oficjalna nazwa : Krajowa Izba Odwoławcza
Numer rejestracyjny : NIP 5262239325
Departament : Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy : ul. Postępu 17a
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 02-626
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Punkt kontaktowy : Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Telefon : +48 224584740
Adres strony internetowej : https://www.uzp.gov.pl/kio/kontakt
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://www.uzp.gov.pl/kio/kontakt
Role tej organizacji :
Organ odwoławczy
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych

8.1 ORG-0003

Oficjalna nazwa : KALASOFT Sp. z o.o.
Wielkość podmiotu gospodarczego : Małe
Numer rejestracyjny : NIP 7792385774
Adres pocztowy : ul. Władysława Nehringa 3
Miejscowość : Poznań
Kod pocztowy : 60-247
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Poznań ( PL415 )
Kraj : Polska
Role tej organizacji :
Oferent
Zwycięzca tych części zamówienia : LOT-0001

8.1 ORG-0000

Oficjalna nazwa : Publications Office of the European Union
Numer rejestracyjny : PUBL
Miejscowość : Luxembourg
Kod pocztowy : 2417
Podpodział krajowy (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Kraj : Luksemburg
Telefon : +352 29291
Adres strony internetowej : https://op.europa.eu
Role tej organizacji :
TED eSender

Informacje o ogłoszeniu

Identyfikator/wersja ogłoszenia : 6c4077d5-26b2-4225-91f2-870a52258324 - 01
Typ formularza : Wyniki
Rodzaj ogłoszenia : Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub ogłoszenie o udzieleniu koncesji – tryb standardowy
Ogłoszenie – data wysłania : 30/06/2025 11:34 +00:00
Języki, w których przedmiotowe ogłoszenie jest oficjalnie dostępne : polski
Numer publikacji ogłoszenia : 00424666-2025
Numer wydania Dz.U. S : 123/2025
Data publikacji : 01/07/2025