Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system til Kredsløb A/S

Udbudsprocessen omfatter en kontrakt til Ordregivers anskaffelse af levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system. Anskaffelsen af et enterprise ressource planning system er et led i Ordregivers nye strategi om at skabe en større grad af ensartethed på it-området på tværs af Ordregivers organisation med …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 48000000 Software package and information systems, 48451000 Enterprise resource planning software package, 72200000 Software programming and consultancy services
Place of execution:
Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system til Kredsløb A/S
Awarding body:
Kredsløb A/S
Award number:
ff47b918-0b46-46ec-a849-871f4de8eb46

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Kredsløb A/S
Køberens retlige status : Offentlig virksomhed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system til Kredsløb A/S
Beskrivelse : Udbudsprocessen omfatter en kontrakt til Ordregivers anskaffelse af levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system. Anskaffelsen af et enterprise ressource planning system er et led i Ordregivers nye strategi om at skabe en større grad af ensartethed på it-området på tværs af Ordregivers organisation med henblik på at realisere både økonomiske og kvalitetsmæssige fordele. ”Ensartethed” betyder ikke, at alle enheder i organisationen skal anvende identiske løsninger, men at it-beslutninger træffes på baggrund af fælles principper, procedurer og retningslinjer. På den måde sikres sammenhæng, standardisering hvor det er muligt, og fleksibilitet hvor det er nødvendigt. Formålet med en anskaffelse af et nyt ERP-system er således at opnå en højere grad at standardisering og harmonisering af processer på tværs af organisationen. Dette skal sikre enklere arbejdsgange, reduceret kompleksitet og en mere omkostningseffektiv drift. Ordregiver ønsker, at det nye ERP-system tilbyder tidssvarende teknologiske muligheder, herunder understøttelse af maskinlæring (ML), kunstig intelligens (AI) og andre værktøjer, der kan bidrage til øget automatisering og beslutningsstøtte. Ligeledes er let adgang til ny funktionalitet via løbende opgraderinger et centralt ønske, så organisationen hurtigt kan udnytte nye muligheder uden omfattende tilpasninger. ERP-systemet skal fungere som den centrale kerne i organisationens transaktionslag, hvor alle væsentlige data og processer samles og håndteres. Dette skal sikre datakonsistens, transparens og understøtte et integreret økosystem af omkringliggende applikationer. Den årlige værdi af kontrakten er anslået til tre (3) millioner DKK ekskl. moms. Hertil kommer en engangsimplementering med en forventet omkostning på tre (3) millioner DKK ekskl. moms. Kontraktens varighed er sat til 10 år, hvilket giver en samlet estimeret kontraktværdi på 33 millioner DKK ekskl. moms. Den samlede volumen er alene vejledende og baseret på historiske data og kan derfor ikke betragtes som en garanti for fremtidig omsætning.
Identifikator for proceduren : b88ff4b1-e723-46b4-9653-a52d0112b4ab
Intern ID : ff47b918-0b46-46ec-a849-871f4de8eb46
Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse
Proceduren er en hasteprocedure : nej
Hovedpunkterne i proceduren : Udbud med forhandling, herunder prækvalifikation, indledende tilbudsrunde, forventeligt én forhandlingsrunde, der gennemføres som mundtligt forhandling, samt endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele på baggrund af det indledende tilbud.

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Supplerende kontrakttype : Varer
Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48451000 Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP)
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72200000 Programmering af software og konsulentvirksomhed

2.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 33 000 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Tro- og love vedr. Rusland: Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag C – Tro og love-erklæring vedrørende RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Delaftaler (opdel eller forklar): Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud. Spørgsmål og svar: Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 15. I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.9 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten på tlf. 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”. Verificering af oplysninger i ESPD: Tidligst i forlængelse af underretning om prækvalifikationen og på Ordregivers opfordring, skal Tilbudsgiver, og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Nedenfor beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Verificering af oplysninger i ESPD DEL III: Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene: Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: • Skifteretten v. Domstolsstyrelsen • Skatteforvaltningen • ATP • Politiet (Kriminalregistret) o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles hos Virk.dk. Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget. Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning ikke er fra Danmark, skal der som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud. Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Verificering af oplysninger i ESPD Del IV: Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen Verifikation af afgivne oplysninger sker på følgende måde: • Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om jeres samlede soliditetsgrad og likviditetsgrad for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. • Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder. Vedrørende "Successive reduktioner": Blandt de konditionsmæssige ansøgere udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages mere tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Herefter afvikles proceduren ikke i successive faser, og tilbudsgivere kan således ikke blive afvist. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at antage det indledende tilbud, jf. udbudsbetingelsernes punkt 3.3.1
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU

2.1.6 Udelukkelsesgrunde

Kilder til grundlag for udelukkelse : Bekendtgørelse
Korruption : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Svig : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48). Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15). Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Deltagelse i en kriminel organisation : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42). Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Børnearbejde og andre former for menneskehandel : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1). Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på miljølovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på det arbejdsretlige område? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på sociallovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning : Har den økonomiske aktør indgået aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne. Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer: a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger, c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Ophævelse eller en lignende sanktion : Har den økonomiske aktør væsentligt misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, en tidligere kontrakt med en ordregivende enhed eller en tidligere koncessionskontrakt, hvor misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser i henhold til rent nationale udelukkelsesgrunde : Tilsidesættelse af forpligtelser i henhold til rent nationale udelukkelsesgrunde: Den økonomiske aktør er ikke omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134a, hvor det fremgår, at: "En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. Stk. 2. § 135, stk. 6, finder tilsvarende anvendelse på situationer omfattet af stk. 1." Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Erhvervsvirksomheden er indstillet : Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Konkurs : Er den økonomiske aktør gået konkurs? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Tvangsakkord uden for konkurs : Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Insolvens : Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
Aktiver, der administreres af en kurator : Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".
En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret? Se krav til dokumentation under afsnittet ”Yderligere oplysninger".

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system til Kredsløb A/S
Beskrivelse : Udbudsprocessen omfatter en kontrakt til Ordregivers anskaffelse af levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system. Anskaffelsen af et enterprise ressource planning system er et led i Ordregivers nye strategi om at skabe en større grad af ensartethed på it-området på tværs af Ordregivers organisation med henblik på at realisere både økonomiske og kvalitetsmæssige fordele. ”Ensartethed” betyder ikke, at alle enheder i organisationen skal anvende identiske løsninger, men at it-beslutninger træffes på baggrund af fælles principper, procedurer og retningslinjer. På den måde sikres sammenhæng, standardisering hvor det er muligt, og fleksibilitet hvor det er nødvendigt. Formålet med en anskaffelse af et nyt ERP-system er således at opnå en højere grad at standardisering og harmonisering af processer på tværs af organisationen. Dette skal sikre enklere arbejdsgange, reduceret kompleksitet og en mere omkostningseffektiv drift. Ordregiver ønsker, at det nye ERP-system tilbyder tidssvarende teknologiske muligheder, herunder understøttelse af maskinlæring (ML), kunstig intelligens (AI) og andre værktøjer, der kan bidrage til øget automatisering og beslutningsstøtte. Ligeledes er let adgang til ny funktionalitet via løbende opgraderinger et centralt ønske, så organisationen hurtigt kan udnytte nye muligheder uden omfattende tilpasninger. ERP-systemet skal fungere som den centrale kerne i organisationens transaktionslag, hvor alle væsentlige data og processer samles og håndteres. Dette skal sikre datakonsistens, transparens og understøtte et integreret økosystem af omkringliggende applikationer. Den årlige værdi af kontrakten er anslået til tre (3) millioner DKK ekskl. moms. Hertil kommer en engangsimplementering med en forventet omkostning på tre (3) millioner DKK ekskl. moms. Kontraktens varighed er sat til 10 år, hvilket giver en samlet estimeret kontraktværdi på 33 millioner DKK ekskl. moms. Den samlede volumen er alene vejledende og baseret på historiske data og kan derfor ikke betragtes som en garanti for fremtidig omsætning.
Intern ID : e3038570-af7d-4190-9c80-8ad969daaef6

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Supplerende kontrakttype : Varer
Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48451000 Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP)
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72200000 Programmering af software og konsulentvirksomhed
Valgmuligheder :
Beskrivelse af optioner : Tilbudsgiver skal afgive priser på alt ni (9) forskellige optioner vedrørende tilkøb af funktionalitet til Løsningen, som følger nedenfor: 1. Uddannelse 2. Avanceret Field Service Management (FSM) inkl. optimering af planlægning 3. ESG-modul 4. Produktionsmodul 5. Avanceret planlægning af vedligehold 6. Leverandøradgang 7. Underleverandørhåndtering af arbejdsordrer 8. E-handel 9. Fakturagenkendelse og flow Der henvises til Kontraktbilag 03 – Kravspecifikationen for en beskrivelse af det nærmere indhold af optionerne, samt til Kontraktens punkt 10.1 for de nærmere vilkår vedrørende optionerne.

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger :

5.1.3 Anslået varighed

Varighed : 10 År

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 33 000 000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Yderligere oplysninger : Tro- og love vedr. Rusland: Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag C – Tro og love-erklæring vedrørende RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Delaftaler (opdel eller forklar): Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud. Spørgsmål og svar: Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 15. I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.9 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten på tlf. 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”. Verificering af oplysninger i ESPD: Tidligst i forlængelse af underretning om prækvalifikationen og på Ordregivers opfordring, skal Tilbudsgiver, og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Nedenfor beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Verificering af oplysninger i ESPD DEL III: Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene: Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: • Skifteretten v. Domstolsstyrelsen • Skatteforvaltningen • ATP • Politiet (Kriminalregistret) o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles hos Virk.dk. Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget. Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning ikke er fra Danmark, skal der som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud. Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Verificering af oplysninger i ESPD Del IV: Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen Verifikation af afgivne oplysninger sker på følgende måde: • Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om jeres samlede soliditetsgrad og likviditetsgrad for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. • Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder. Vedrørende "Successive reduktioner": Blandt de konditionsmæssige ansøgere udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages mere tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Herefter afvikles proceduren ikke i successive faser, og tilbudsgivere kan således ikke blive afvist. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at antage det indledende tilbud, jf. udbudsbetingelsernes punkt 3.3.1

5.1.9 Udvælgelseskriterier

Kilder til udvælgelseskriterier : Bekendtgørelse
Kriterium : Andre økonomiske eller finansielle krav
Beskrivelse : Likviditetsgrad: Ansøger oplyser om likviditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. Det er et minimumskrav, at likviditetsgraden er mindst 120% for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.
Kriterium : Andre økonomiske eller finansielle krav
Beskrivelse : Soliditetsgrad: Ansøger oplyser om soliditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. Det er et minimumskrav, at soliditetsgraden er mindst 30% for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.
Kriterium : Referencer på specificerede leverancer
Beskrivelse : Ansøger anfører de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med den overordnede beskrivelse af nærværende udbud, jf. udbudsbetingelsernes punkt 1.3. Ordregiver har, nedenfor under "Valg mellem flere egnede ansøgere" samt i udbudsbetingelsernes punkt 2.6.2, fremhævet, hvad Ordregiver vil vurdere positivt i forbindelse med udvælgelse. • Der kan desuden i beskrivelsen oplyses referencens værdi (kontraktværdien i DKK), den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer) samt referenceperson (Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne). • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer, eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med længst varighed. - For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet opgaver (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de opgaver (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristen. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke opgaver/ydelser (delopgaver) det drejer sig om. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer Valg mellem flere egnede Ansøgere: Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages mere tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om kontrakten. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer på baggrund af valgte kriterier vedr. teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2. Ordregiver vil udvælge de bedst egnede ansøgere ud fra følgende kriterier: • At Ansøgers referencer er sammenlignelige med den udbudte kontrakt og i størst muligt omfang påviser erfaring med levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af enterprise ressource planning (ERP) system til en kunde tilsvarende Ordregiver. • Ansøger har fungeret som hovedleverandør. • Referencerne i størst mulige omfang omfatter kontrakter på minimum tre (3) år • Referencerne i størst mulige omfang vedrører kunder med mere end 500 brugere • Referencerne i størst mulige omfang indeholder implementering og forankring af et system til en organisation tilsvarende Ordregiver.
Kriteriet vil blive anvendt til at udvælge de ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren
Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser :
Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3
Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3
Proceduren afvikles i successive faser. I hver fase kan nogle ansøgere blive
Køberen forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud uden yderligere forhandlinger

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 10A – Tilbudsliste.
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 30
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Funktionalitet
Beskrivelse : Underkriteriet "Funktionalitet" vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af delkriteriet Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation og Underbilag 03a – Behov og kravspecifikation
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 45
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Metode
Beskrivelse : Underkriteriet "Metode" vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af delkriterierne: • Kontraktbilag 01 – Tidsplan • Kontraktbilag 05 – Vedligeholdelse og support • Kontraktbilag 08 – Implementeringsproces og metode • Kontraktbilag 09 – Prøver • Kontraktbilag 10 – Vederlag og betalingsplan • Kontraktbilag 14 – Krav til net- og informationssikkerhed
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 20
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Samarbejdsorganisation
Beskrivelse : Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af delkriteriet Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation.
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 5

5.1.11 Udbudsdokumenter

Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 10/11/2025 22:55 +00:00

5.1.12 Udbudsvilkår

Vilkår for proceduren :
Den påtænkte dato for afsendelse af opfordringerne til at afgive tilbud : 02/12/2025
Vilkår for indgivelse :
Elektronisk indgivelse : Påkrævet
Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk
Elektronisk katalog : Ikke tilladt
Alternative tilbud : Ikke tilladt
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt
Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 17/11/2025 11:00 +00:00
Betingelser for kontraktens udførelse :
Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej
Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Kontrakten omfatter indgåelse af en databehandleraftale, jf. Kontraktbilag 13 - Databehandleraftale
Elektronisk fakturering : Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej
Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for udbud
Oplysninger om klagefrister : om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4; 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Kredsløb A/S
Organisation, der behandler tilbud : Kredsløb A/S

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Klagenævnet for udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Enhed : Klagenævnet for udbud
Telefon : +45 72405708
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Telefon : +45 41715000
Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Kredsløb A/S
Registreringsnummer : 40844244
Postadresse : Karen Blixens Boulevard 7
By : Braband
Postnummer : 8220
Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark
Enhed : Tolstrup og Hvilsted
Telefon : 53360036
Internetadresse : https://www.kredslob.dk
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse
Organisation, der behandler tilbud

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 0b20c44e-0418-4c1e-8107-4876944ee5c1 - 01
Formulartype : Konkurrencevilkår
Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 15/10/2025 11:22 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 15/10/2025 11:22 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk
Bekendtgørelsesnummer : 00682545-2025
EUT-S-nummer : 199/2025
Offentliggørelsesdato : 16/10/2025