Uitvoeren van notuleerdiensten

Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten. De opdracht betreft de volgende werkzaamheden: Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride vergaderingen. Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van …

CPV: 79552000 Word-processing services, 75130000 Supporting services for the government, 79620000 Supply services of personnel including temporary staff
Deadline:
Sept. 25, 2025, 11 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Uitvoeren van notuleerdiensten
Awarding body:
Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Award number:
T87983/YeA/2025

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Uitvoeren van notuleerdiensten
Beschrijving : Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten.  De opdracht betreft de volgende werkzaamheden:      Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride  vergaderingen.      Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van audio opname) van de vergadering. Dit kan  een keuze van de Opdrachtgever zijn of bijvoorbeeld voorkomen in geval de notulist niet aanwezig kan       zijn bij de vergadering.      Het corrigeren en het definitief maken van de opgestelde notulen.      Het inplannen van notulisten op aanvraag of volgens de aangeleverde planning (vergaderingen). Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt. Om onafhankelijkheid te waarborgen en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders/ deelnemers, wordt het uitvoeren van notuleerdiensten uitbesteed. Het gaat om verslaglegging van vergaderingen van verschillende werkgroepen, commissies en bijeenkomsten, congressen of presentaties. Het notuleren van verschillende vergaderingen binnen alle domeinen van het RIVM, waarbij onder andere beleid vastgesteld wordt en besluitvorming plaats vindt. De onderwerpen zijn heel divers. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies. Opdrachtnemer dient verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel Nederland inzetbaar. Daarnaast moet er digitaal en hybride gewerkt kunnen worden. Dit houdt in dat (deels) online-vergaderingen ook genotuleerd moeten kunnen worden. Binnen het RIVM vinden er jaarlijks circa 200 vergaderingen plaats die genotuleerd moeten worden. Een vergadering duurt gemiddeld ± 2 uur.
Identificatiecode van de procedure : 5857c0d4-fc61-400f-91e7-9d500b1f5776
Interne identificatiecode : T87983/YeA/2025
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79552000 Tekstverwerkingsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 75130000 Ondersteunende diensten voor de overheid
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79620000 Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 0 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Bronnen voor uitsluitingsgronden : Aankondiging
Deelname aan een criminele organisatie : Zie UEA voor uitsluitingsgronden.

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Uitvoeren van notuleerdiensten
Beschrijving : Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen RIVM en één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van notuleerdiensten.  De opdracht betreft de volgende werkzaamheden:      Het schriftelijk vastleggen van verschillende vergaderingen, inclusief digitale/hybride  vergaderingen.      Het verzorgen van verslaglegging/notulen vanaf Teams of Webex-opname (of enige andere vorm van audio opname) van de vergadering. Dit kan  een keuze van de Opdrachtgever zijn of bijvoorbeeld voorkomen in geval de notulist niet aanwezig kan       zijn bij de vergadering.      Het corrigeren en het definitief maken van de opgestelde notulen.      Het inplannen van notulisten op aanvraag of volgens de aangeleverde planning (vergaderingen). Het RIVM hecht veel waarde aan het transparant vastleggen van beslissingen, discussies en diverse meningen die aan besluitvorming in de vergaderingen ten grondslag ligt. Om onafhankelijkheid te waarborgen en draagvlak te creëren bij diverse stakeholders/ deelnemers, wordt het uitvoeren van notuleerdiensten uitbesteed. Het gaat om verslaglegging van vergaderingen van verschillende werkgroepen, commissies en bijeenkomsten, congressen of presentaties. Het notuleren van verschillende vergaderingen binnen alle domeinen van het RIVM, waarbij onder andere beleid vastgesteld wordt en besluitvorming plaats vindt. De onderwerpen zijn heel divers. Het gaat daarbij vaak om medische, technische en vakinhoudelijke discussies. Opdrachtnemer dient verschillende uitwerkvormen te beheersen en is binnen heel Nederland inzetbaar. Daarnaast moet er digitaal en hybride gewerkt kunnen worden. Dit houdt in dat (deels) online-vergaderingen ook genotuleerd moeten kunnen worden. Binnen het RIVM vinden er jaarlijks circa 200 vergaderingen plaats die genotuleerd moeten worden. Een vergadering duurt gemiddeld ± 2 uur.
Interne identificatiecode : T87983/YeA/2025

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79552000 Tekstverwerkingsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 75130000 Ondersteunende diensten voor de overheid
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79620000 Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel
Hoeveelheid : 800 stuk

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/11/2025
Einddatum van de duur : 01/11/2027

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : 2 x 1 jaar

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 0 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://s2c.mercell.com/today/87983

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Toegestaan
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 25/09/2025 11:00 +00:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 01/10/2025 07:00 +00:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Aanvullende categorieën kopers : De maximale contractwaarde staat in aantallen beschreven in het Beschrijvend document.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 dagen

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Registratienummer : 30276683
Postadres : Antonie van Leeuwenhoeklaan 9
Stad : Bilthoven
Postcode : 3721MA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : Ashwin Autar
Telefoon : +31611171168
Internetadres : https://www.rivm.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Stad : Den Haag
Postcode : 2595AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 89168870-cf76-4890-8748-cc5e0221fd6f - 02
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 06/08/2025 09:41 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 06/08/2025 09:43 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00519337-2025
Nummer uitgave PB S : 150/2025
Datum van bekendmaking : 07/08/2025